Inmiddels bestaat er een hele ‘auditfile-familie' die de accountant kan inzetten in zijn rol als intermediair richting Belastingdienst. Maar ook wanneer hij zijn klant adviseert, biedt de huidige generatie XML-auditfiles mogelijkheden.

Iedere accountant is bekend met de XAF (XML Auditfile Financieel). Accountants zetten de XAF in binnen de controle- en adviespraktijk. Daarnaast is de XAF Handig als de Belastingdienst bij een klant op bezoek komt en vraagt om de boekhouding. Met een XAF-bestand kan de medewerker van de Belastingdienst zijn eerste analyse maken en wordt voorkomen dat de klant en de accountant zelf uren moeten besteden aan het uitleggen van de boekingsgang.
Maar hoe reageert de accountant als diezelfde medewerker van de Belastingdienst vraagt om een Auditfile Afrekensystemen of een Auditfile Salaris? Staat de accountant dan met een mond vol tanden of beantwoordt hij deze laatste vraag ook met één druk op de knop?

Op dit moment bestaat de auditfile-familie uit:

• XML Auditfile Financieel (XAF); financiële transacties uit de boekhouding. Te gebruiken voor specifieke analyses en het toepassen van statistical audit.
   
• XML Auditfile Afrekensystemen (XAA);  kassatransacties uit afrekensystemen. Ook voor aansluitingen met de journalisering in de financiële administratie en analyses.
   
• XML Auditfile Salaris (XAS); transacties uit de loonadministratie.
  Hierin komen de basis vastleggingen die o.a. gebruikt worden voor het maken van de interne rapportages, de aansluiting met de journalisering en de verplichte periodieke loonaangifte.

Met name de XAS is ontdekt als bron voor een betere beheersing van de loonkosten.
Tijdens de bijeenkomst van het XML-platform in februari 2013 is gesproken over het uitbreiden van de XAS met enerzijds alle velden/ingrediënten om een loonaangifte en de journalisering naar de financiële administratie te kunnen reproduceren en anderzijds met indicaties over het voldoen aan administratieve verplichtingen en auto-gerelateerde componenten. Dat laatste kan de professionalisering van de fiscaliteit rondom auto verhogen.

Daarnaast zijn er auditfiles in ontwikkeling of als suggestie aangedragen, zoals:

• XML Auditfile Ritregistratiesystemen (XAR); een rittenregistratiesysteem wordt gebruikt voor het vastleggen van de met een zakelijke auto gereden ritten. Door de Belastingdienst zijn hiervoor in 2012 normen gepubliceerd. Deze normen zijn met een groep softwareontwikkelaars verder uitgewerkt om te komen tot sluitende rittenregistratiesystemen en een beveiligde omgeving van waaruit de XAR aangemaakt kan worden. De specificatie van de XAR is in april 2013 door de samenwerkende partijen vastgesteld.
   
• XML Auditfile Board computer taxi (XAB); aanvullend op de wettelijke verplichting van het ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) van de technische registratie wordt gewerkt aan een uitgebreidere verzameling transactiegegevens, zodat ook de administratieve vastleggingen van het afrekenen van een rit opgenomen kunnen worden.
   
• XML Auditfile Voorraad (XAV); Op basis van de jarenlange ervaring binnen de Douane met een standaard voorraad verloop voor verschillende entrepot vergunningen, is door de OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) binnen de SAF-T (Standard Audit File - Tax) beschrijvingen een SAF-T Inventory gepubliceerd. Het plan is om als gevolg van de implementatie van een nieuw douane aangiftesysteem ook een auditfile voorraad als een open standaard te ontwikkelen.

Het gebruik van auditfiles zou gestimuleerd kunnen worden als de Belastingdienst in het kader van de bewaarplicht kan volstaan met de auditfile. Zeker bij auditfiles uit primaire registratiesystemen, zoals ritregistratiesystemen en afrekensystemen, ziet de Belastingdienst daarvoor kansen.

Ton Ooms van Ooms Accountants & Belastingadviseurs uit Roosendaal is een enthousiast XAF-gebruiker van het eerste uur. Ooms maakt op dit moment gebruik van versie 3.1 die hij inzet voor het uitlezen van grootboeksaldi- en –mutaties vanuit het boekhoudpakket Accept Financieel om deze te gebruiken in de Financial Data Suite van UNIT4.
Download complete artikel 'Auditfiles: haal eruit wat er in zit' rechtstreeks via Accountant.nl