Dit artikel gaat over oplossingen om digitale boekingsdocumenten zodanig te herkennen, dat op basis daarvan automatisch gekomen wordt tot een boekingsvoorstel voor de boekhouding. Het gaat dan met name om inkoopfacturen, maar bijvoorbeeld ook kassabonnen en meer specifiek benzinebonnen. Deze oplossingen kennen soms hun oorsprong vanuit digitaal documentbeheer of zijn specifiek gebouwd. Een gezamenlijk kenmerk van deze oplossingen is dat er een koppeling is met een of meer boekhoudpakketten. De boekingsvoorstellen moeten dan ook in deze laatste pakketten terecht komen voor verdere afhandeling en verantwoording. Vaak zijn oplossingen om digitale boekingsdocumenten te herkennen afgestemd op een of enkele boekhoudpakketten. Het is dan ook aan te bevelen bij de selectie van een dergelijk systeem uw boekhoudpakket als uitgangspunt te nemen. Er zijn ook leveranciers van standaard boekhoudpakketten die herkennen van boekingsdocumenten leveren als onderdeel van hun boekhoudpakket, al dan niet als optionele module.

Bij het herkennen wordt gebruik gemaakt van OCR dat staat voor ‘Optical Character Recognition’. OCR is zeker niet nieuw en kent zijn oorsprong zelfs uit 1929. De tekst van een gescand document (zoals een inkoopfactuur of kassabon) wordt herkend met behulp van verfijnde patroonherkennings-software die gescande teksttekens vergelijkt met de tekenvormen en tekenreeksen in een ingebouwde taalwoordenlijst. Er zijn programma’s op de markt om de inhoud van een PDF document om te zetten naar OCR.

Eenmaal omgezet kunnen letters en cijfers herkend worden. Bij dit laatste is een samenspel met het boekhoudpakket belangrijk. Het gaat er namelijk om dat de OCR gegevens zoveel mogelijk automatisch leiden tot een boekingsvoorstel dat vervolgens, met één druk op de knop, verwerkt kan worden in de boekhouding. Zo kan een leveranciersnaam afgeleid worden of bijvoorbeeld een bepaalde omschrijving die behoort bij een grootboekrekening. Zo kan ook BTW herkend worden. Boekingsintelligentie, zoals we dit laatste noemen wordt ook opgebouwd op basis van ontvangen boekingsdocumenten die eerder handmatig zijn toegewezen. De software onthoudt als het ware de toewijzing en gebruik deze vervolgens weer bij het herkennen van een volgend, gelijksoortig, boekingsdocument. Bijvoorbeeld een periodieke factuur die u krijgt voor een bepaalde verzekering. De opgebouwde boekingsintelligentie bepaalt in belangrijke mate de hoeveelheid boekingen die automatisch tot een boekingsvoorstel leiden.

Op dit moment wordt veelal software aangeboden onder de noemer ‘scannen en herkennen van boekingsdocumenten’. Scannen is daarbij niet nodig als documenten (zoals eerder genoemde inkoopfacturen) al digitaal worden ontvangen, bijvoorbeeld als email-bijlage in PDF-formaat. Er zijn steeds meer ondernemers die hun leveranciers vragen een factuur als email-bijlage in PDF te sturen. Steeds vaker wordt gebruikt gemaakt van een apart factuur emailadres door ondernemers. Slimme (herken- en boekhoud)software leest vervolgens automatisch dit email-adres uit en zorgt dat de PDF bijlagen als boekingsdocument worden opgeslagen om verder af te handelen als boekingsvoorstel. Als ondernemer hoeft u dan alleen nog maar het boekingsvoorstel goed te keuren (of eventueel aan te vullen).

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten kan, mits er voldoende omvang en boekingsintelligentie aanwezig is, efficiency opleveren in termen van FTE’s. Een ander, niet te onderschatten, voordeel is dat boekingsdocumenten direct digitaal beschikbaar zijn in uw 
administratie. Als uw leverancier van boekhoudsoftware hier goed gebruik van maakt kunt u deze digitale documenten opvragen. Bijvoorbeeld als er vragen zijn over een inkoopfactuur voor het betaalbaar stellen daarvan. Ook voor een accountant kan dit handig zijn.

Hoe zit het dan met elektronisch factureren?
Scannen en herkennen op basis van OCR is een tijdelijke oplossing, die echter nog wel enige jaren (auteur: 3 tot 10 jaar) zal duren. Op termijn zal elke organisatie   boekingsdocumenten, via een standaard als UBL, hanteren die elektronisch uitgewisseld worden tussen leverancier en afnemer. Door de ontvangende (boekhoud)software worden deze boekingsdocumenten automatisch ingelezen en verwerkt tot een boekingsvoorstel. Het gaat dan niet alleen om facturen, maar bijvoorbeeld ook om kassabonnen in de horeca, bij benzinestations en detailhandel.

Download het complete artikel: "Scannen en herkennen van boekingsdocumenten" in PDF.