Door Jules van Delden, Zijfers

Jortt – Boekhouden met een glimlach, is een bedrijf dat het boekhouden op een innovatieve manier wil veranderen. Hun filosofie is dat boekhouden vooral leuk moet worden, zoveel mogelijk automatisch zou moeten gebeuren en zo min mogelijk tijd zou moeten kosten. Een nobel streven.

Jortt lijkt snel aan populariteit te winnen. Naar eigen zeggen zijn er al meer dan 19.000 ondernemers die er gebruik van maken. Dat zal ongetwijfeld te maken hebben met een sterke online marketingstrategie. Ik zie regelmatig uitingen van hun voorbij komen op Facebook, YouTube, maar ook via offline media zoals ondernemerstijdschrift De Zaak.
De ondernemer wordt daarbij vooral op zijn gevoel aangesproken dat zijn boekhouding bij Jortt in vertrouwde handen is en dat Jortt met de Belastingdienst afspraken heeft ‘dat het allemaal wel goed zit’. Het is te hopen dat de gebruikers van Jortt hierin een zorgvuldige afweging maken en niet blind op deze uitspraken steunen: uiteindelijk blijft de ondernemer namelijk zélf verantwoordelijk! Jortt kan daar geen garanties op verlenen.

Eén van de innovaties van Jortt is bijvoorbeeld het automatisch opmaken en versturen van de KVK jaarrekening. Deze innovatie is maar voor een beperkte groep van toepassing: namelijk ondernemers met een besloten vennootschap (de publicatieplicht geldt immers enkel voor de BV). Ik kan mij niet voorstellen dat deze ondernemers zonder tussenkomst van een accountant een jaarrekening naar de Kamer van Koophandel zullen zenden. Iemand zou toch op z’n minst een kleine review moeten doen of de jaarrekening (en liefst de gehele administratie) wel voldoet aan de wettelijke vereisten?

Dashboard
Direct na het inloggen via het webportaal ontvouwt zich het dashboard: dit neemt een centrale rol in, waarbij de ondernemer op één overzichtelijke pagina direct inzicht heeft in zijn resultaat, de balans, de te betalen btw en de openstaande taken. Openstaande taken kunnen zijn: te ontvangen of te betalen facturen, een datumteller die aangeeft wanneer de laatste banktransacties zijn bijgewerkt en andere relevante informatie.

De informatie op het dashboard heeft altijd betrekking op het actuele boekjaar. Het is niet mogelijk om een datumtraject te selecteren om de informatie op het dashboard te wijzigen. Met name aan het begin van het jaar kan dat nog onhandig zijn, omdat je wellicht informatie over het voorgaande boekjaar wilt opvragen. Daarvoor moet je doorklikken naar Rapporten, daar kan wel de periode (jaar, kwartaal, maand) en boekjaar gekozen worden.

Ondernemer Gericht Boekhouden
De gehanteerde terminologie is een eigen interpretatie van Jortt: “Ondernemer Gericht Boekhouden” genaamd. Zo wordt bijvoorbeeld de term “Bedrijfskapitaal” gebruikt voor een optelsom van Vorderingen en Liquide middelen. Termen als “Debiteuren”, “crediteuren”, “Activa” en “Passiva” zult u niet terugvinden, net zo min als “Debet” en “Credit”.
Hoewel deze termen de doorsnee ondernemer niets zullen zeggen, kan ik me voorstellen dat het in een gesprek met boekhouder of accountant tot spraakverwarring kan leiden. Het dubbelboekhouden wordt als ouderwets bestempeld en overboord gegooid. Dat is jammer, want in het dubbelboekhouden zitten een aantal ingebouwde controlemechanismen (denk aan, debet = credit, diverse verbandscontroles tussen balans en resultatenrekening). Met name in de samenwerking met accountants die gebruik maken van de Auditfile om informatie in te lezen en uit te wisselen met andere (fiscale) pakketten zou dit nog wel eens tot problemen kunnen leiden.

