Elektronisch factureren levert aantoonbaar voordelen op en mag zich al jaren verheugen op een grote belangstelling vanuit zowel overheden als het bedrijfsleven. De vraag “Waarom elektronisch factureren nu nog niet op grote schaal is doorgebroken?” wordt in dit artikel beantwoord?

Om te beginnen is het louter aanmaken en verzenden van een factuur in PDF-formaat geen elektronisch factureren in optimale zin. Dit levert voor de afzender weliswaar een besparing op (met name in de zin van portokosten), maar de ontvanger van een dergelijke factuur niet. Deze laatste moet een in PDF-formaat ontvangen factuur veelal nog handmatig inboeken.

Het ontvangen en verwerken van elektronische facturen, aangeduid wordt als elektronische factuurverwerking, levert wel een significante tijdsbesparing op voor de ontvanger. Elektronisch factuurverwerking wordt ook gezien als onderdeel van het omvangrijkere ‘purchase to pay’ proces dat duidt op het traject, bekeken vanuit de afnemer, dat start met de aankoop en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur.

Exporterende bedrijven hebben te maken met uitgaande- en inkomende facturen gericht op en ter ondersteuning van primaire exportactiviteiten. Gezien het internationale karakter en dito regelgeving is sprake van een grote variëteit aan factuurvoorschriften en factuurstandaarden. Zo is bijvoorbeeld in de Europese Unie digitaal factureren toegestaan in alle lidstaten, maar ieder land bepaalt zelf zijn eigen regels en voorwaarden.

Om het proces van elektronisch factureren internationaal te ondersteunen kan een Billing Service Provider (BSP) ingeschakeld worden. BSP's treden op als intermediair tussen (veelal internationale) afzenders en ontvangers van facturen. Dit kan door het beschikbaar stellen van een portal waar afzenders facturen kunnen aanleveren en ontvangers facturen kunnen inzien. Of bijvoorbeeld door het omzetten van facturen in juiste formaten om door te sturen aan de legacy systemen van ontvangers of precies andersom. BSP’s kunnen hun kennis van internationale regelgeving, denk aan verschillende BTW regimes,  daarbij inzetten als onderdeel van de dienstverlening. Als afzender en ontvangen werken met verschillende BSP’s wordt gesproken over het 4-corner model, waarbij BSP’s onderling berichten (factuur en desgewenst andere documenten) uitwisselen. Bij het inschakelen van een BSP moet wel rekening gehouden worden met extra afhandelingskosten, die afhankelijk zijn van factoren als de soort dienstverlening en het aantal (factuur)transacties.

Er zijn internationaal de nodige organisaties en initiatieven om te komen tot standaardisatie op het gebied van elektronisch factureren. Om een indruk te geven en zonder limitatief te zijn, worden genoemd:

OASIS
OASIS (Organization for the Advancement of Structured information Standards) is een private (wereldwijde) organisatie op het gebied van standaardisatie.

UBL
OASIS heeft UBL (Universal Business Language) op de markt gebracht. UBL is een standaard voor het elektronisch uitwisselen van (bedrijfs)documenten, zoals inkooporders en facturen. UBL maakt gebruik van de standaard XML en gebruik van de UBL standaard is gratis (royalty-free). Denemarken loopt sinds 2005 voorop met het gebruik van UBL. Landen als Noorwegen, Zweden en IJsland maken eveneens gebruik van UBL. Het gaat dan om UBL 2.0 en sinds vorig jaar ook 2.1 (deze laatste versie is feitelijk een uitbreiding van documenten binnen het UBL landschap) Een uitgebreid overzicht van landen en segmenten waar UBL wordt toegepast is terug te vinden op Oasis-open.org.

UBL aangenomen als ISO standaard
Inmiddels (december 2015) is de elektronische factuurstandaard UBL (V2.1) aangenomen als ISO standaard!

UN/CEFACT
UN/CEFACT (Centre for Trade Facilitation and Ebusiness) had als eerste doel het vertalen van de al langer bestaande EDIFACT standaarden naar XML. Op het gebied van eFactureren is UN/CEFACT een standaard die parallel loopt aan UBL. OASIS heeft UBL echter op de markt gebracht om de adoptie van XML-berichten te versnellen.

GS1
GS1 is een internationale onafhankelijke non-profit organisatie die zakelijke partijen (retailers, leveranciers, logistieke dienstverleners) bij elkaar brengt. GS1 verschaft globale standaarden, gericht op het elektronisch uitwisselen van handelsdocumenten als orders, pakbonnen en facturen.

ISO
ISO (International Organization for Standardization) met onder andere de standaards ISO 3166 t.b.v. landencodes en ISO 4217 t.b.v. valutacodes en dus nu ook de elektronische factuurstandaard UBL (V2.1) onder de standaard ISO/IEC 19845:2015.

Peppol
PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online. Het PEPPOL project is in 2008 gestart als een testproject van de Europese Commissie. Met het initiatief werd de UBL adoptie in de publieke sector naar 11 landen opgeschaald: Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Italië, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, het Verenigd Koninkrijk en Zweden. In de kern verschaft PEPPOL een elektronische (data)transport infrastructuur, die het voor overheden en bedrijven in Europa mogelijk maakt via hun IT systemen op een eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze data en zakelijke documenten (elektronisch) uit te wisselen. Sinds 1 september 2012 is de OpenPEPPOL vereniging opgericht, nadat de oorspronkelijke PEPPOL pilot succesvol was afgerond.

Bovenstaande is slechts een deel van de initiatieven op het gebied van standaardisatie van berichtenverkeer. Natuurlijk worden er ook bilaterale afspraken gemaakt tussen bedrijven over elektronische gegevensuitwisseling van orders, facturen en andere handelsdocumenten. Al dan niet rekening houdend met en gebaseerd op genoemde standaarden. Niet in de laatste plaats zijn het de multinationals die eigen formaten (er wordt hier bewust niet gesproken over standaards) soms dwingend opleggen aan handelsrelaties.

Doorbreken
Elektronisch factureren zal op grote schaal doorbreken als overheden en het bedrijfsleven in meerdere landen dezelfde grensoverschrijdende standaards (en richtlijnen) voor elektronisch factureren gaan toepassen. Met eerder genoemde initiatieven, zoals de UBL-standaard, zijn de eerste stappen in de goede richting gezet. Iets om in elk geval de komende jaren goed in de gaten te houden en af te stemmen met uw IT-leveranciers, zodat tijdig ingespeeld kan worden op deze ontwikkelingen. Raadpleeg daarom ook eens de website van de UBL Ketentest, met tientallen voorbeeldfacturen en uitgewerkte factuurscenario’s) en wijs uw softwareleverancier daarop, via www.ublketentest.nl.

Lees het complete artikel "Elektronisch factureren in optima forma: een (1) internationale standaard met UBL als grote kanshebber" in PDF.