De verplichting om intragroepsrekeningen te reconciliëren wordt kort besproken in de IFRS-normen, maar de praktische modaliteiten daartoe worden niet behandeld. De groepen moeten bijgevolg het best mogelijke proces hanteren om intragroeptransacties te elimineren van de balans en de resultatenrekening, voorafgaand aan het consolidatieproces.

In tal van groepen gelden momenteel de volgende zaken voor de afstemming van intercompany accounts:

• Ze zijn een taak voor de consolidatieteams, hoewel die teams maar een beperkt zicht hebben op de situatie. Het betreft immers operaties die plaatsvinden op het niveau van de lokale entiteiten en hun eigen vennootschapsboekhouding,
    
• Het is een proces dat veel middelen opslorpt: één of meerdere mensen moeten verscheidene dagen worden ingezet om de te reconciliëren gegevens te verzamelen en eventuele kwesties op te lossen,
    
• Het is een tijdrovend proces en naarmate de afsluiting van de boekhouding nadert, wordt het verleidelijk om buiten de lijntjes te kleuren om snel vooruit te gaan en de deadline te halen: zaken afstemmen op de verkoper enz.,
    
• Het is een proces dat moeilijk te auditeren valt.

Is het dan niet mogelijk hiervoor een eenvoudiger en doeltreffender proces te implementeren?

De afstemming van intercompany transacties is een complex proces dat heel wat groepen graag willen automatiseren. De projecten waaraan we momenteel werken, worden door de klanten opgestart met het oog op:

• hogere productiviteit (het aantal medewerkers dat nodig is om de intercompany accounts te reconciliëren verminderen en de tijd die ze eraan besteden in te korten),
    
• traceerbaar maken van de operaties zodat ze beter auditeerbaar zijn. Het afstemmen van de intercompany accounts is een complex proces dat nog te vaak slecht wordt beheerd.

De intragroepsverrichtingen worden vaak beschouwd als een element van het consolidatieproces omdat ze tijdens de consolidatie worden geëlimineerd.

De analyse van de saldoverschillen tussen de verschillende intragroepsrekeningen is dan de verantwoordelijkheid van het consolidatiedepartement van de groep en is vaak een erg omslachtige taak. De consolidator heeft immers geen toegang tot de informatiebron. En de redenen voor de verschillen kunnen erg uiteenlopend zijn.

Tot de meest voorkomende redenen behoren:

• afwijkende registratiedatums (“cut-off”),
• uiteenlopende afsluitdatums,
• de conversie van transacties die oorspronkelijk zijn opgegeven in vreemde valuta,
• een verkoop die is geboekt als actief bij de verwerver,
• de boeking van BTW bij de verwervende vennootschap,
• de verdiscontering van een schuldvordering bij de banken,
• enz.

Het proces optimaliseren via automatisering – in welke mate en met welke resultaten?

Software voor de reconciliatie van intragroepsrekeningen op het niveau van transacties biedt de mogelijkheid om:

1. Alle transacties te markeren die strikt overeenkomen volgens een aantal vooraf bepaalde criteria (rekening houdend met materialiteitsgrenzen, wisselkoersverschillen, enz.).
    
2. Gegevens die niet automatisch gemarkeerd konden worden beschikbaar te stellen aan desbetreffende tegenpartijen. De toepassing begeleidt de tegenpartijen dan bij de reconciliatie.
     
3. De niet-reconcilieerbare gegevens te behandelen via een collaboratief platform voor de tegenpartijen.

Lees de complete white paper "De afstemming van Intercompany Transacties" van SigmaConso.