"Een blockchain is een online register waarin transacties worden geregistreerd. Er wordt ook wel gesproken over een digitaal gedecentraliseerd grootboek. Iedereen die deelneemt heeft een kopie van het grootboek op zijn computer staan.Iedere transactie, een block, wordt als het ware door alle gebruikers geverifieerd". Bottom line komt het er op neer dat niemand iets aan een bestaande transactie kan veranderen. 

Dat "blockchain" de aandacht heeft moge duidelijk zijn. Niet alleen in Nederland, maar wereldwijd zijn er talloze initiatieven om het nut van blockchain aan te tonen. Graag verwijs ik naar de website www.watisblockchain.nl waar ook bovenstaande citaat van afkomstig is.

Een andere ontwikkeling is die van het telkens maar groeiende aanbod van online boekhoudsoftware, of wat voor boekhoudsoftware moet doorgaan. Sommige aanbieders van online boekhoudsoftware doen je geloven dat je zonder kennis kunt boekhouden. Zoek maar eens naar "boekhouden zonder kennis" via Google.

De relatie die ik wil maken tussen boekhoudsoftware en blockchain heeft alles te maken met zekerheid op basis van het registreren van transacties. Het gaat hierbij wat mij betreft om "zekerheid op basis van ALLE transacties".

Met een simpel voorbeeld wil ik dit laatste verduidelijken.
Stel je maakt een verkoopfactuur aan van 200 euro excl. 21% BTW, zijnde 42 euro BTW. Je mailt deze aan de klant. De klant klaagt. Je past vervolgens deze factuur aan in een bedrag van 100 euro excl. BTW en mailt de gecorrigeerde factuur naar de klant. De klant betaalt. Als dit alles plaatsvindt in dezelfde aangifteperiode voor de BTW is er wat mij betreft niets aan de hand. Er vanuit gaande dat de klant ook alleen de gecorrigeerde factuur boekt. Nu doet zich dezelfde situatie voor, maar de klant klaagt nadat de BTW-aangifte al is verzonden aan de Belastingdienst op basis van de oorspronkelijke factuur van 200 euro (direct vanuit de boekhoudsoftware of desgewenst handmatig via de website van de Belastingdienst). Als de verkoopfactuur nu wordt aangepast en opnieuw gezonden aan de klant, dan wijkt de BTW-aangifte af van de nieuwe factuur en moet dat natuurlijk leiden tot een correctie van de gedane BTW-aangifte. Dit laatste veronderstellen we even in de volgende BTW-aangifteperiode. Door eerst een creditnota te sturen van de oorspronkelijke factuur en dan een nieuwe factuur heb je een correctie BTW-aangifte. Wijzig je echter de oorspronkelijke factuur en stuur je deze opnieuw dan heb je niet per definitie een aansluiting met de gedane BTW-aangifte. Dit laatste wordt wel bereikt als je boekhoudsoftware automatisch het verschil tussen de oorspronkelijke en gecorrigeerde factuur meeneemt in de nieuwe BTW-aangifteperiode. De oorspronkelijke factuur is dan voor 200 euro aan omzet en 42 euro aan BTW meegenomen in de BTW-aangifte. De gecorrigeerde factuur moet dan leiden tot -100 euro aan omzet en -21 euro aan BTW. Per saldo is dan weer sprake van 100 euro aan omzet en 21 euro aan BTW. Precies dezelfde sitiatie die bereikt wordt via de procedure van een creditnota.

Laten we er eens vanuit gaan dat de boekhoudsoftware niet afdwingt een creditnota te maken, maar de mogelijkheid biedt de oorspronkelijke nota te corrigeren (ook al is dat na de BTW-aangifteperiode en laat ik even in het midden hoe ik hier als echte boekhouder over denk). De boekhoudsoftware moet dan in elk geval ALLE mutaties vastleggen, zowel op basis van de oorspronkelijke factuur, als op basis van de gecorrigeerde factuur. En, dat spreekt voor zich, de boekhoudsoftware moet precies bijhouden welke mutaties als zijn verwerkt in een BTW-aangifte. Mutaties mogen - buiten de BTW-aangifteperiode in elk geval -, nooit gewijzigd kunnen worden!!

En hier hebben we de relatie met blockchain, zijnde het register waar, mijn inziens ALLE, transacties (lees: mutaties) geregistreerd worden. 

Dit laatste is wat mij betreft zo oud als de weg naar kralingen en werd al toegepast toen ik eind jaren zeventig nog als programmeur werkte aan financieel administratieve toepassingen. Zijnde het niet dat vanwege capaciteitsgebrek (1 MB was toen al erg veel) periodiek transacties geschoond moesten worden - met een heuse papierberg als gevolg als blauwdruk van de transacties. Ik mag toch hopen dat bij de moderne online boekhoudsoftware ook alle transacties aanwezig zijn en deze niet periodiek geschoond hoeven worden (fantastische basis voor data-analyse zou ik zeggen). Even voor de goede orde: een wijziging van een bestaande verkoopfacuur leidt minimaal tot een aanvullende transactie, waarbij de oorspronkelijke transactie behouden blijft. Moderne boekhoudsoftware moet dus in elk geval voldoen aan het eerst genoemde deel van de blockchain betekenis.   