Jortt claimt dat de Belastingdienst de informatie uit Jortt en de overzichten accepteert. Hiermee wekken ze de indruk dat de Belastingdienst een (goedkeurend) oordeel over de software heeft gegeven. De Belastingdienst voert zelf echter geen certificeringen op software uit. Een uitzondering daarop is het keurmerk Betrouwbare afrekensystemen voor kassasystemen. Met Jortt is er echter geen koppeling met een kassa mogelijk. Voor administratiesystemen is er wel het Keurmerk “Zeker Online”, van een onafhankelijke instantie die samenwerkt met de Belastingdienst, maar ook over dát keurmerk beschikt Jortt niet.

Wel ben ik ervan overtuigd dat Jortt de gebruiksvriendelijke termen aan de voorkant, gekoppeld heeft aan de juiste items uit de Standard Business Reporting op de achtergrond. Het zou echter fijn zijn als men hierover inzicht verschaft door deze rapporten en informatie ter controle aan te bieden, op de eerste plaats aan de gebruiker zelf en op de tweede plaats aan een partij die zekerheid zou kunnen toevoegen, zoals een accountant.

Er is geen wizard die afhankelijk van de rechtsvorm van de onderneming (eenmanszaak of bv) de rapportagestructuur aanpast aan de onderneming van de klant. Een voorbeeld is de indeling onder het “Eigen vermogen”. De eenmanszaak heeft te maken met ‘ondernemingsvermogen’ en privé opnamen en stortingen’. Een besloten vennootschap heeft echter te maken met aandelenkapitaal, reserves en een rekening-courant aandeelhouder. In Jortt lopen deze begrippen door elkaar heen.
Wel zijn er onder het menu ‘Geldzaken’ opties om deze transacties te specificeren, maar deze functionaliteit werkt niet intuitief en ook de instructievideos leggen te summier uit hoe de functie gebruikt zou moeten worden. Jortt hanteert op dit gebied een ‘one-size-fits-all’ beleid.

Facturatie (verkopen)
Jortt is vooral een facturatiepakket. Er is veel zorg en aandacht besteedt aan een goede wizard die de factuurlay-out volledig aan uw wensen kan aanpassen. Daarbij kunt u realtime op het scherm zien hoe de factuur eruit komt te zien. Lettertype, blokken, kleuren, logo’s. Indien u reeds een bepaalde huisstijl heeft kunt u de factuur daar helemaal op aanpassen. De standaard meegeleverde template is echter ook al prima en zal voor de meeste ondernemers out-of-the-box ook al voldoen. Sinds de update van 31 juli 2017 is het ook mogelijk om facturen als UBL-bestand mee te sturen. Dat maakt automatische verwerking door de ontvanger mogelijk.

Vanuit het overzicht van de vervallen facturen kunnen een aantal rechtstreeks acties uitgevoerd worden. Een druk op de knop “Crediteren” zal direct leiden tot een volledige creditnota van een reeds verzonden factuur, die dan ook direct geboekt wordt in de administratie. Ik kan mij zo voorstellen dat hierdoor per abuis een aantal verkopen onbedoeld gecrediteerd zullen worden.

Voor het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen worden geen standaard teksten aangeleverd. Die mag de ondernemer zelf verzinnen. De wizard die herinneringen verstuurd werkt overigens bijzonder prettig.

Jortt zet zich volledig in om de ondernemer te helpen bij het incasseren van de te ontvangen bedragen. Zo kan er bijvoorbeeld een QR code op de factuur afgedrukt worden, waarbij het idee dan is dat dit tot snellere geldontvangst van de factuur zal leiden. Ook kan er gewerkt worden met een iDeal link in het digitale factuurdocument.

