Blog door Trade!nterop

De meeste softwarepakketten bieden hun gebruikers de mogelijkheid om te e-factureren. Dat is op zich positief, want e-factureren brengt veel voordelen met zich mee en steeds meer organisaties willen daarvan profiteren. In veel van deze softwarepakketten is e-factureren alleen niet zo eenvoudig. Je moet accounts aanmaken, koppelingen met je financiële softwarepakket configureren, op meerdere plekken inloggen enzovoorts. Kortom: echt gebruiksvriendelijk is het niet.

Met de toenemende vraag naar e-facturen, zal ook de vraag naar een eenvoudige manier van e-factureren stijgen. Zeker in een tijd waarin gebruiksgemak een steeds prominentere rol in onze samenleving speelt. Tenslotte wil niemand weten hoe WhatsApp zijn berichten overbrengt. We willen alleen weten dat we onze berichten veilig en via een simpele app kunnen verzenden en ontvangen. Met e-factureren is dat niet anders, maar hoe kunt u dat als softwareleverancier mogelijk maken?

Wat is er nodig om drempelloos e-factureren mogelijk te maken?
Om drempelloos e-factureren mogelijk te maken, zonder dat het aanpassingen in de werkwijze van de gebruiker vraagt, is een aantal aspecten van belang:

1. E-factureren dient beschikbaar te zijn in de software van zowel de verzender als de ontvanger.
      
2. Er dient één oplossing te zijn die werkt voor alle typen organisaties (zzp, mkb, corporate en overheden), zodat de gebruiker een werkwijze heeft voor al haar klanten.
      
3. Iedere dienstverlener die voldoet aan de eisen, mag meedoen.
       
4. De gebruiksbeleving staat centraal. Gebruikers moeten de oplossing kunnen gebruiken zonder kennis van de achterliggende techniek.

PEPPOL / Simplerinvoicing combineert de kracht van e-mail en veilige API's
Twee technologieën die nu veel gebruikt worden zijn of e-mail of API’s. Om e-factureren echt drempelloos te maken is een protocol nodig dat het gemak van e-mail combineert met de robuustheid van API’s.

Wat is PEPPOL en wat maakt dit netwerk zo sterk?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een Europese standaard, op basis van UBL, voor de uitwisseling van documenten van en naar bedrijven en Europese overheden. PEPPOL bestaat uit diverse ‘communities’. Simplerinvoicing is de PEPPOL community in Nederland.

PEPPOL voldoet aan de eerder genoemde aspecten die nodig zijn om e-factureren drempelloos te maken. Er is een hoog niveau van gebruiksgemak te realiseren dat met alleen e-mail niet te behalen is, omdat:

1. PEPPOL een centraal adresboek heeft, dat op basis van bepaalde gegevens van de ontvanger (KvK nummer, BTW nummer, OIN, IBAN, GLN, etc.) kan bepalen of en hoe deze zijn facturen elektronisch wil ontvangen.
      
2. PEPPOL meer zekerheid geeft dat een factuur ontvangen is en verwerkt kan worden. Veiligheidsaspecten als confidentialiteit, integriteit, authenticiteit en betrouwbaarheid van aflevering dragen bij aan het ontzorgen van de verzender en de ontvanger.

PEPPOL Access Point
Het PEPPOL Access Point zorgt voor de verbinding met het PEPPOL netwerk. Het access point verzorgt 5 services:

1. User Management Service
2. Discovery Service
3. Sending Service
4. Receiving Service
5. Status Service

Implementatie mogelijkheden
Er zijn twee mogelijkheden om PEPPOL/Simplerinvoicing te implementeren. De eerste is een non-native implementatie. Om te kunnen e-factureren heeft de gebruiker bijvoorbeeld een externe Billing Service Provider (BSP) nodig.

De tweede en meer gebruiksvriendelijke optie is de native implementatie. Hierbij is e-facturatie onderdeel van het softwarepakket zelf. Een BSP is niet nodig en e-factureren kan zo eenvoudig worden gemaakt dat het volledig automatisch, zonder dat je het merkt wordt uitgevoerd.

Moneybird en Exact hebben gekozen voor een native implementatie en een koppeling met Simplerinvoicing/PEPPOL volledig in hun software geïntegreerd. Zij hebben hiervoor gebruik gemaakt van het Tradeinterop Access Point as a Service.

Wilt u uitgebreidere informatie over drempelloos e-factureren met PEPPOL en Simplerinvoicing? Download dan hier het whitepaper.