De jaren zeventig schreef ik als programmeur boekhoudsoftware voor uiteenlopende organisaties. Van internet was dus geen sprake, laat staan van een begrip als Cloud computing. De Belastingdienst kende geen Auditfiles en een bestandsformaat als XML bestond nog niet. We werden in die tijd nog niet gek gemaakt met beloftes als SBR/XBRL. In die tijd was schijfruimte en processorcapaciteit het grootste aandachtspunt, zeker gezien de kosten die daarmee gemoeid gingen.

Ik vraag me vandaag de dag, dus anno 2015, regelmatig af of alle leveranciers van boekhoudsoftware wel optimaal gebruik maken van de techniek en mogelijkheden die heden ten dage beschikbaar is. Laat ik dit illustreren aan de hand van enkele voorbeelden:

• Nog steeds moet bij een aantal boekhoudpakketten een jaarafsluiting gedraaid worden. Waarom vraag ik me dan af? Vroeger werd een jaarafsluiting feitelijk louter alleen gedraaid om de database op te schonen, waardoor er weer ruimte ontstond om in een nieuw boekjaar te boeken. Want een opslagcapaciteit van enkele (tientallen) MB's was in die tijd al een luxe. Echt grote organisaties daargelaten is de huidige opslag toch wel toereikend (een terabyte is tegenwoordig normaal bij zelfs een eenvoudige notebook) om nooit meer bestanden op te schonen. En als het gaat om performance maken we tegenwoordig steed meer gebruik van het flashgeheugen van een SSD. Dus waar zou een jaarafsluiting nog voor dienen vandaag de dag? Wie het weet mag het zeggen.
    
• Dat elektronische factuurverwerking (dus inkoopfacturen elektronisch ontvangen EN verwerken) voordelen biedt is al jaren bekend en met de stand van het huidige internet eenvoudig te realiseren. Hoe komt het dan toch dat in een gunstige situatie alleen PDF-facturen op basis van scan- en herkentechniek ontvangen en verwerkt kunnen worden en geen facturen in XML? Gelukkig ondersteunen steeds meer leveranciers de standaard UBL (voor zowel uitgaande- als inkomende facturen), maar echt gemeengoed in de praktijk is dit laatste nog niet.
     
• Internet, moderne webbrowsers en de daarvoor bestaande programmeertalen zorgen ervoor dat een gebruiker zelf kan kiezen op welke device een programma wordt gedraaid. Bij dit laatste is het begrip BYOD (Bring Your Own Device) interessant om te noemen. Bijvoorbeeld het gebruik van een notebook of tablet computer of het gebruik van verschillende besturingssystemen (denk aan Wndows8 van Microsoft, Android van Google en OS X van Apple). Moderne boekhoudsoftware draait op een door de gebruiker te kiezen besturingssysteem en webbrowser. Maar in de praktijk zijn er nog steeds leveranciers die software die in het verleden is ontworpen om lokaal te gebruiken aanbieden via TS (terminal server) onder de noemers Cloud en SAAS. 

Gelukkig ondersteunen steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware bovenstaande ontwikkelingen en is steeds meer sprake van "automatisch registrerende boekhoudsoftware" als gevolg van onder andere:

• Automatische bankkoppelingen
• Elektronisch factureren
• Webservices en de realtime koppeling met bijvoorbeeld mutaties uit een webshop.

De volgende stap is wat mij betreft "automatisch controlerende boekhoudsoftware". Ik bedoel dan zeker niet alleen de controle of een balans en resultatenrekening in evenwicht is. Maar ik denk aan controles als:

• Controle op boekingen boven bepaalde grenswaarde;
• Controle op het dubbel voorkomen van boekstuknummers;
• Controle op dubbele boekingen (journaalposten);
• Boekingen met boekstukdatum buiten boekingsperiode;
• Negatieve kascontrole;
• Debetboekingen op omzetrekeningen;
• Creditboekingen op kostenrekeningen;
• Verkopen buiten verkoopboek;
• Boekingen met verschil tussen berekende en geboekte BTW; 
• Boekingen met afwijkende BTW-codes;
• Controle op BTW nummers afnemers en leveranciers; 
• BTW op facturen aan buitenlandse afnemers en leveranciers;
• Controle op afboeken debiteuren en creditteuren buiten kas, bank en giro;
• Controle op het ontbreken van uitgaande factuurnummers;
• Controle op aansluiting debiteuren en crediteuren met grootboek;
• Controle op dubbele facturen;

Bovenstaande aanzet is ontleend aan de hand van input voor het rapport “Data-analyse software voor de auditfunctie” en bij lange na niet volledig.

Ik ben in elk geval reuze benieuwd naar de nieuwe generatie "Automatisch registrerende en controlerende boekhoudsoftware" en hoop dat dit snel werkelijkheid is en geen droom.   

Verwacht: Gids boekhoudsoftware 2015
Op 21 mei a.s. breng ik een nieuwe versie uit van het gratis rapport "Gids boekhoudsoftware 2015" en geef ik inzicht in actuele ontwikkelingen en de mate waarin leveranciers deze ondersteunen. Tijdens Financial Systems wordt op deze datum het rapport mondeling toegelicht.