Verzend je je facturen elektronisch? Verwerk je je inkoopfacturen elektronisch? Echt? Veelal wordt gedacht dat je met het mailen van een PDF-factuur al mooi meedoet. Of dat je een factuur na het scannen geautomatiseerd kan verwerken. Dit artikel bespreekt wat een echte e-factuur is, hoe je deze verstuurt en verwerkt via UBL en welke voor- en nadelen dat met zich meebrengt.

De e-factuur
Een e-factuur is een digitaal bestand dat alle gegevens van de factuur bevat. Deze wordt direct tussen het verzendende en ontvangende boekhoudpakket uitgewisseld. Bij deze uitwisseling identificeren de verzender en ontvanger zich en ontvangt de verzender een digitale handtekening voor ontvangst. Het proces van het verzenden en ontvangen van een e-factuur is volledig geautomatiseerd en wordt door computers gedaan - menselijke handelingen binnen dit proces behoren hierdoor tot het verleden tijd.

De voordelen voor de ontvanger liggen voor de hand:

• De factuur hoeft niet meer te worden overgetypt
• Het boekingsvoorstel staat automatisch klaar
• De boeking bevat alle factuurregels, niet alleen een factuurregel per btw-soort
• Geen spookfacturen meer
•  Ontvangstbevestiging

Voor de verzender betekent dit dat de factuur sneller wordt verwerkt en daarmee sneller kan worden betaald. Tevens voorziet het in een belangrijke behoefte van je ontvanger.
Je herkent een e-factuur aan het bestandstype UBL.

Wat is een UBL factuur
UBL staat voor "Universal Business Language." UBL is ontwikkeld door de onafhankelijke partij OASIS en is inmiddels ook een ISO standaard. De huidige versie is UBL 2.1. De standaard omvat een set van tientallen documenten die tussen bedrijven kunnen worden uitgewisseld, zoals een offerte, order, pakbon - en ook natuurlijk een factuur. In de praktijk wordt op dit moment met UBL eigenlijk altijd een factuur bedoeld.

De UBL factuur wordt inmiddels wereldwijd gebruikt. Wel zijn er verschillende versies en dialecten in omloop. In Nederland wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van SimplerInvoicing, SI-1.1 (sinds 1 januari door de Nederlandse overheid verplicht gesteld voor nieuwe contracten).

In België wordt voor UBL e-fff gehanteerd, in Noorwegen EHF, in Denemarken OIOUBL en zo gaat het nog even verder. Deze formaten voor een factuur lijken sterk op elkaar, maar wijken op onderdelen af. Zelfs met de Nederlandse SI-1.1 standaard bestaan implementatieverschillen bij boekhoudpakketten: sommige eisen een PDF-versie van de factuur in de UBL, terwijl andere boekhoudpakketten daar niet mee om kunnen gaan en de PDF als aparte attachment in de mail willen zien. Dat maakt het een uitdaging voor de je boekhouding.

Conclusie: als verzender moet je de UBL van je factuur aanpassen aan de ontvanger. Het is niet voldoende om een "standaard" UBL te maken en deze via mail te versturen. En versturen via email is sowieso niet de beste verzendmethode. Veel verzenders maken daarom gebruik van een billing service provider die de complexiteit van het genereren van het juiste UBL formaat en het verzenden hiervan op zich neemt.

Complete artikel
Lees het complete artikel van Dolf Kars van Storecove, met:

• Factuur verzendmethoden; (post, Factureren met pdf email, UBL per email en automatisch ophalen uit Portals;
• Wat is het PEPPOL netwerk;
• Effect van e-facturatie op de Customer Journey.

Download complete artikel "UBL maakt je facturering gemakkelijker" (PDF)...