Softwarepakketten.nl

Onderzoek

8 Innovaties in financiele boekhoudsoftware

Plaatsingsdatum 19-11-2010
Berichtdatum 19 november 2010

Geplaatst op 16-11-2010 door Jeppe Kleyngeld op Financieel Management. Wat zijn de laatste ontwikkelingen op het gebied van financiële boekhoudsoftware en in hoeverre zijn Nederlandse leveranciers up to date? Deze vraag stond centraal in een grootschalig onderzoek naar innovaties in boekhoudsoftware.

Bottemanne, die doorlopend onderzoek doet naar financieel administratieve software, stelde voor dit onderzoek de kernvraag: Hoe spelen leveranciers van financieel administratieve software in op ICT innovaties? Het antwoord op dit vraagstuk wordt in dit artikel nader belicht voor de volgende innovaties:

1. XML Auditfiles
2. Elektronisch factureren
3. XBRL
4. SaaS (Software as a Service)
5. SEPA
6. Bankintegratie
7. Managementinformatie
8. Assurance

Onderstaand volgen enkele korte hightlight uit het complete artikel dat is gepubliceerd op de website financieel-management door Jeppe Kleyngeld en ook in papieren vorm verschijnt in het gelijknamige blad van uitgever Alex van Groningen. Het gaat onderstaand om de impact op financiële professionals van de hiervoor genoemde onderwerpen.

1. XML Auditfiles
‘Financials in het MKB dienen in ieder geval een auditfile in te bouwen in hun systeem voor de belastingcontrole. Het maakt niet uit welke versie het betreft. Ook moeten ze zich ervan bewust zijn dat een auditfile niet volstaat voor de financiële bewaarplicht. Auditfiles bevatten slechts een klein deel van de boekhouding. Zo ontbreken in oudere versies de subadministraties voor debiteuren en crediteuren.’

‘Voor bedrijven boven het MKB is de auditfile minder relevant’, aldus Bottemanne. ‘Voor hen is horizontaal toezicht een interessante ontwikkeling op belastinggebied. Dit omvat belastingcontrole vooraf in plaats van achteraf. Veel grote bedrijven regelen dat één op één met de Belastingdienst.’

2. Elektronisch factureren
De controller of financieel manager moet  zorgen dat zijn Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO/IC) op het gebied van elektronisch factureren op orde is. Dat betekent dat:
• Elektronische facturen die binnenkomen niet in de spambox verdwijnen.
• Spookfacturen onderschept worden en niet automatisch betaald worden.
• Binnenkomende facturen de workflow ingaan.

Bottemanne: ‘Als een factuur de workflow in gaat gebeurt het volgende: de factuur wordt voorlopig geboekt (handig voor directe BTW-verrekening). Vervolgens krijgt de verantwoordelijke voor de betaling een automatische melding dat de factuur geaccordeerd moet worden. De controller moet ervoor zorgen dat er geen facturen blijven hangen; dat iedereen dus op tijd accordeert. Signalen en reminders moeten in het systeem worden ingebouwd. Als een factuur is goedgekeurd gaat die het betaalcircuit in. Als een factuur wordt afgekeurd moet de controller ervoor zorgen dat ook daar de juiste procedure voor wordt gevolgd. De factuur moet niet ergens blijven hangen.’  

Bij grote organisaties ondergaat een papieren factuur dezelfde procedure. Die moet ook geboekt worden en gaat vervolgens de workflow in. Een beetje fatsoenlijk boekhoudpakket moet dat ondersteunen, maar veel pakketten in het MKB kunnen dat niet.

3. XBRL
Op dit moment doet XBRL alleen dienst als standaard voor uitwisseling tussen overheid en kleine ondernemingen. Zo kunnen kleine ondernemers hun jaarrekeningen indienen bij de Kamer van Koophandel op fiscale grondslag. Voor kleine ondernemingen is de impact om te komen van een jaarrekening op commerciële grondslag naar fiscale grondslag nagenoeg nihil. Voor een middelgroot of groot bedrijf kunnen de consequenties significant zijn.

Internationaal gezien hebben controllers al langer met XBRL te maken als het gaat om het samenstellen van jaarrekeningen, bijvoorbeeld op basis van de internationale standaard IFRS, maar ook lokaal gezien dient XBRL zich aan binnen de administratie van een organisatie. Een eenvoudig voorbeeld is de overgang van de elektronische aangifte omzetbelasting naar XBRL. Dat is één van de stromen via het SBR-programma van de overheid. Bottemanne: ‘We krijgen te maken met een nieuwe procesinfrastructuur om informatie met de overheid uit te wisselen (Digipoort genaamd) en XBRL als taal, of eigenlijk dialect, waaruit de content is opgebouwd.’

