Blog door Gerard Bottemanne

Robot
Eerst het begrip robot volgens Wikipedia:
“Een robot is een programmeerbare machine die verschillende taken uit kan voeren.”

Of volgens Oxford Dictionaries:
“A machine capable of carrying out a complex series of actions automatically, especially one programmable by a computer.”

In relatie tot webpagina’s komen we het begrip ”robot” ook tegen als synoniem voor “spider”. Veelal gebruikt door zoekmachines om de inhoud van webpagina’s af te zoeken naar hyperlinks of inhoud. Dit valt buiten de scope van deze blog en wordt verder geen aandacht aan besteed.

Het begrip robot kan onderverdeeld worden naar:

1. Industriële robots (industrial robotics); een robotsysteem gebruikt voor productietaken in een fabriek. Een bekend voorbeeld is de auto industrie waar al decennia lang gebruik wordt gemaakt van industriële robots. Feitelijk als doel om menselijke handelingen te automatiseren. We hebben het dan over industriële automatisering. Automatisering met behulp van computergestuurde machines wordt procesautomatisering genoemd. Dit laatste met als belangrijkste doel te besparen op productiekosten.
      
2. Robotic process automation (RPA); in tegenstelling tot industrial robotics gaat het bij RPA om administratieve bedrijfsprocessen, waarbij de workforce (arbeidscapaciteit) van (hoog volume) processen vervangen wordt door automatisering. Er wordt ook wel gesproken over “workforce emulate”, oftewel het imiteren/nabootsen van menselijke handelingen (die repeterend en voorspelbaar zijn). Een voorbeeld gericht op de boekhouding is het elektronisch verwerken van bankafschriftmutaties, waarbij zoveel mogelijk mutaties automatisch worden geboekt op basis van herkenning (ook wel reconciliatie van bankafschriften genoemd). Zo worden facturen herkend aan een factuurnummer, factuurbedrag en klantnummer. Iets wat repeterend is (factuurbetalingen komen vaker voor) en voorspelbaar is (factuurnummer, factuurbedrag en/of klantnummer zijn aanwezig in de administratie).
   
   Net als bij industrial robotics gaat het uiteindelijk om besparing door het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van bedrijfsprocessen.
   
   RPA heeft betrekking om meerdere administratieve bedrijfsgebieden, zoals:
   - CRM
   - ERP
   - Helpdesk
   - Purchase to pay
   - Order to cash
   - Financiële administratie (zeg maar de boekhouding).
   
   
3. Robotic accounting; Robotic accounting, in Nederland ook wel Robot boekhouden genoemd, heeft betrekking op accounting functies. Boekhoudfuncties in de brede zin van het woord, zoals uitgaande facturering, elektronische factuurverwerking, bankmutaties, elektronisch uitwisselen gegevens met andere systemen en andere, repeterende, boekhoudfuncties.

   Door een goede inzet van robotic accounting worden handmatige taken (zoals het inboeken van facturen of bankafschriften) overgenomen door de computer. Robotic accounting is feitelijk niet nieuw, want bijvoorbeeld het automatisch boeken (afletteren) van bankafschriften is al jaren gemeengoed. Wel is het zo dat steeds meer van dergelijke functies geautomatiseerd plaatsvinden. De computer neemt als het ware de werkzaamheden van de mens over.

In relatie tot Robotic accounting wil ik u het volgende begrip niet onthouden:

Machine Learning
Machine learning is dat deelgebied van computerwetenschappen dat computers het vermogen geeft zelflerend te zijn, zonder expliciete programmering. Oftewel “Machine learning is the subfield of computer science that gives computers the ability to learn without being explicitly programmed (Arthur Samuel, 1959)”. Ontleend aan Wikipedia.

Machine learning is veel breder dan het robotic accounting domein en beslist niet nieuw (zoals uit bovenstaande verwijzing naar 1959 al blijkt). Twee bekende algemene voorbeelden van machine learning zijn: Netflix’s algoritme om je speelfilms voor te stellen, gebaseerd op speelfilms die je in het verleden al hebt bekeken. En Amazon’s algoritme dat boeken aanbeveelt op basis van boeken die je al eerder hebt gekocht.

Gerelateerd aan robotic accounting kan als voorbeeld genoemd worden het automatisch verbijzonderen van regels op inkoopfacturen naar bepaalde rekeningen. Er wordt als het ware boekingsintelligentie opgebouwd op basis van reeds gedane boekingen, zonder dat de gebruiker daar aan te pas hoeft te komen.

Referenties
Tot slot kan ik aanbevelen:
Het artikel “Robotic process automation in the Finance function of the future” van Deloitte (PDF).
Het thema “Robotic accounting” op deze website.

Suggesties om deze blog te verbeteren of uit te breiden zijn welkom.