Elektronisch factureren is de nieuwe standaard. Het is niet alleen handiger en goedkoper dan de traditionele wijze van het versturen en ontvangen van facturen, maar u kunt het factureringsproces er ook mee automatiseren. Ondernemers die zaken doen met de overheid, zijn zelfs verplicht om elektronisch te factureren. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen een factuur in pdf-formaat versturen via e-mail en écht elektronisch factureren?

Ondernemers, maar ook accountants, ondervinden vaak dezelfde problemen. Er wordt bijvoorbeeld veel tijd besteed aan terugkerende taken, zoals het zoeken naar facturen, het traceren van betalingen en het corrigeren van menselijke fouten. Door de afhankelijkheid van papieren facturen, wordt het organisatorische proces ook nog eens vertraagd. Handmatige invoer van gegevens en facturen leidt automatisch tot fouten, zoekgeraakte facturen en een langer verwerkingsproces. Daarnaast is het handmatig invoeren van gegevens en facturen een tijdrovende en kostbare klus, terwijl dit waarschijnlijk ook de klus is met de minst toegevoegde waarde voor de financiële administratie. Deze problemen kunnen opgelost worden door gebruik te maken van elektronisch factureren, oftewel e-factureren.

Maar wat is e-factureren nou eigenlijk?
E-factureren is simpelweg het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in pdf-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur naast een pdf-versie van de factuur, ook een xml-bestand wordt verstuurd. Dit noemen we UBL (Universal Business Language). De e-factuur moet verplichte informatie bevatten, zoals bedrijfsgegevens, het btw-nummer, het KvK-nummer, het factuurnummer en het factuurbedrag. Hierdoor kan de e-factuur automatisch in de administratie worden verwerkt tot boekingsvoorstel.

E-factureren en de overheid
De overheid stimuleert ondernemers om facturen voor de Rijksoverheid elektronisch in te dienen. De technische, juridische en fiscale drempels om e-facturen te versturen zijn verlaagd, onder andere doordat elektronische facturen sinds 2009 op dezelfde manier worden behandeld door de overheid als papieren facturen. Een overstap op e-factureren zal de financiële en economische slagkracht voor bedrijven en ondernemers aanzienlijk verbeteren. De Europese Commissie staat hierachter en wil dat e-factureren de meest gangbare factureringsmethode in Europa wordt. Het doel hiervan is om de btw-facturering in Europa te vereenvoudigen en te harmoniseren om de buitenlandse handel te stimuleren. Voor bedrijven die zaken doen met de overheid, is het tevens vanaf 2018 verplicht om elektronisch te factureren. 

De white paper behandelt verder de voordelen van elektronisch factureren, maar gaat ook in op twee aandachtspunten waar u rekening mee moet houden als u overgaat op e-factureren, te weten: de acceptatie van de ontvanger en de juiste controles door het boekhoudpakket.

Download de complete white paper "E(lektronisch)-factureren: Bent u al klaar voor de toekomst?" (PDF)...

Bezoek ook onze gratis webinars/online trainingen, zie http://www.muis.nl/trainingen.