4. SaaS (Software as a Service)
Als je werkt met SaaS is beveiliging een hot issue. Recent nog waren de financiële gegevens van duizenden klanten van Kasboek.nl online zichtbaar. De controller moet zeer goed in de gaten houden welke koppelingen er allemaal bestaan en welke risico’s zijn of haar organisatie daarmee loopt. Is de controller nog ‘in control’ van de informatiehuishouding?

Bottemanne: ‘Het is voor de Financial belangrijk om te weten wat de impact van SaaS-toepassingen is op de AO/IC. Hij of zij moet de nodige controles opnemen om te voorkomen dat een of andere hacker de webservices kraakt en een klantenbestand download. Het grote probleem is dat de expertise van dat soort technieken bij de echte specialisten ligt. Whizkids ontwerpen het en een bedrijf heeft er maar op te vertrouwen dat het wel goed komt. Maar eerlijk is eerlijk, hoe groot is de controle hierop?’ 

Bottemanne vervolgt: ‘Wie controleert dat mijn gegevens die ik ergens online heb staan niet opeens op straat liggen? Dat maakt SaaS wel lastig. Op een gegeven moment moeten we ons afvragen: wanneer neemt de technologie de leiding van de mens over? Ben je nog controller of is het administratiesysteem controller over jou? Ik durf te beweren dat controllers en administrateurs zich veel te weinig adequaat laten voorlichten. Ze gaan nog te veel af op de charmes van de consultant en de Powerpoint presentaties van de leveranciers, zonder dat ze zelf goed begrijpen hoe het in elkaar zit.’

5. SEPA
In 2012 staat de volledige invoering van overschrijvingen in SEPA gepland. Incasso’s volgen in 2013. Financials kunnen zich voorbereiden door hun software op SEPA-gebied klaar te hebben. Zie ook https://www.creditcard.nl/iban-converter#sepa

6. Bankintegratie
Van origine moest je  elektronische bankafschriften zelf downloaden via internetbankieren en vervolgens weer zelf uploaden via het boekhoudpakket’, zegt Bottemanne over bankintegratie. ‘Via SaaS aanbieders is er nu een automatische bankintegratie mogelijk en zijn deze handelingen dus verleden tijd. Het verder verwerken van de afschriftregels in het boekhoudpakket – ook wel reconciliatieproces genoemd – blijft verder ongewijzigd. Het boekhoudpakket gaat vervolgens matchen op eigenschappen als factuurnummer, debiteurennummer en bedrag.’ 

7. Managementinformatie
De Financial moet goed bepalen wat de doelgroep van de managementinformatie is. Is de informatie bestemd voor bijvoorbeeld het management, de aandeelhouders of de Belastingdienst? Vervolgens kan een flow worden ingericht waarmee de juiste stuurinformatie uit het systeem wordt opgehoest en dit op de gewenste manier en in de gewenste frequentie wordt aangeboden aan de ontvangende partij.

Volgens Bottemanne wordt vaak niet alles op het gebied van managementinformatie uit het boekhoudpakket gehaald wat mogelijk is. ‘Veel Financials gaan voor hun informatiebehoefte op zoek naar andere tools en halen niet alles uit hun pakket wat mogelijk is. Leveranciers spelen hier handig op in. Onderzoek dus goed de mogelijkheden van het gebruikte boekhoudpakket voordat je gaat zoek naar een alternatief.’

8. Assurance
Op het gebied van Assurance maken Financials nog geen optimaal gebruik van de informatie die uit boekhoudpakketten te halen is. Bijvoorbeeld de vaste activa administratie. ‘Dit zit in veel pakketten’, zegt Bottemanne, ‘maar desondanks gebruiken veel Financials hier nog altijd Excel voor. Een ander voorbeeld is de ouderdomsanalyse waarmee goed inzicht in debiteuren verkregen kan worden. De controller moet voor de aanschaf van een financieel boekhoudpakket al bepalen of de noodzakelijke Assurance-maatregelen in het pakket zijn opgenomen.’

Er zijn andere vragen die de controller moet stellen om in control te komen. Bijvoorbeeld over de inrichting van de functiescheiding of het login-systeem. ‘Wat als iemand uit dienst gaat? Worden de wachtwoorden dan direct veranderd? Hoe vaak worden deze überhaupt vervangen? Ook de systeembeheerder heeft de gelegenheid data te manipuleren. Heeft deze een geheimhoudingsverklaring ondertekend? Deze vraag moet ieder controller zichzelf geregeld stellen’, aldus Gerard Bottemanne. 

Lees verder voor het complete artikel (bestaande uit 8 pagina's) op financieel-management

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, Softwareselectie, Soort > ERP, SAAS, Cloud Computing, SBR / XBRL, Branche > Financials, Soort > (Elektronisch) factureren, Soort > Managementinformatie, SEPA
Bronvermelding Financieel-Management

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Kleisteen

Informer software


KING


Timewriter


Onerzoeksbureau GBNED