Softwarepakketten.nl
Exact Software

Onderzoek

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting

Plaatsingsdatum 12-09-2017
Berichtdatum September 2017

Dit rapport, gericht op de accountancy, geeft inzicht in toepassingen voor "scannen en herkennen van boekingsdocumenten, aangevuld met elektronische factuurverwerking en robotic accounting”. Met ook aandacht voor machine learning.

In de meest ideale situatie komen verkoopfacturen geheel automatisch vanuit het boekhoudsysteem van de leverancier terecht in het boekhoudsysteem van de klant en wordt de factuur daar automatisch geboekt op de juiste rekeningen en betaalbaar gesteld. Uiteraard omgeven met de nodige, al dan niet automatische, controles. Want het is natuurlijk niet de bedoeling dat een factuur die betwist is automatisch voldaan wordt of een dat een spookfactuur in de administratie terecht komt, en erger, betaald wordt.

Een belangrijke bijdrage bij het automatisch boeken van (inkoop)facturen wordt geleverd door “machine learning” als onderdeel van “robotic accounting”.

OCR als basis
Bij scannen en herkennen wordt gebruik gemaakt van OCR dat staat voor ‘Optical Character Recognition’. OCR is zeker niet nieuw en kent zijn oorsprong zelfs uit 1929. Lang voordat u en ik met computers te maken hadden, laat staan met elektronische gegevensuitwisseling van boekingsdocumenten. De tekst van een gescand document (zoals een inkoopfactuur of kassabon) wordt herkend met behulp van verfijnde patroonherkennings-software die gescande teksttekens vergelijkt met de tekenvormen en tekenreeksen in een ingebouwde taalwoordenlijst. Er zijn programma’s op de markt om de inhoud van een PDF document om te zetten naar OCR. Ook Adobe (de makers van PDF) kent de mogelijkheid in bijvoorbeeld Acrobat 9 om tekst met OCR te herkennen. Eenmaal omgezet kunnen letters en cijfers herkend worden.

Hybride vorm
Vrijwel alle oplossingen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten hebben ook een aansluiting op het elektronisch uitwisselen van boekingsdocumenten. Het bekendste voorbeeld is ongetwijfeld de factuur die als PDF-bijlage wordt ontvangen en verwerkt via een scan- en herken oplossing in de boekhouding. De rol van het scannen is dan overgenomen door bijvoorbeeld email en scheelt dus weer een handmatige handeling. Maar ook elektronische facturen in UBL ontvangen en verwerken behoort vrijwel in alle gevallen tot de standaardbagage van deze oplossingen. Dit biedt kantoren de mogelijkheid om in dit hybride tijdperk zowel te profiteren van scannen en herkennen van boekingsdocumenten als van elektronisch factureren in de meest optimale vorm.

Robotic accounting
Door een goede inzet van robotic accounting worden handmatige taken (denk aan het inboeken van facturen of bankafschriften) overgenomen door de computer. Robotic accounting is feitelijk niet nieuw, want bijvoorbeeld het automatisch boeken (afletteren) van bankafschriften is al jaren gemeengoed. Wel is het zo dat steeds meer van dergelijke functies geautomatiseerd plaatsvinden. De computer neemt als het ware de werkzaamheden van de mens over.

Machine learning
Bij elektronische gegevensverwerking in relatie tot Robotic accounting speelt het begrip "Machine learning" een belangrijke rol. Het betreft dat deelgebied van computerwetenschappen dat computers het vermogen geeft zelflerend te zijn, zonder expliciete programmering. Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen bij het boeken van inkoopfacturen of elektronische bankafschriften. Zodat een volgende boeking volledig automatisch verwerkt kan worden zonder menselijke tussenkomst. Dan hebben we het over Robotic accounting zoals het feitelijk bedoeld is. Dit komt verder in het rapport aan de orde.

Aanbod toepassingen
Leveranciers op het gebied van software voor ‘scannen en herkennen en/of elektronische facuurverwerking’ is gevraagd om:

Antwoord te geven op de aanwezigheid van enkele functionele eigenschappen, te weten:

  • Scannen inkomende facturen;
  • Scannen andere boekingsdocumenten; bijvoorbeeld kassabonnen;
  • Koppeling met boekhoudpakketten;
  • Mailbox voor documenten; voor aanleveren documenten en uitlezen.
  • Upload van documenten;
  • Andere manieren ontvangen van documenten; bijvoorbeeld via Dropbox.
  • Ondersteuning PDF; PDF-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
  • Ondersteuning UBL; UBL-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
  • UBL Ketentest doorlopen; ondersteuning UBL aangetoond;
  • Ondersteuning andere formaten; bijvoorbeeld jpg, gif, etc.

Een functionele toelichting van de mogelijkheden van hun software te geven, en zo mogelijk het onderscheidend vermogen, gericht op de accountancybranche. Alsmede prijsinformatie te verschaffen over hun toepassingen De reacties van betreffende leveranciers zijn 1 op 1 opgenomen en niet bewerkt voor dit rapport.

In totaal hebben 31 leveranciers meegewerkt aan het rapport.
Enkele leveranciers hebben een speciale bijdrage geleverd m.b.t. machine learning.      

GRATIS RAPPORT

Het ruim 90 pagina’s tellend onderzoeksrapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en
elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting” is gratis in PDF-formaat beschikbaar.
Naar gratis opvragen rapport... 


De gids bevat software en diensten van onder andere: 


DizzyData

Exact Software

Reeleezee

Blue10

TriFact365

Yuki

Go2UBL

Asperion

MUIS Software

SnelStart

Everbinding

Visma

Simac Document Solutions

Smartbooqing
Zenvoices
 
Medius BeNeLux
 

  


Categorie(n) Soort > Documentbeheer en dossierbeheer, Branche > Accountantskantoren, ZZP'ers en klein MKB, Soort > (Elektronisch) factureren, ICT Innovatie, Soort > Boekhoudsoftware, Robotic (accounting)
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED

Terug

Gerelateerde berichten

Gids Salaris- en HRM-software 2017/2018 [01-12-2017]

Software voor externe verslaggeving: SBR jaarrekening en meer [26-11-2017]

ICT Accountancy softwaregids 2018: overzicht van standaard software van meer dan 100 leveranciers gericht op de accountancy [30-10-2017]

ICT Accountancy award 2017: de meest innovatieve software gericht op de accountancybranche [25-10-2017]

Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2017 [14-09-2017]


13 december 2017
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk
Aan de orde komt: overview elektronisch factureren, Europese standaard EN 16931, SCOBDO.eu: automatische conversie, elektronisch factureren en de originele factuur, elektronisch factureren en de overheid, elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen, PEPPOL netwerk, elektronisch factureren in de praktijk, robotic accounting en machine learning en elektronisch factureren en factuurscenario's.
Meer info en aanmelden...


CreAim

AFAS Software

Visma Software

Tecknow

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED