Wij geloven dat de accountant een cruciale rol speelt in ons financiële stelsel. Al was het alleen maar omdat stakeholders een objectieve blik op hun belangen wel kunnen waarderen. En als dat niet voldoende is, dan wel omdat veel ondernemers niet zitten te wachten op lastige wetgeving en continu wijzigende belastingregeltjes. Sterker nog, sommigen hebben er een bloedhekel aan! Het financieel, en fiscaal ontzorgen heeft dus gewoon toegevoegde waarde. Nu en in de toekomst.

Accountants bedienen hun cliënten met een veelheid aan diensten en op verschillende manieren. Door de bank genomen, hebben ze echter maar één serieus stuk gereedschap: IT.

We zien echter drie belangrijke issues:

1. Elke afdeling van een accountantskantoor werkt met eigen, specifieke software. Als je managementinformatie verzorgt, heb je een dashboard. De jaarrekening maak je met een rapportgenerator en waarschijnlijk gebruik je een digitaal dossier. Als je belastingadvies geeft dan…. zal je wel met Microsoft Word en een mailbox werken. Op geen enkele manier staat de cliënt centraal. Als je geluk hebt, is er een vorm van CRM waarin wat data over jouw cliënt is vastgelegd. Het gevolg is dat elke professional zijn eigen beeld van de cliënt heeft en van de diensten die hem worden verleend.
        
2. Sommige softwareleverancier willen een ‘end-to-end’ automatiseringsoplossing bieden. Alhoewel dat een goed uitgangspunt is, is de integratie tussen verschillende componenten zelden vlekkeloos. Daarnaast leidt het vaak tot een soort van vendor-lock-in. Wijzigen van leverancier wordt een kostbare zaak en heeft veel impact op de organisatie. De lock-in ontneemt de leverancier ook de noodzaak om te innoveren. Want waarom zou je innoveren als je cliënten toch niet weg kunnen.
        
3. Traditionele softwaresystemen zijn niet altijd goed op het front van connectivity. Dit betekent dat software van andere partijen niet makkelijk kan worden gekoppeld of geïntegreerd.

Als wij onze zin zouden krijgen, zou de software voor accountants in het MKB volledig herzien worden.

Ons ideale IT systeem voor het gemiddelde MKB kantoor (als er al zo’n kantoor bestaat), zou gebouwd zijn op een soort van operating system. Laten we het voor het gemak Office Operating System of ‘oOS’ noemen.

De apps die je op het oOS kunt draaien kunnen zeer divers zijn. Gewoon een paar voorbeelden:

• Een app om de administratie te doen. Dit zou de gebruikersvriendelijke interface zijn waarmee jij of de cliënt transacties het oOS in pushed.
     
• Een risicomanagement app die je helpt om een gestructureerde risico analyse uit te voeren. Voor het kwantificeren van risico’s, kan de app data halen uit het oOS zodat risico’s frequent gemeten kunnen worden. De app kan gebruikt worden voor advies maar kan natuurlijk ook als basis dienen voor de jaarrekeningcontrole.
     
• Een e-mail client (of integratie). We weten allemaal dat e-mail cruciaal is voor communicatie met de cliënt. Maar we weten ook dat relevante e-mails vaak niet in het dossier terechtkomen. Een email app met goede integratie met de oOS database lijkt ons dan ook super handig.
     
• Een workflow app. Die kan geïnitieerd wordt op een bepaalde datum of als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven (bijvoorbeeld als ratio’s zich richting de gevarenzone ontwikkelen). En voor de duidelijkheid: een stap in een traditioneel werkprogramma is net zo goed een workflow als een e-mail van de cliënt waar opvolging aan gegeven moet worden.
     
• Een pensioen app die data haalt uit de salarisadministratie om zo de pensioenregeling te monitoren. Zodat bijvoorbeeld salariswijzigingen of andere mutaties meegenomen worden in de beoordeling of het pensioencontract nog wel past bij de organisatie.
     
• Een managementinformation app. Iedereen moet natuurlijk een fancy dashboard hebben, de enige blingbling die we kunnen bieden. Maar laten we het één stapje verder kijken. Laten we ook zorgen dat de gebruiker het dashboard ook kan gebruiken om data in te voeren. Die data wordt dan natuurlijk weer opgeslagen in het oOS voor toekomstig gebruik.

Lees complete white paper "informatietechnologie voor accountants" door Joris Joppe en Vincent van der Velde, analys.io (PDF).