Voldoet uw kassasysteem aan criteria Belastingdienst? Veel softwareleveranciers zwijgen hierover!

Afgelopen periode hebben wij geinventariseerd in hoeverre kassasoftware voldoet aan criteria die door de Belastingdienst zijn genoemd in de uitgave "Uw bedrijf en het afrekensysteem (2007)". WIj hebben deze kenmerken als volgt samengevat:

• Transactiegegevens (bewaren en controleren); Worden alle transactiegegevens digitaal bewaard in hun oorspronkelijke vorm?
• Zijn de transactiegegevens digitaal controleerbaar en wordt elektronisch journaal bewaard?
  Rapportselecties; Bevatten rapporten een grandtotal, datum, tijd (periode waarover) en doorlopende nummering?
• Worden de rapporten bewaard; Kunnen de rapporten ook later in de tijd nog opgevraagd worden over voorbije periodes?
• Gegevens over systeeminstellingen bewaard; Het gaat erom dat wijzigingen in de systeeminstellingen ook bewaard worden en reproduceerbaar zijn?
• Worden transactiegegevens 7 jaar bewaard; Conform termijn wettelijke bewaarplicht (art. 52 AWR).
• Zijn transactiegegevens beveiligd tegen wijzigen; Bedoeld wordt beveiligd om achteraf geen gegevens te kunnen aanpassen (buiten reguliere functies om).
• Audittrail aanwezig; Zijn gegevens zodanig bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe de gegevens tot stand zijn gekomen?
• Is de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen; Betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens (XAA is 2006 definitief op de markt gekomen. Wij verwachten dat de meeste leveranciers XAA dit of volgend jaar zullen opnemen binnen hun kassasoftware). 

Wij hebben zo'n 120 leveranciers van (standaard) kassasoftware benaderd en denken daarmee de markt nagenoeg in beeld te hebben. Ongeveer de helft van de benaderde softwareleveranciers blijkt niet bereid aan te geven in welke mate hun kassasoftware voldoet aan, enkele algemene eigenschappen en bovenstaande criteria. Het is niet zo dat wij deze leveranciers een waslijst met vragen hebben voorgelegd. Het gaat slechts om eigenschappen die op een regel zijn te beantwoorden.

Natuurlijk kunnen wij niet concluderen dat leveranciers, die geen medewerking hebben verleend aan onze inventarisatie, kassasystemen verkopen die per definitie niet aan de criteria van de Belastingdienst voldoen. Het is natuurlijk aan potentiele afnemers van deze software om daar wel expliciet naar te vragen.

Zwijgen
Opvallend is dat een dergelijk groot aantal softwareleveranciers (zo'n 60) van kassasystemen (nog) geen antwoord wil geven op onze vragen. Als wij enquêtes uitzetten onder leveranciers van bijvoorbeeld salarissoftware of personeelsadministratiesystemen is de response meestal tussen de 90 en 100%. Het lijkt er dus op dat deze laatste leveranciers meer gewend zijn om openheid van zaken te geven en daarmee de transparantie in het aanbod van standaard software te vergroten. Of is er toch meer aan de hand en voldoet lang niet alle kassasoftware aan de gestelde criteria?

Direct naar artikel "voldoet uw POS-systeem aan de norm?"...

Natuurlijk nodigen wij alle leveranciers, die nog niet gereageerd hebben op onze enquête, van harte uit om alsnog de gevraagde eigenschappen op te geven. We veronderstellen dat zeker nog een aantal leveranciers hier gehoor aan zullen geven.

De brochure "Uw bedrijf en het afrekeningsysteem, uitgave 2007, van de Belastingdienst is tevens via genoemde website op te vragen.

Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED