"Schrijf eens een whitepaper over factuurverwerking met go2UBL!", vroeg iemand mij laatst. "Schrijven over factuurverwerking op wit papier?", zei ik gekscherend. Goed idee! Gewoon een pen en een stuk papier en schrijven maar… "Nee", zei hij, "ik bedoel natuurlijk een stuk schrijven op de computer, met een tekstverwerker. Dat is toch logisch? Wie schrijft er nou nog met de hand…?".

Hoewel dat laatste misschien wel klopt, is het natuurlijk niet zo dat ál het papier verdwijnt en dat straks niemand meer met de hand (én leesbaar!) kan schrijven. Of toch wel? Al jaren horen wij dat digitalisering van inkoopdocumenten zo ver zal gaan dat er geen papier meer is. Er is nog een lange weg te gaan, maar het gaat wel hard! Gelukkig maar!

Het landschap van inkoopdocumenten is op dit moment uitermate divers. Uit alle hoeken en gaten komen inkoopdocumenten naar je toe of moet je zelf “ophalen”. Vroeger kwam de postbode langs en dat was dan ook meteen je enige “inkomende” proces. Tegenwoordig komt die zelfde postbode nog steeds. Daarnaast heb je nu ook e-mailinkopen, vaak zelfs internationaal (denk aan Google, Facebook, Linked-in, en dergelijke). Ook zijn er facturen die je zelf moet ophalen uit een “portal” zoals bij KPN en Ziggo bijvoorbeeld. Dan zijn er nog de vele losse bonnen en creditcardafschriften. En niet te vergeten handgeschreven nota’s: ook die bestaan nog steeds!
Je ziet: de facturen komen overal vandaan. En doordat iedereen e-mail heeft, kunnen ze ook nog eens verspreid door je hele organisatie binnen komen. Achter elke factuur zit een crediteur die graag zijn geld wil hebben en vaak een waardevolle relatie voor je onderneming is.

"Wie schrijft er nou nog tegenwoordig?” zei hij. “Net zo logisch als je facturen versturen in pdf?”, vroeg ik vervolgens. “Ja natuurlijk, dat doe je niet meer op papier”, antwoordde hij. “En als e-factuur?”, vroeg ik hem. “E-factuur? Geen idee. Wat is dat?”.

“Een E-factuur is feitelijk niets meer dan een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat”.
Het was overduidelijk dat hij toen afhaakte… Ik startte snel een poging in Jip en Janneke taal: “Het is een factuur die vertaald wordt naar computertaal zodat jouw boekhoudpakket dat foutloos kan inlezen en uiteindelijk misschien wel helemaal zelfstandig kan boeken”. Hij was meteen weer bij de les. “Dat is interessant! Maar, dat kan toch alleen werken als iedereen zich aan dezelfde standaard houdt?” Ik hoorde het al: hij begon het te begrijpen… “Inderdaad” zei ik. “Er is een standaard voor die nu ook door de Nederlandse Overheid omarmd wordt. Die standaard heet UBL en staat voor Universal Business Language”. Hij dacht even na en zei toen: “Dat zou inderdaad wel eens kunnen werken als iedereen zich daaraan zou houden, maar… hoe ga je dan om met alle die inkoopdocumenten die nog niet via UBL aangeleverd worden?”. Ik kreeg een glimlach op mijn gezicht en keek hem een paar tellen vragend aan. Al snel gaf hij zelf het antwoord: “Ah! Daarom go2UBL!”

“Ah! Daarom go2UBL!” zie hij. “Maar: ik hoor ook zoveel over scan-en-herken. Hoe moet ik dat zien dan?”. Ik zei: “Scan-en-herken probeert te herkennen wat er op het document staat. Hoe beter de kwaliteit van het document, hoe groter de kans dat het volledig en juist herkend wordt. En juist die splitsing tussen volledig en juist is van groot belang. Ongeveer 80% van de inkoopdocumenten zijn standaard facturen. De andere 20% zijn andere soorten. Denk aan buitenlandse facturen, e-mails, bonnen, belastingaanslagen, inkoopverklaringen en ga zo maar door.

Er is geen scan-en-herken partij die 100% volledigheid en juistheid kan garanderen. Goede scan-en-herken partijen komen tot maximaal zo’n 85% volledigheid en een vergelijkbare juistheid op normale gescande papieren facturen. Dat betekent dat je vaak zelf nog moet aanvullen of corrigeren. De andere types inkoopdocumenten zijn veelal niet te herkennen voor die partijen. Wij zijn echter wel instaat om 100% volledigheid te geven en ook alle type inkoopdocumenten te verwerken.”. Hij begreep het nu helemaal: “Rob, dat is een heel gemak!”, zei hij.

Ook al is de wereld er nog niet helemaal klaar voor, digitaliseren en optimaal gebruik maken van de mogelijkheden van UBL is simpel.

De verzender van een factuur heeft veel gemak van het verzenden van zijn factuur als PDF-document. De ontvanger heeft – soms onbewust – het meeste gemak van een UBL. Doordat UBL door de gerenommeerde boekhoudpakketten wordt ondersteund, is een dure maatwerk koppeling niet nodig. Gewoon “inlezen”, net als een bankafschrift en klaar!

Wanneer je als ontvanger alle binnenkomende facturen eenvoudig naar één locatie kunt (laten) sturen, is het binnenkomende proces weer net zo eenvoudig als de ene postbode van vroeger.

“Rob, dat is een heel gemak!”, zei hij. “Al dat gemak noemen wij bij go2UBL nu ‘Ubbelen’!”, vertelde ik hem. “Dat moet je onthouden: Ubbelen”. “Klinkt goed!”, zei hij. “Ubbelen! Maar ik heb nu nog één vraag: hoe komen al die verschillende typen inkoopdocumenten dan op één plaats binnen?”. Daarmee stelde hij terecht een belangrijke vraag. “Maak gebruik van het nummer dat je al van de overheid hebt gehad: je KvK nummer! Wanneer je al je inkoopdocumenten mailt of door de verzender laat mailen naar  kvknr@go2ubl.nl ben je meteen al klaar. Wij verwerken alles 100% tot een UBL waar jouw boekhoudpakket direct raad mee weet.”
“Een mooi verhaal Rob, als je dat nou eens uitschrijft via een tekstverwerker” zei hij lachend. Ik antwoordde “ik zal eens kijken wat ik voor je kan doen…”.

Door Rob Tolstra, go2UBL.