Zowel privé als maatschappelijk speelt vertrouwen een belangrijke rol. Te goed van vertrouwen kan vervelende gevolgen hebben, maar ook een te groot wantrouwen maakt het leven niet makkelijk. De meesten van u zullen dit wel herkennen. Betrouwbaarheid en zekerheid zijn begrippen die nauw samenhangen met vertrouwen. Een betrouwbare relatie (privé of zakelijk) schept zekerheid en dat leidt dan weer tot vertrouwen.

Als we het begrip ‘Assurance’ vertalen op het gebied van economie en handel (zie www.mijnwoordenboek.nl) komen we op ‘mate van betrouwbaarheid’ en ‘zekerheid’. Bij een boekhouding gaat het er dan om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert.

Een betrouwbare boekhouding is van belang voor de ondernemer zelf en voor derden die informatie ontlenen aan de boekhouding. Het kan dan gaan om externe aandeelhouders, de bank, het CBS of de Belastingdienst. De Belastingdienst werkt aan “horizontaal toezicht”, oftewel “samenwerken vanuit vertrouwen”. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar compliant gedrag (het willen naleven van regels) en het “in control” zijn binnen de gehele keten van economisch handelen tot en met het indienen van de jaarrekening. Bij horizontaal toezicht verlegt de Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf.  Oftewel heeft de ondernemer of zijn intermediair het (financiële) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze laatste vraag positief kan worden beantwoord betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor de ondernemer en zijn intermediair om bij dit laatste de Belastingdienst te ondersteunen. En dit leidt dan vanzelf weer tot administratieve lastenvermindering.

Boekhoudsoftware, maar natuurlijk ook ERP software, kan in belangrijke mate bijdragen tot het efficiënt uitvoeren van assurance maatregelen.

Mede gezien ontwikkelingen als horizontaal toezicht door de Belastingdienst en eisen die gesteld worden door banken aan kredietrapportages mag verondersteld worden dat leveranciers van boekhoudsoftware voldoende aandacht besteden aan assurance ondersteunende functies.

Een goed boekhoudpakket verschaft de informatie die nodig is om aan de uitvraag van genoemde partijen te voldoen. Let wel: zonder dat de ondernemer of intermediair (accountants- of administratiekantoor) aangewezen is op hulpmiddelen als Excel.

Excel wordt vaak als haarlemmerolie gezien om aan alle uitvragende partijen de gewenste informatie te voldoen. Maar gebruik maken van Excel is soms vragen om verschillen. Per slot van rekening is een waarde in Excel zo aangepast, zonder dat dit opvalt in het geheel van cijfers. Er zijn zelfs accountants die excel nog gebruiken voor (externe) rapportages.

Als een boekhoudsysteem rapportages via Word of Excel aanmaakt kan de gebruiker in principe de rapportages in Word of Excel beïnvloeden.

Als het gaat om assurance maatregelen binnen administratieve software maken we onderscheid tussen algemene assurance maatregelen die gelden voor meerdere soorten van administratiesystemen en die kunnen gelden voor specifieke systemen, zoals boekhoudpakketten, salarissystemen en ERP systemen.
Lees verder... (PDF document)