Inkoopfacturen en bonnetjes
Het boeken van inkopen zit in Jortt verstopt in de functie “Inbox”. De gedachte daarachter is dat inkomende kosten van diverse bronnen kunnen komen (e-mail, hard-copy en dan gescand, foto’s van bonnetjes) en dat deze allemaal samenkomen in de inbox en vandaar uit geboekt worden. Dat gebeurd middels een ‘split screen’ wat we tegenwoordig wel vaker bij boekhoudpakketten zien. Links van het scherm bewerkt u de boeking, rechts ziet u een preview van de inkoopfactuur in PDF-formaat of fotodocument wat aan de betreffende boeking gekoppeld werd. Dit werkt gewoon prettig, omdat je het document niet apart hoeft te downloaden en middels een externe viewer hoeft te bekijken (zoals Adobe Reader of een photo viewer). De hele ‘user experience’ blijft in de browser.

Verwerken van banktransacties
Jortt kan een aantal banktransacties automatisch voor je verwerken. Dat noemen ze “slimme” boekingen. Er is echter geen mogelijkheid om de regels die daarbij gehanteerd worden te bekijken of aan te passen. Ik heb circa 135 transacties uitgetest en daarvan werden slechts 7 boekingen herkend. Deze werden echter verkeerd slim geboekt. U doet er dus verstandig aan ook de slimme boekingen één voor één na te lopen en te controleren op juistheid.

Het boekingen scherm oogt wat onoverzichtelijk doordat aan boekingen diverse statussen worden toegekend (slim boeken, in te boeken, ingeboekt, te betalen, nog te ontvangen, conceptboekingen). Om reeds gedane boekingen terug te vinden, dien je een beetje creatief met deze filters om te gaan.

BTW aangiften
Het meest te spreken ben ik over de BTW aangiften. Dit menu is bijzonder overzichtelijk. Links zie je de perioden waarover je reeds een BTW aangiften hebt ingediend (deze kunnen met een ‘slotje’ gefixeerd worden) en de perioden die in de toekomst nog gaan volgen. Wanneer je een periode selecteert zie je rechts de gegevens in de aangifte (realtime), precies volgens de indeling zoals de Belastingdienst die ook verwacht. Wél moet je de aangifte nog even overtypen op de portal voor ondernemers bij de Belastingdienst. Sommige concurrenten zijn Jortt op dit punt een stap voor, door de aangifte rechtstreeks vanuit het pakket door te sturen.

Mogelijkheden tot import en export
Over de importmogelijkheden van Jortt kunnen we vrij kort(t) zijn: de zijn beperkt. De grootste tekortkoming is dat het pakket geen mogelijkheden heeft tot het importeren, danwel handmatig invoeren van een beginbalans. Dat maakt het pakket eigenlijk alleen geschikt voor starters, die “from scratch” beginnen. Heeft u al een bestaande administratie? Dan zit er niets anders op dan alle verkoopfacturen en inkoopfacturen uit het verleden handmatig opnieuw op te voeren.

Ook het importeren van relaties of bestaande verkoop- en inkoopfacturen is niet mogelijk. Hierdoor is het ook niet mogelijk om bijvoorbeeld maandelijks een batchupload te doen van alle verkooporders uit een webshop. Er is ook geen mogelijkheid tot het bijhouden van een voorraadadministratie en/of urenregistratie.

Helpdesk
De helpdesk van Jortt reageert vrij snel en heeft ook ruime openingstijden. Ook ’s avonds laat en in het weekend beantwoord men vragen via e-mail. Daar kunnen andere partijnen nog wel eens een voorbeeld aan nemen. De fiscale kennis die daarbij gedeeld wordt is helaas niet altijd even juist. Een ondernemer dient zich er bewust van te zijn, dat een helpdesk van een software pakket geen vervanging kan zijn voor een echte fiscalist of accountant. Jortt zou er dan ook verstandig aan doen deze disclaimer duidelijker bij de fiscale adviezen te vermelden. Ze wekken echter een nogal stellige indruk dat hun interpretatie de enige juiste is. Daar blind op vertrouwen zou voor u als ondernemer nadelig uit kunnen pakken.

