Blog door Robêrt de Gier, Exact Software 

Robots in finance toekomstmuziek? Nee hoor, zijn dichterbij dan je denkt. En ze zorgen dat de financiële administratie zonder handmatige activiteit kan gaan. Moet de finance professional zich hier zorgen over maken?

Digitale transformatie
Van virtual assistants tot chatbots voor het beantwoorden van klantvragen; robots worden steeds vaker toegepast in ons dagelijks leven. Nog een stapje verder gaan Google’s DeepMind en IBM’s Watson. Deze supermachines maken op een geheel nieuwe manier gebruik van een wereldwijde databank aan informatie. Zij doen iets wat we ons een aantal jaren geleden nog niet eens konden voostellen. Laat staan de snelheid waarmee ze dat doen.

In de ontwikkeling van de huidige bedrijfssoftware spelen nieuwe technologieën een cruciale rol. Dit gebeurt door machines verbeteringen te laten bedenken die wij als mensen niet zouden kunnen verzinnen. Die machines kunnen dat op basis van algoritmes en door grote hoeveelheden data te analyseren en om te zetten in kennis. Zo ontwikkelt ERP software van automatisering van een aantal taken naar een volledig geautomatiseerde en directe verwerking van alle taken én responses, zonder enig menselijk handelen. Je kunt je voorstellen dat dit een enorm positief effect heeft op de snelheid en doeltreffendheid van de bedrijfsprocessen. Door dit soort smart software toe te passen voor vaak terugkerende handelingen, beperk je bovendien het risico dat menselijk handelen met zich mee brengt.

Een serieuze optie
Het automatiseren en robotiseren van administraties en financiële processen is een optie om serieus te onderzoeken. Het zou je kansen wel eens kunnen vergroten om je concurrentie te slim af te zijn. Er zijn minder handmatige handelingen nodig en dat maakt tijd vrij voor activiteiten die meer waarde toevoegen. Je hebt namelijk veel meer grip op je gegevens en meer inzicht in je mogelijke successen en risico’s.

‘No hands’ accounting’ is op dit moment misschien nog niet als geheel te integreren, maar het biedt al wel een aantal opties om direct in te zetten binnen je bedrijf. Je eerste actiepunt daarbij is het goed in kaart brengen en analyseren van processen met een hoog aantal zich herhalende handelingen. Daarna breng je de handmatige activiteiten zoveel mogelijk terug door heel slim de juiste technologie in te zetten. Denk daarbij eens aan de volgende processen:

• Het O2C-proces kenmerkt zich door veel handmatige acties die goed te automatiseren zijn. Wanneer je de factuur niet meer als PDF in een e-mail stuurt, maar via UBL2.1, dan gaat de factuur meteen digitaal de administratie in. Vervelende misverstanden en te late betalingen zijn hiermee voor een groot deel verleden tijd. En dat is maar goed ook, want het blijkt dat 62% van de bedrijven moeite heeft met het op tijd betaald krijgen; hun DSO (Days Sales Outstanding) is te lang*. Door het proces digitaal in te richten, verlopen de standaardcontroles automatisch. Op het moment dat er een afwijking of uitzondering wordt geconstateerd, is menselijk ingrijpen pas noodzakelijk.
     
• Het P2P-proces kenmerkt zich door een hoog volume standaard handelingen, die vooral bij de inkomende factuurstroom repetitief zijn. Je kunt die inkomende stroom heel gemakkelijk digitaal omzetten met scansoftware. Zo hoeven je mensen de transacties niet meer in te kloppen, een controle is voldoende. En in de toekomst gaan we zelfs naar de verwerking zonder die menselijke controle. Een factuur wordt dan bij een specifieke debiteur geautomatiseerd doorgezet. De bedragen worden gescand, en als ze kloppen wordt de factuur aan de financiële administratie toegevoegd. Zo simpel kan het gaan.
    
• Tot slot kijken we naar de mogelijkheden voor je rapportages. Het samenstellen van de maandelijkse rapporten kost gemiddeld 7 werkdagen per maand. Je kunt daarbij vooral wat hulp en meer snelheid gebruiken als je bedrijf verschillende administraties heeft. Over het algemeen wordt nu zo’n 80% van de tijd besteed aan het samenstellen van de cijfers, de rest van de tijd gaat naar het duiden van die cijfers. Door ‘no hands’ accounting kun je deze percentages waarschijnlijk om gaan draaien. Je kunt veel nauwkeuriger werken en zekerder zijn van je cijfers met gecentraliseerde stamgegevens en gestandaardiseerde processen en systeemcontroles.

Kwestie van de juiste mindset
Gaat het dan puur om het binnenhalen van de juiste oplossingen en technologieën? Was het maar zo simpel. Het is cruciaal om processen te analyseren en vast te stellen waar mensen nog onnodig handmatig werk doen.
Ook de functie van de finance professional moet zich ontwikkelen: Hoe kun je de nieuwste technologieën toepassen? Hoe haal je daar voordeel uit voor jouw functie? En voor het bedrijf? Hoe zet je digitalisering en robotisering strategisch in? Pak daarbij een adviserende rol voor de gehele organisatie, zo kan niemand om de finance-functie heen.

Een tijdje geleden organiseerde Exact een webinar over het onderwerp ‘No hands’ Accounting. Deze kun je hier terugkijken.

*De Exact Barometer 2016 is een onderzoek dat is uitgevoerd door Exact onder het mkb (50-250 werknemers) in Nederland.

'No hands' accounting
De robots die onze banen dreigen over te nemen zijn niet in aantocht; sterker nog, ze zijn er al, en ze maken van de financiële administratie een ‘klusje dat zonder handen’ kan.
Opvragen white paper.