USG People, specialist in hr-dienstverlening, heeft een E-keten platform ontwikkeld voor e-facturatie, waarmee zij als eerste organisatie klaar zijn voor de Europese richtlijnen die begin 2019 in gaan. Deze richtlijnen schrijven voor dat alle facturen aan overheidsinstanties als e-factuur in UBL-formaat aangeleverd moeten worden. In dit formaat hebben alle factuurgegevens een vaste plek en betekenis, waardoor documenten snel verwerkt kunnen worden. Daarnaast moeten facturen ingediend worden bij Digipoort, het digitale postvak van de Rijksoverheid. Digipoort voert automatisch diverse controles uit op het ingestuurde bestand, alvorens het wordt doorgezet naar de juiste ontvanger. USG People heeft snel op de richtlijnen ingespeeld door direct het E-keten platform te ontwikkelen. Iedere gebruiker kan hiermee e-facturen met de juiste richtlijnen aanleveren bij overheidsinstanties.

Grote stap in digitale transformatie
Het E-keten platform van USG People maakt het daarnaast mogelijk om verschillende XML-variaties van facturen te ontwikkelen. Dat maakt het platform schaalbaar en tevens relevant voor bedrijven die niet aan overheidsinstanties factureren. Ieder bedrijf is erbij gebaat om deze universele taal te gebruiken in de facturatie. E-facturen worden automatisch herkend, gecontroleerd en op de juiste plaats afgeleverd. Deze efficiëntieslag maakt het mogelijk om processen effectiever in te richten. Daarnaast kan USG People de ontwikkeling aanpassen en toespitsen op de wensen van ieder bedrijf.

Dat USG People de flexibiliteit heeft om aan te sluiten bij de wensen van de klant, bevestigt Joris de Vreede, projectleider applicatiebeheer bij het Ministerie van Binnenlandse zaken: “USG People kreeg het direct voor elkaar om de richtlijnen om te zetten naar het juiste facturatieformat. Hiermee is USG People het eerste grote uitzendbureau dat e-facturen in UBL formaat aanbiedt aan de rijksoverheid. Dat valt niet mee, want er zijn regels en restricties waar rekening mee gehouden moet worden, zoals tientallen verplichte invulvelden die op exact de juiste plaats moeten staan. Een mooie prestatie dus. Daarnaast heeft USG ons geholpen een model uit te werken waarmee we e-facturen voor alle HR-diensten geheel automatisch aan onze inkooporders kunnen matchen, ook zonder volledig geïntegreerd inkoopproces. Met deze automatiseringsslag zijn we een grote stap verder in onze digitale transformatie.”

Erwin Arntz, Manager Billing en E-Services bij USG People: “Met het E-keten platform zetten we een grote stap in de digitale aansluiting met de markt. Daar zijn we trots op. We zijn de eerste die de Europese richtlijnen hebben omgezet naar een bruikbaar product dat aan alle eisen voldoet. We kunnen het op maat maken om aan iedere vraag te voldoen. Zo zijn wij en onze klanten toekomstbestendig, en blijven we dat ook.”