Decentraal
"Iedereen die deelneemt heeft een kopie van het grootboek op zijn computer staan. Iedere transactie, een block, wordt als het ware door alle gebruikers geverifieerd". Zo luidt het tweede deel van de definitie van blockchain. En dat is iets wat ik beslist niet kende uit mijn tijd als programmeur met mainframe computers en domme terminals. Natuurlijk waren computers soms met elkaar verbonden en werden er regelmatig back-ups gemaakt, maar een kopie van alle transacties voor gebruikers was een onbekend begrip in die tijd. 

Bij online boekhouden is in de praktijk sprake van één grote database (waaronder het grootboek) met daarin vastgelegd de transacties van vele administraties (lees: gebruikers). Deze database wordt tegelijkertijd op meerdere schijven opgeslagen voor als zich calamiteiten voordoen. Dit laatste is al het geval bij privé netwerk opslag systemen (NAS) via een techniek die als RAID 1 wordt aangeduid. En verwacht mag worden dat er periodiek een kopie wordt gemaakt als onverhoopt een oude stand van de database teruggelezen moet worden, al dan niet partieel per administratie. Bij online boekhouden hebben in elk geval niet alle gebruikers een kopie van alle transacties op zijn computer staan. Het lijkt me ook niet wenselijk als de transacties van mijn administratie op de computer van een andere individuele gebruiker opgeslagen worden.

Betekent bovenstaande dat online boekhoudsoftware niet kan voldoen aan de tweede definitie van blockcain "Iedereen die deelneemt heeft een kopie van het grootboek op zijn computer staan. Iedere transactie, een block, wordt als het ware door alle gebruikers geverifieerd". Ik durf te beweren dat deze tweede definitie van blockchain wel degelijk kan opgaan en haar nut kan bewijzen, al is het in wat aangepaste vorm.

Zo zou een leveranciers van online boekhouden kunnen zorgen dat elke transactie door een gebruiker ook opgeslagen worden op een computer van die gebruiker. Desnoods via Dropbox of Google drive (privacy van gegevens laat ik hierbij even voor wat het is). Of op een computer van een accountant- of administratiekantoor. Het zou zelfs mogelijk zijn dat elke transactie door een gebruiker opgeslagen wordt op een computer van de Belastingdienst. Er vanuit gaande dat ik te goedertrouw mijn administratie voer en achteraf sowieso de auditfile financieel beschikbaar stel aan de Belastingdienst (met daarin ook alle mutaties) zou ik daar persoonlijk geen enkel probleem mee hebben. We hebben dan een kopie van transacties op meerdere computers staan en door deze telkens te verifiëren de zekerheid dat transacties niet gewijzigd worden zonder dat dit opvalt. Naar mijn bescheiding mening wordt dan in belangrijke mate voldaan aan de genoemde tweede definitie van blockchain.

Dus alle transacties online en realtime delen met de Belastingdienst!

Bovenstaande is een eerste gedachte en natuurlijk een sterk vereenvoudigde weergave van boekhoudsoftware volgens de blockchain filosofie.

Mijn doel is de komende maanden te komen tot een uitgebreide uitgave waarin een voorzet wordt gedaan wat nodig is om boekhoudsoftware volgens de blockchain filosofie te laten werken c.q. welke invloed blockchain kan hebben op boekhoudsoftware. Inclusief een nadere duiding van "blockchain filosofie in relatie tot boekhoudsoftware".

En wie weet leidt dat laatste dan tot een volgende stap, bijvoorbeeld een heuse pilot. Maar dat laatste is voor later.

Cryptocurrency (cryptovaluta)
De bitcoin, en inmiddels de nodige andere cryptocurrency, ook wel altcoins genoemd, zijn ook gebaseerd op blockchain. Een aanvullende vraag die ik me stel is hoe deze cryptocurrency verwerkt worden in de boekhouding? Inmiddels kennen we elekronisch bankieren, waarbij bankafschriften automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Geldt dit laatste ook voor betaaltransacties die we doen in cryptocurrency of zijn we nog niet zo ver?   

Wie reageert?
Ik nodig softwareleveranciers, accountants, de Belastingdienst en andere financials en deskundigen graag uit om te reageren op deze blog-bijdrage. En vooral om mee te denken over "Boekhoudsoftware volgens de blockchain filosofie". Dus reageer!

Door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Reageren kan via gerard@gbned.nl