Softwarepakketten.nl
Exact Software

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Voldoet jouw administratie aan de wettelijke eisen?

Plaatsingsdatum 23-06-2017
Berichtdatum Juni 2017

Blog door Machiel Keet, Administratieveoplossing.nl

De belastingdienst stelt eisen aan een administratie, die zijn samengevat in één zin: 'Uit de administratie moeten alle rechten en plichten blijken, inclusief alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn.' Deze zin is veelomvattend. Het eerste deel van de zin tot de komma, is het logische deel. Alle rechten worden omschreven als vorderingen. Welke vorderingen op welke partijen heb je? Alle plichten zijn je schulden. Wat moet je aan wie betalen? Dit is je balans. Om deze balans tot stand te brengen, moet je een resultatenrekening opstellen. Dit is je boekhouding in cijfers.
 
Het complexe deel zit in het tweede deel van de zin. Alle overige gegevens die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. Hiermee wordt alles bedoeld waarmee alle rechten en plichten onderbouwd worden. Wat is de basis voor je facturatie? Kloppen alle inkoopfacturen wel? Bewaar je bankafschriften. Je uren- en kilometerregistratie vallen onder overige gegevens. Je kunt zeggen dat je alles met betrekking tot je onderneming voor de belastingdienst beschikbaar moet houden.

Bewaarplicht van je administratie
Je administratie moet zeven jaar worden bewaard. Dit is de algemene bewaartermijn. Dit geldt voor je boekhouding, maar ook voor alle overige gegevens die voor je belastingheffing van belang kunnen zijn. Bij een controle door de belastingdienst moet je alle gegevens paraat hebben.
 
In de praktijk komt het erop neer dat het verstandig is om je administratie tien jaar te bewaren. De reden daarvoor is dat bij een controle door de belastingdienst nooit het lopende jaar gecontroleerd wordt. Als je vandaag controle krijgt van de belastingdienst, wordt het kalenderjaar van twee of drie jaar geleden gecontroleerd. Vanaf het controlejaar moet je alle zeven voorgaande jaren bewaard hebben. Je administratie direct na zeven jaar verwijderen, kan tot problemen leiden.
 
Inhoud van je administratie
De inhoud van je administratie die bewaard moet worden, is veelomvattend. Het logische deel om te bewaren zijn je inkoop- en verkoopfacturen. Bankafschriften staan online bij je bank. Bij banken kun je tot één jaar terug je bankafschriften ophalen. Wil je oudere bankafschriften opvragen, dan kost dit geld. Maak daarom per periode dat je je bankafschriften boekt een download naar PDF en archiveer deze. Wil je enkel het MT940-bestand opslaan omdat je dit bestand kunt inlezen in je boekhouding, exporteer dan per kwartaal een PDF-bestand en sla dit op. Dit voorkomt dat je kosten moet maken bij een belastingcontrole om je oude bankafschriften op te halen.
 
Nu zijn er overige gegevens die je moet bewaren. Je urenadministratie is de onderbouwing voor je zelfstandigen- en startersaftrek. Zit je rond de urengrens, leg dan je uren goed vast en bewaar elke bewijslast. Het is per ondernemer verschillend welke overige gegevens voor je belastingheffing van belang zijn. De onderbouwingen van je verkopen, inkopen en overige vorderingen of schulden. Leg alle rechten en plichten goed vast en bewaar deze.
 
Papier of digitaal
De eisen die aan het bewaren van een administratie gesteld worden, zijn veranderd. Voorheen was het een verplichting om het bewijs op papier te onderbouwen. In het digitale tijdperk is het toegestaan om gegevens ook digitaal op te slaan. Je archiefruimte kun je voor andere zaken gebruiken. Maak wel met regelmaat een back-up van je bestanden. Archiveer je back-up op een fysiek andere plaats, niet in de buurt van je computer. Mocht er brand uitbreken, dan is je back-up veiliggesteld en kun je de schade herstellen. Je kunt je back-up in de cloud zetten. Hier kun je je gegevens altijd en overal benaderen en is je back-up gegarandeerd.
 
Inkoop- en verkoopfacturen kun je opslaan in je boekhoudpakket. Als je een boekhoudpakket hebt met een interactieve rapportage, dan kun je doorklikken tot je inkoop- of verkoopfacturen. Ongeacht of je een papieren administratie of een digitale administratie hebt, het terugzoeken in je boekhouding naar je inkoop- of verkoopfacturen is vele malen efficiënter dan het zoeken naar bestanden op je computer. Bij je interactieve rapportage kun je met enkele muisklikken je inkoop- of verkoopfacturen op het scherm hebben staan. Heb je veel facturen en je facturen niet in je boekhoudpakket opgeslagen, probeer dan in je bestanden de juiste factuur maar eens terug te vinden.
 
Iedereen heeft een eigen manier om de administratie bij te houden. Het belangrijkste is dat het geen frustraties met zich mee mag brengen.

Categorie(n) Assuring (incl. certificeren en compliance), Soort > Boekhoudsoftware, ZZP'ers en klein MKB, Horizontaal toezicht, Branche > Accountantskantoren
Bronvermelding Administratieveoplossing.nl
Internet URL http://www.administratieveoplossing.nl

Terug

1 november 2017
ICT Accountancy Jaarcongres
Met als hoofdthema Blockchain (3 ervaren sprekers). Maar ook de waarde van Big data, overview IT-recht (met AVG), Cyber risico management, Realtime accounting, PSD2, Instant Payments, actuele ontwikkelingen en ICT Accountancy award.
Meer info en aanmelden...


CreAim 

Visma Software 

Tecknow

MUIS Software


Onerzoeksbureau GBNED