Tips & Trucs
Jortt verstuurd regelmatig nieuwsbrieven met tips & trucs over hoe bepaalde administratieve zaken te verwerken, bijvoorbeeld: verwerken van creditcard afschriften, hoe om te gaan met kosten van de auto (zowel de auto in prive als van de zaak), of welke werkzaamheden te verrichten voordat de (automatische) jaarafsluiting plaats vindt.

Backups, downloaden en offline gebruik
Jortt heeft geen (alleen lezen) module waarmee je de administratie offline kunt bekijken. U dient dus altijd over een actieve internetverbinding te beschikken. Wel is er de mogelijkheid om van verzonden en ontvangen facturen een “schaduw” boekhouding bij te houden in Dropbox. De bestanden worden dan lokaal opgeslagen op uw computer (en natuurlijk ook online in Dropbox). Ik zou zeker adviseren deze functie aan te zetten, zodat u altijd lokale kopieën hebt.

Prijs
Jortt is verkrijgbaar in twee smaken: Jortt Gratis en Jortt compleet. De gratis variant is vooral beperkt tot de facturatie module. Jortt Compleet ontsluit alle functies en kost slechts € 12,50 per maand. Het is maandelijks opzegbaar. Ook kun je “downgraden” naar de gratis variant, zodat je toegang tot de informatie in Jortt behouden blijft. Dat is wel handig in verband met de 7 jaar bewaarplicht voor je administratie.

App
Er is ook een app beschikbaar voor iOs en Android. Deze app stelt de gebruiker in staat een foto van een bonnetje of factuur te maken en deze wordt vervolgens direct geüpload in Jortt. Het is echter niet mogelijk om via de app informatie of overzichten over uw administratie uit Jortt te raadplegen.

Samenvatting
Jortt is een eenvoudig te gebruiken facturatiepakket, waarmee betrekkelijk eenvoudig verkoopfacturen gemaakt, eenvoudige inkoopfacturen verwerkt en BTW aangiften voorbereid kunnen worden. Om het een compleet boekhoudpakket te noemen is nog een te vroeg stadium. Daarvoor zitten er teveel kleine ‘schoonheidsfoutjes’ in de gebruikersinterface en in de workflow voor de gebruiker. Het pakket zal niet voor iedereen geschikt zijn, maar als u kunt leven met de beperkingen, dan heeft u een gebruiksvriendelijk pakket.

Jortt is in ieder geval een innovatieve partij die regelmatig verbeteringen aan de software aanbrengt en probeert het boekhouden voor de gebruiker zo eenvoudig mogelijk te maken. De ‘sterke’ marketingkreten die af en toe voorbij komen, die kunt u het beste met een korreltje zout nemen. Een goede boekhouder of accountant zal nog zeker toegevoegde waarde kunnen bieden.

Over de reviewer
Jules van Delden is afgestudeerd als Master of Science in Accounting aan Nyenrode Business Universiteit te Breukelen. Zijn vakgebied bevindt zich op het snijvlak waar IT en accountancy elkaar raken. Hij houdt zich dagelijks bezig met online applicaties, van boekhoud- en fiscale software tot webshopsystemen. Zo heeft hij een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van een normenkader, wat door het SRA gehanteerd wordt bij de certificering van software. Jules van Delden heeft een eigen onafhankelijk bureau: Zijfers Financiële Expertise waarmee hij ondernemers adviseert om optimaal gebruik te maken van de informatietechnologische mogelijkheden die heden ten dagen aan ondernemers ter beschikken staan.
 

Oproep testen boekhoud- en andere standaard software
Heeft u net als Jules de moeite genomen standaard software onafhankelijk, objectief en uitvoerig te testen en bent u ook bereid deze ervaring te delen? Neem dan even contact met ons op via redactie@softwarepakketten.nl.

Wie weet prijkt dan straks ook uw ervaring op deze website.