Softwarepakketten.nl

Onderzoek

Software voor ledenadministraties in beeld gebracht

Plaatsingsdatum 21-11-2015
Berichtdatum 21 november 2008

Voor de uitgave Bestuur Rendement (van Rendement uitgeverij) hebben we voor de tweede maal een inventarisatie gemaakt van beschikbare softwaresystemen voor het voeren van een ledenadministratie. We kunnen daarbij constateren dat steeds meer ledenadministraties via internet aangeboden worden via het SAAS model. SAAS staat in dit geval voor Software As a Service.

Bij het in kaart brengen van standaard software voor ledenadministraties zijn wij uitgegaan van een aantal algemene eigenschappen voor ledenadministraties. Afhankelijk van de doelgroep zullen aanvullende eigenschappen nodig of gewenst zijn. Zo zal een sportvereniging wedstrijdinformatie willen bijhouden of gegevensuitwisseling met sportbonden. Een sportschool zal graag een planbord bijhouden. Bij belangen- en beroepsorganisaties kan een besloten omgeving op internet een rol spelen om bijvoorbeeld notulen e.d. te ontsluiten aan leden die daarvoor speciaal toegang is verstrekt via een gebruikerscode en wachtwoord. 
Leveranciers van dergelijke software hebben we gevraagd of hun pakket algemeen toepasbaar is of specifiek voor bepaalde branches. Het is in elk geval altijd goed na te gaan welke functies zijn gewenst.

Een bijzonder aandachtspunt is de aanwezigheid van een boekhoudmodule of een goede koppeling met een bestaand boekhoudsysteem. Voorkomen moet worden dat gegevens dubbel ingevoerd moeten worden, bijvoorbeeld een persoon of bedrijf als lid en als debiteur in de boekhouding. Dat laatste gaat vroeg of laat een keer mis. En ook de aansluiting van financiele cijfers is daarbij een aandachtspunt. De bijdragen aan contributie binnen de ledenadministratie (mogelijk verbijzonderd) en boekhouding moeten natuurlijk overeenstemmen. 

Steeds meer aanbieders gebruiken internet om ledenadministraties toegankelijk te maken. Het gaat dan niet alleen om de administrateur of het bestuur van bijvoorbeeld een vereniging, maar ook om leden toegang te geven tot bepaalde gegevens of leden zelf mutaties (denk aan een adreswijziging) te laten doorvoeren. Ook kan de integratie met een website voor bepaalde informatie een uitkomst bieden. Bijvoorbeeld het ontsluiten van de teamsamenstelling of het wedstrijdschema via de website.

Elektronisch factureren
In ons artikel uit 2005 gaven we al aan dat op het gebied van administratie een kostenbesparing valt te behalen voor verenigingen door het elektronisch verzenden van facturen. Facturen kunnen bijvoorbeeld direct vanuit de ledenadministratie per e-mail worden verzonden, zonder extern e-mailprogramma (zoals Microsoft Outlook). Inmiddels is elektronisch factureren ook een hot item binnen de overheid en het bedrijfsleven en wij verwachten dat elektronisch factureren uiteindelijk de papieren factuur zal vervangen.
Aanbieders van ledenadministraties vroegen wij voor dit artikel in hoeverre elektronisch factureren een rol speelt voor ledenadministraties.
 
Op basis van de gegeven antwoorden is onze algemene indruk is dat elektronisch factureren binnen afzienbare tijd tot de basisbagage zal behoren van alle moderne  softwaresystemen voor ledenadministraties. De gegeven antwoorden brengen verder de volgende punten aan de orde:

  • Met name ouderen werken liever toch nog op de traditionele manier (het ontvangen van een factuur op papier),
  • De administraties moeten dan wel ingericht zijn om e-mailadressen goed up-to-date te houden. E-mailadressen veranderen in de praktijk sneller dan woonadressen,
  • Elektronisch factureren zal ook aangeboden worden in combinatie met on-line betaalmogelijkheden. Door bijvoorbeeld IDEAL (online betalen via eigen bankrekening) te koppelen vanuit de ledenadministratie (via een webinterface) kan ook direct betaald worden als de factuur elektronisch is ontvangen.

Complete artikel met overzicht van ledenadministraties... (in PDF)

Categorie(n) Soort > Abonnementen- en Ledenadministratie
Bronvermelding Rendement Uitgeverij / Onderzoeksbureau GBNED

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Onerzoeksbureau GBNED