Sinds het afgelopen jaar breekt UBL steeds verder door als standaard formaat om elektronisch facturen uit te wisselen. Facturen worden op basis van UBL uitgewisseld tussen de administratiesystemen van de leverancier en de afnemer. Bij de afnemer wordt de factuur automatisch geregistreerd (en daarna geboekt) in de administratie. En als sprake is van een nieuwe leverancier worden de  leveranciersgegevens automatisch opgenomen in het administratiesysteem van de afnemer. Er is dan 100% zekerheid over de juistheid van de leveranciersgegevens, zoals de n.a.w-gegevens en het bankrekeningnummer. UBL zelf is al meerdere jaren beschikbaar als formaat en wordt gebruikt in meerdere landen. Interessant is dat UBL nu is omarmd door zowel de overheid als leveranciers van boekhoud- en andere standaard softwaresystemen in Nederland.

Een UBL-factuur kent een gestructureerde opbouw, bestaande uit groepjes van elementen. Zo zijn er elementen voor de adresgegevens van de leverancier en voor de afnemer. Maar ook elementen voor BTW, factuurkorting en natuurlijk factuurregels. Alleen de van toepassing zijnde  elementen worden gebruikt. Stel dat een factuur wordt samengesteld die betrekking heeft op een project dan is daarvoor een specifieke groep van elementen beschikbaar met elementen als projectfase, voortgang, begin- en eindperiode.  Er wordt dus geen gebruik gemaakt van overbodige elementen.

De UBL standaard zelf (zowel 2.0 als 2.1) is behoorlijk vrij als het gaat om de invulling van de elementen. Er is bijvoorbeeld geen definitie c.q. richtlijn om een land(code) aan te duiden of een bepaalde betalingsmethode. Hiervoor is aansluiting gezocht bij reeds bestaande standaarden en richtlijnen als het gaat om de inhoud van bepaalde elementen, bijvoorbeeld:
- ISO 3166 voor de landencode;
- UN/ECE 5305 voor de belastingcategorie;
- UN/ECE 4461 voor de betalingsmethode.
Door het gebruik van deze standaarden wordt het uitwisselen van gegevens volledig geüniformeerd.

UBL kent voor een factuur meer dan 1.000 elementen. Dat komt door de vele mogelijkheden, zoals de hiervoor genoemde elementen voor projecten. Maar zo zijn er ook elementen voor een verwijzing naar een order of een contract en aanvullende adresgegevens.

Anderhalf jaar geleden was nog sprake van het ‘kip-ei’ verhaal als het ging om elektronisch factureren op basis van UBL. Veel softwareleveranciers namen een afwachtende houding aan onder het motto “accountants en mkb-ondernemers vragen er niet om” en accountants waren niet goed geïnformeerd over de mogelijkheden van UBL en de daarmee gepaard gaande voordelen. Dat laatste had tot gevolg dat accountants bij hun softwareleveranciers niet aandrongen om UBL mogelijk te maken.   

In anderhalf jaar tijd is er veel veranderd. Veel gerenommeerde leveranciers van boekhoudsoftware bieden vandaag de dag elektronisch factureren op basis van UBL, zowel uitgaand als inkomend. Leveranciers van (online) factuurtoepassingen bieden UBL en ook leveranciers van scan- en herkentoepassingen ontsluiten steeds vaker het gebruik van UBL. En steeds meer mkb-accountants zijn enthousiast over de mogelijkheden die UBL biedt.

Complete artikel
Lees complete artikel "Elektronisch factureren: steeds meer mkb-accountants ervaren de voordelen van UBL" in PDF-formaat.