Handmatig boekingen vastleggen steeds meer achterhaald

In de vorige eeuw was een boekhoudpakket (of boekhoudmodule van een omvangrijker ERP-systeem) een sluitstuk voor het vastleggen en verantwoorden van financiële cijfers. Onderscheidend vermogen tussen het talrijke aanbod van boekhoudsoftware was alleen gelegen in het aanbod van sub-administraties zoals: vaste activa, verplichtingen, kostenplaatsen, meerdere boekingsdimensies, budgettering en in enkele gevallen een liquiditeitsplanning. Begin van deze eeuw was het aanbieden van online boekhouden via een webbrowser het belangrijkste onderscheidend vermogen. Op dit moment is het onderscheidend vermogen van boekhoudsoftware met name gelegen in het bieden van functies op het gebied van ketendigitalisering.

Boekhoudsoftware en ketendigitalisering is onder meer gericht op de volgende aspecten:

• Elektronische BTW-aangifte;
  Een voorbeeld van boekhoudsoftware en ketendigitalisering is de elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave. Met name het klein MKB en ZZP’ers maken nog veel gebruik van de aangiftefunctionaliteit via de website van de Belastingdienst. Terwijl een BTW-aangifte vaak met één druk op de knop vanuit boekhoudsoftware gegenereerd en verzonden kan worden.
    
  Er is sprake van een intracommunautaire levering als vanuit Nederland goederen (en/of diensten) geëxporteerd worden naar ondernemers in andere EU-landen dan Nederland. In dit geval kan, naast de BTW-aangifte, ook sprake zijn van een ICP-opgave (een van de voorwaarden is dat de afnemer beschikt over een BTW-identificatienummer). Bij een ICP-opgave moet per BTW-identificatienummer het betreffende (factuur)bedrag opgegeven worden. Ook deze opgave kan vaak met één druk op de knop vanuit boekhoudsoftware gegenereerd en verzonden worden aan de Belastingdienst.
      
• Automatische bankkoppeling;
  Naast het aanbieden van overschrijvingen en incasso’s hebben verreweg de meeste boekhoudpakketten de mogelijkheid om elektronisch rekeningafschriften van de bank in te lezen en deze te verwerken (reconciliatie) in de boekhouding. Onder de noemer “automatische bankkoppeling” bieden de ABN Amro, de Rabobank en de ING de mogelijkheid om elektronische bankafschriften automatisch in uw boekhouding terecht te laten komen. In plaats van bestanden handmatig up- en downloaden.
   
  Betreffende banken hebben voor de “automatische bankkoppeling” geen uniforme oplossing. Banken bepalen daarnaast zelf met welke leveranciers van boekhoudsoftware zij in zee gaan. Voor lang niet alle leveranciers van boekhoudsoftware is het even eenvoudig met de juiste contactpersoon- c.q. afdeling bij de betreffende banken in contact te komen om de mogelijkheid voor een automatische bankkoppeling te bespreken, laat staan te realiseren. Op dit punt er, zeker vanuit de banken, nog wel het een en ander te verbeteren.
    
• Automatische koppeling met webshops;
  Steeds meer bedrijven beschikken over een webwinkel. Het ligt dan ook voor de hand dat er een optimale gegevensuitwisseling is van webwinkeltransacties met de boekhouding. Automatisch mutaties inlezen en verwerken vanuit andere software, zoals kassasoftware en salarissoftware behoort ook tot het optimaliseren van ketendigitalisering.
    
• Elektronisch factureren;
  Facturen worden op basis van het standaard formaat UBL uitgewisseld tussen de administratie-systemen van de leverancier en de afnemer. Bij de afnemer wordt de factuur automatisch geregistreerd (en daarna geboekt) in de administratie. En als sprake is van een nieuwe leverancier worden de  leveranciersgegevens automatisch opgenomen in het administratiesysteem van de afnemer. Er is dan 100% zekerheid over de juistheid van de leveranciersgegevens, zoals het eerder genoemde bankrekeningnummer.
   
  UBL zelf is zeker als tien jaar beschikbaar als formaat. Interessant is dat dit formaat nu is omarmd door zowel de overheid als leveranciers van boekhoud- en andere standaard softwaresystemen. Naast UBL zijn er ook enkele sectorspecifieke standaards (zoals GS1 en HR-XML).

De meest in het oog springende ontwikkeling van dit moment is de laatst genoemde ontwikkeling, elektronisch factureren op basis van UBL. Belangrijke leveranciers van boekhoudsoftware als AFAS Software, Asperion, Cash Software, eBoekhouden, Exact Software, Informer Software, MINOX Software, MUIS Software, Reeleezee, SnelStart, UNIT4 en Visma ondersteunen deze standaard voor het zowel uitgaande facturen als inkomende factuurverwerking (zie UBL Ketentest voor alle leveranciers die deze standaard ondersteunen). Daarnaast wordt UBL ondersteund door tal van andere softwareleveranciers, zoals op het gebied van scannen en herkennen van boekingsdocumenten en online factureren.

API’s
Met name leveranciers van online boekhoudsoftware bieden de mogelijkheid om op basis van API’s gegevens met programma’s van andere leveranciers uit te wisselen. De mogelijkheden van ketendigitalisering in relatie tot boekhoudsoftware zijn hierdoor aanzienlijk toegenomen. Eerder is al ‘de automatische koppeling met webshops’ genoemd. Voor dit laatste bieden API’s een uitkomst omdat een leveranciers van boekhoudsoftware één API kan aanbieden die voor verschillende webshops gebruikt kan worden. Andere voorbeelden van ketendigitalisering waar API’s een uitkomst bieden zijn: een koppeling met incassotoepassingen. Inzicht in de kredietwaardigheid van relaties, het automatisch uitwisselen van journaalposten vanuit salarissoftware en een koppeling met rapportage- c.q. jaarrekeningsoftware.

Het aanbod van boekhoudsoftware gericht op de Nederlandse markt is zeker omvangrijk te noemen.

In het voorjaar van 2015 is de “Gids boekhoudsoftware 2015” verschenen met inzicht in nagenoeg alle  standaard boekhoudsoftware voor de Nederlandse markt en aanwezige eigenschappen. Deze gids is gratis op te vragen via www.gidsboekhoudsoftware.nl.