Links  |  Begrippen  |  Colofon  |  Home
zoek
Urios
Centralservices
Bewaarplicht
Assuring > Compliance > Bewaarplicht

Elke ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. 

Art. 52 AWR (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) bevat de algemene voorschriften en het algemene kader waaraan de administratie van ondernemers moet voldoen. Deze bepalingen gelden eveneens voor de ondernemer voorzover deze de administratie in elektronische vorm voert (lees: via een computerprogramma).
Zie de website www.wetten.overheid.nl voor de volledige tekst van artikel 52 AWR.

Onderstaande informatie is mede ontleend aan een brochure van de Belastingdienst.

Als uw volledige administratie op papier aanwezig is kunt u deze archiveren en bij een belastingcontrole tevoorschijn halen. Bij een wat omvangrijkere administratie wordt het al snel moeilijk om alle gegevens op papier af te drukken en zodanig te archiveren dat u bij vragen snel over de juiste gegevens kunt beschikken. U bent in het laatste geval dus aangewezen op uw digitale vastlegging van gegevens.

Het verdicht opslaan van gegevens is toegestaan, maar u moet dan wel gedurende de bewaartermijn van zeven jaar de onderliggende gegevens kunnen achterhalen. In dit kader is het begrip audit trail van belang: langs elektronische weg vanuit de verdichte boeking terugkeren naar de oorspronkelijke details.

Basisgegevens
Bepaalde onderdelen van een administratie worden beschouwd als basisgegevens. Dit zijn met name:
- Grootboek
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Loonadministratie

Verder kunnen basisgegevens branche afhankelijk zijn, zoals een projectenadministratie voor bouwbedrijven.

Overige gegevens
Voor overige gegevens dan de basisgegevens kunt u eventueel afspraken maken met de Belastingdienst voor een kortere bewaartermijn dan zeven jaar.

Vroegere stand vaste gegevens
Voor belastingcontrole kan ook een vroegere stand van (vaste) gegevens van belang zijn. Denk aan een adreswijziging van een debiteur of oude artikelnummers. Als een debiteur bijvoorbeeld verhuisd naar het buitenland kan zijn oude adres van belang zijn voor controle afdracht Omzetbelasting.

Reproduceerbaar
Binnen een redelijke termijn moeten gegevens toegankelijk en controleerbaar zijn. In principe moeten gegevens in hun originele vorm bewaard worden. Ook als u een deel van uw administratie laat verzorgen door een Accountantskantoor of een computer service bureau vallen de gegevensdragers daarvan, waarop gegevens staan van uw onderneming, ook onder de wettelijke bewaarplicht.

Conversie
Onder bepaalde voorwaarden is conversie toegestaan. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan de conversie van guldens naar euro's, waarbij de oorspronkelijke guldenbedragen weer verkregen kunnen worden door conversie van euro's naar guldens (natuurlijk rekening houdend met voldoende decimalen bij het omrekenen, vanwege eventuele afrondingsverschillen). Het is aan te bevelen conversie van gegevens vooraf door te nemen met de Belastingdienst. 

Tip
Het lijkt ons verstandig vooraf een inventarisatie te maken van uw gegevens en de bewaarplicht van de gegevens af te stemmen met de Belastingdienst.

Conversie van gegevens
Nadere voorwaarden en toelichting bij het converteren van gegevens.

Bij conversie gelden de volgende voorwaarden:

  • Alle gegevens overzetten;
  • Gegevens inhoudelijk juist overzetten;
  • Geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke termijn weer reproduceerbaar zijn;
  • Controle van de geconverteerde gegevens moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.

Het is dan niet nodig de originele gegevens te bewaren. De balans en resultatenrekening moet wel altijd op papier bewaard worden.

In principe is het niet toegestaan computerbestanden af te drukken en digitale bestanden te verwijderen. Dit mag alleen bij een administratie van geringe omvang (overleg vooraf met de Belastingdienst wat wordt verstaan onder geringe omvang) en waarbij controle binnen een redelijke termijn mogelijk is via de afgedrukte bestanden. 

Onroerend goed
Voor de omzetbelasting en onroerend goed geldt een bewaarplicht van tien jaar (In verband met de herzieningstermijn van verrekende voorbelasting).

Bewaartermijn volgens uitvoeringsinstanties
Verder moet u rekening houden met de bewaarplicht die uitvoeringsinstanties stellen. Zo moet u de loonadministratie na afloop van het jaar vijf jaar bewaren.

 

Aanbevolen op deze website

Auditfiles
Geautomatiseerde controle van uw administratie door de Belastingdienst.

ICT & Recht
Met o.a. brochure over (digitale) opslag en wettelijke bewaarplicht.

Andere aanbevolen links

www.belastingdienst.nl 

www.wetten.overheid.nl 

Deze pagina printen