Softwarepakketten.nl

Onderzoek

UBl-RGS pilot gereed: kan een koppeling tussen UBL en RGS automatisch boeken van inkomende facturen bevorderen?

Plaatsingsdatum 15-12-2015
Berichtdatum December 2015

UBL
Met UBL is elektronisch factureren een feit. Maar het kan misschien nog efficiënter op basis van RGS?

RGS
Het Referentie grootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt beoogd door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan RGS. En anderzijds door rapportages (zoals vanuit SBR) te ontlenen aan RGS. Maar RGS kan mogelijk ook ingezet worden bij elektronisch factureren om factuurregels op de juiste rekening(en) te boeken.

Vaste grootboekrekening
Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een "vaste grootboekrekening" per crediteur.

Maar…..
Bijvoorbeeld huisvestingkosten bestaat in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden. Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: “Reclame- en advertentiekosten”, “Beurskosten”, “Etalagekosten” en “Websitekosten”. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken.

En zo zijn er natuurlijk nog andere voorbeelden te bedenken.

Kosten, voorraad of investering?
Bovenstaande klinkt als haarlemmerolie, maar gaat niet altijd op. Zo kan een leverancier van een factuur niet altijd bepalen hoe er aan de ontvangende kant wordt geboekt. Is er wel sprake van kosten of juist van voorraad? Misschien moet in plaats van kosten wel op een investeringsrekening geboekt worden vanwege fiscale regelgeving (leuker kunnen we het niet maken!).

2014/2015
In het najaar van 2014 stond tijdens de "Intermediairdagen belastingdienst" een RGS Presentatie op het programma met tevens aandacht voor aansluiting op elektronische facturen. 

Het werkplan RGS 2015 meldt als hoofdonderwerp voor de expertgroep in 2015 onder andere: Waar nodig inspelen op ontwikkelingen op het gebied van: UBL en e-facturering. 

Reden voor Onderzoeksbureau GBNED om extra aandacht te besteden aan de relatie tussen UBL en RGS.

UBL-RGS pilot gestart

De vraag is nu of UBL gekoppeld kan worden aan RGS én of daarmee een efficiënte oplossing bereikt kan worden om een automatische journaalpost tot stand te brengen? Om antwoord te krijgen op deze vragen is augustus 2015 het initiatief "UBL-RGS pilot" gestart vanuit de UBL Ketentest.

De uitvoering van een UBL-RGS pilot kent concreet de volgende doelen:

  1. Aantonen dat RGS-codering opgenomen kan worden binnen UBL bij het aanmaken van UBL-facturen;
  2. Aantonen dat inkoopfacturen in UBL automatisch geboekt kunnen worden op basis van RGS-codering;
  3. Nagaan of bovenstaande efficiënt genoeg is om in de praktijk breed te omarmen en verder uit te werken;
  4. Nagaan welke aandachtspunten aan de orde zijn bij een koppeling tussen UBL en RGS; zowel voor leveranciers van softwaresystemen als voor de gebruikers daarvan.

1e tussenresultaat getoond
Het 1e (tussen)resultaat van de UBL-RGS pilot is toegelicht tijdens het ICT Accountancy jaarcongres op 11 november 2015. Aangevuld met een live demo door Reeleezee en MUIS Software van het 1e resultaat van de UBL-RGS pilot. Reeleezee en MUIS hebben aangetoond dat op basis van RGS-codering de afzonderlijke factuurregels geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen.

Brainstormsessie
De resultaten tot heden gaven aanleiding tot een brainstormsessie die gehouden is op 7 december 2015 bij AFAS te Leusden. Aan deze sessie hebben enkele softwareleveranciers deegenomen, alsmede ervarings- en accountancy deskundigen.

Documentatie
Er is onderliggende documentatie beschikbaar van deze UBL-RGS pilot, te weten:

  • Beschrijving UBL-RGS pilot
    Met onder andere boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies.
  • Factuurvoorbeeld UBL-RGS pilot UBL-factuur en PDF-factuur.
    Met in de UBL-factuur een RGS-boekingscode per factuurregel. Zo kan getest worden of en hoe deze factuur ingelezen en verwerkt kan worden als inkomende factuur. 

Verder worden de volgende websites aanbevolen:

Resultaat teruggekoppeld
Het resultaat van de UBL-RGS pilot is feitelijk teruggekoppeld aan zowel de UBL- als RGS-community in Nederland eind 2015.
Benieuwd wie de handschoen nu verder oppakt.

September 2018
Taskforce implementatie RGS
Reactie op aandacht voor RGS in relatie tot elektronisch factureren (UBL):
"Vanuit de Taskforce Implementatie hebben wij een aantal softwareleveranciers benaderd met de vraag hoe we dit het beste verder kunnen oppakken. Eerder dit jaar (2018) is een discussie geweest met de softwareontwikkelaars of je in een uitgaande factuur RGS code moet zetten. De verwerkingssoftware is nu al zo ver dat dit niet nodig is omdat de software nu al voor grote delen slimme voorstellen kan doen voor boekingsgangen. Daarom is dit tot mei 2018 in de koelkast gezet, men wilde eerst RGS 3.0 doen. Voor de meeste software was het al geregeld omdat aan een crediteur een boekingsgang gekoppeld was. Na de zomer (2018) hebben wij weer contact gehad met de betreffende partijen maar de reactie was nog hetzelfde".

Alles over RGS
Voor meer informatie over RGS wordt verwezen naar het uitgebreide gratis rapport:
RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven... 
 

Categorie(n) Standaardisatie, (open)standaarden, Branche > Accountantskantoren, Soort > (Elektronisch) factureren, Branche > ICT bedrijven, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Financials, RGS (ReferentieGrootboekSchema), UBL
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL http://www.gbned.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

ICT Accountancy quickscan productontwikkeling en innovatie [25-11-2018]

Gids Salaris- en HRM-software 2018/2019 [03-11-2018]

Switchen van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware: vendor lock-in en dataportabiliteit [02-11-2018]

Terugblik ICT Accountancy jaarcongres 31-10-2018: Instant Payments, PSD2, Data driven mindset en andere onderwerpen [01-11-2018]

Robotic accounting contest boekhoudsoftware 2018: resultaten en testrapporten beschikbaar [31-10-2018]


Woensdag 12 december 2018
Seminar: elektronisch factureren in de praktijk

Deze dag is volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, - mede - op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en PEPPOL. Ook komt de FraudeInfodesk aan de orde, controle van inkomende facturen en robotic accounting. En er worden meerdere LIVE demonstraties verzorgd.
Meer informatie en aanmelden...


CreAim

Informer software


KING


Timewriter


Onerzoeksbureau GBNED