Softwarepakketten.nl

Onderzoek

Boekhoudsoftware en Assurance: hoe betrouwbaar is uw boekhouding?

Plaatsingsdatum 28-12-2009
Berichtdatum December 2009

Artikel "Hoe betrouwbaar is uw boekhouding", KingMagazine, Quadrant Software, december 2009.
Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Boekhoudsoftware moet voldoende ondersteuning leveren voor aantonen van een betrouwbare administratie die zekerheid biedt aan belanghebbenden

Als we het begrip ‘Assurance’ vertalen op het gebied van economie en handel (zie www.mijnwoordenboek.nl) komen we op ‘mate van betrouwbaarheid’ en ‘zekerheid’. Bij een boekhouding gaat het er dus om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert. In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding die voldoende mate van zekerheid oplevert van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wil je natuurlijk zekerheid hebben over de financiële resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, wat de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die de ondernemer wil ontlenen aan zijn boekhouding. Naast de ondernemer zelf zijn er ook derden waarvoor informatie uit de boekhouding nodig is. Dit kan bijvoorbeeld de bank zijn die krediet verstrekt en daarvoor periodiek geïnformeerd wil worden over het financiële reilen en zeilen van een onderneming. Aandeelhouders van een bedrijf of leden van een vereniging zullen regelmatig geïnformeerd willen worden en niet in de laatste plaats de fiscus.

Hoe groter de onderneming, hoe meer gelet zal worden op procedurele maatregelen op het gebied van interne controle en administratieve organisatie om bij te dragen tot assurance. Zo kan gedacht worden aan een interne accountantsdienst (veelal bij overheden en multinationals het geval) of functiescheiding (denk aan inkoop, ontvangen en betalen van goederen) dat ook al adequaat kan zijn binnen kleinere organisaties.

Hiervoor is al even de fiscus genoemd als partij die belang heeft bij een betrouwbare administratie van de ondernemer die voldoende mate van zekerheid biedt als het gaat om juistheid, volledigheid en tijdigheid van de fiscale aangiftes, zoals de aangifte BTW, Inkomsten- of Vennootschapsbelasting. De Belastingdienst werkt op dit moment aan “horizontaal toezicht”, oftewel “samenwerken vanuit vertrouwen”. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar compliant gedrag (het willen naleven van regels) en het “in control” zijn binnen de gehele keten van economisch handelen tot en met het indienen van de jaarrekening.  Dit laatste is feitelijk de mate van Assurance. Bij horizontaal toezicht verlegt de Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf.  Oftewel heeft de ondernemer of zijn intermediair het (financiële) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze laatste vraag positief kan worden beantwoord betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor de ondernemer en zijn intermediair om bij dit laatste de Belastingdienst te ondersteunen. En dit leidt dan vanzelf weer tot administratieve lastenvermindering.

Boekhoudsoftware, maar natuurlijk ook ERP software, kan in belangrijke mate bijdragen tot het efficiënt uitvoeren van assurance maatregelen. Zonder limitatief te zijn kan deze software de volgende functies en controles bevatten:

  • Het instellen van functiescheiding door via autorisaties functies toe te kennen aan bepaalde gebruikers of groepen van gebruikers. Kortweg gezegd: bepaalde gebruikers hebben toegang tot bepaalde functies.
  • Het afdwingen van interne controle voor de door het pakket ondersteunde processen. (stopfuncties, logische toegangsbeveiliging en goedkeuring, e.d.)
  • Het niet kunnen wijzigen van mutaties buiten de reguliere boekingsfuncties om.
  • Het niet meer kunnen verwijderen van eenmaal vastgelegde boekingen.
  • Bij alle mutaties bijhouden wie een mutatie heeft ingevoerd en/of verwerkt. Zodat dit achteraf eenvoudig getraceerd kan worden.
  • Logging van wijzigingen op mutaties en basisgegevens.
  • Het niet kunnen verwijderen van basisgegevens waarop (financiële) transacties zijn geboekt.
  • Een negatieve kascontrole.
  • Controle op het ontbreken van boekstuknummers (zoals opeenvolgende factuurnummers).
  • Een audittrail van balans tot individuele boeking.
  • Het voldoen aan wettelijke bewaar- en opvraagtermijnen, betrouwbare archivering.
  • Ondersteunen van elektronische aangiftes (zodat er geen kans is op het handmatig foutief overnemen van gegevens bij bijvoorbeeld een BTW aangifte).
  • Aandacht voor conversies zonder gegevensverlies.

Mede gezien ontwikkelingen als horizontaal toezicht door de Belastingdienst en eisen die gesteld worden door banken aan kredietrapportages wordt verwacht dat leveranciers van boekhoudsoftware nog meer aandacht zullen besteden aan assurance ondersteunende functies.

Op zijn websites www.softwarepakketten.nl en www.ictaccountancy.nl zal de auteur van dit artikel komende periode zeker aandacht besteden aan de mate waarin assurance wordt ondersteund door  functies en controles binnen boekhoud- en andere administratieve software.

Categorie(n) Soort > Boekhoudsoftware, Softwareselectie, Branche > Accountantskantoren, Horizontaal toezicht
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED / KingMagazine
Internet URL http://www.gbned.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Onerzoeksbureau GBNED