Softwarepakketten.nl

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Referentie Gootboekschema (RGS): goed initiatief met schoonheidsfoutjes

Plaatsingsdatum 28-05-2018
Berichtdatum 28 mei 2018

Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Betrokkenen van Belastingdienst, KVK, EZ, Logius/SBR en het CBS hebben eind 2011 van gedachten gewisseld over een idee m.b.t. een gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen. Het eerste werkdocument Referentie Grootboekschema dateert van 18 mei 2012. Inmiddels (voorjaar 2018) is RGS versie 3.0 een feit. Het wachten is op grootschalig gebruik van RGS.

Persoonlijk ben ik best enthousiast over het RGS-initiatief. Zijn er volgens mij meerdere gebieden waarop RGS nuttig toegepast kan worden. Maar constateer ik ook wat schoonheidsfoutjes. 

Enthousiast
Laat ik positief beginnen. Een standaard rekeningschema kan volgens mij de volgende TIEN voordelen opleveren:

  1. Nieuwe bedrijven (van klein tot groot) die op zoek zijn naar een nieuw rekeningschema kunnen putten uit de rekeningen van RGS;
  2. RGS kan dienen als basis rekeningschema voor de loonverdeelstaat. Hiermee ontstaat een standaard uitwisseling tussen salarissoftware en de boekhouding; 
  3. Voor consolidaties kan RGS dienen als standaard om verschillende rekeningschema's aan elkaar te koppelen t.b.v. het uitvoeren van een consolidatie;
  4. Boekingsintelligentie binnen boekhoudsoftware kan plaatsvinden op basis van RGS. In dit kader zou de belastingdienst ook een belangrijke rol kunnen spelen;
  5. RGS kan gebruikt worden als basis voor benchmarken;
  6. RGS kan gebruikt worden als basis voor de aansluiting van boekhouding en winst uit onderneming IB en de VPB;
  7. RGS kan binnen de auditfile financieel (XAF) gebruikt worden als standaard aanduiding van geboekte rekeningen;
  8. In beperkte mate kan RGS gebruikt worden bij elektronisch factureren;
  9. RGS kan als basis dienen voor de opzet van branchegerichte rekeningschema's, zoals in de agrarische sector en in de bouw;
  10. RGS kan gebruikt worden als basis om andere (sub)administraties (zoals webwinkels en kassasystemen) op uniforme wijze gegevens te laten uitwisselen met de boekhouding.

En wellicht zijn er nog meer voordelen te benoemen.

Déjà vu
RGS blijft bij mij altijd herinneringen oproepen aan SBR/XBRL. Indertijd (rond de periode 2005 en 2007) zag ik ook veel voordelen in het gebruik van SBR/XBRL. Dat laatste is in de praktijk maar zeer beperkt waargemaakt en ben ik toch een beetje van een koude kermis terug gekomen. Met naar mijn idee, ruim 10 jaar na dato, nauwelijks tot geen (financiële) voordelen voor zowel de ondernemer als intermediair. Daarom temper ik mijn enthousiasme wel een beetje als het gaat om RGS. We zijn inmiddels 6 jaar verder met RGS (van mei 2012 tot mei 2018), de vernieuwing is er dan ook ruimschoots wel van af en van grootschalig gebruik lijkt nog geen sprake. 

Schoonheidsfoutjes
Persoonlijk ben ik van mening dat RGS de volgende (schoonheids)foutjes kent:

  1. Er is 6 jaar na dato geen stabiele en geaccepteerde subset voor ZZP en klein MKB die zowel door de belastingdienst (denk aan winstaangifte IB en VPB) en de markt wordt ondersteund en gebruikt! Waarom de belastingdienst en de betrokken branche organisaties dit zo lang op zijn beloop laten is mij een raadsel. Een uniform rekeningschema voor zowel ZPP'ers als voor klein MKB lijkt mij voor de hand liggend als het gaat om uniformiteit. Zie ook de punten 4 en 6 van de hiervoor genoemde voordelen.
      
  2. Het huidige RGS bevat meer dan 3.000 codes, waaronder ook de nodige herhaald voorkomende codes. Enkele voorbeelden van die laatste zijn:
    - Vorderingen op bestuurders 1 t/m vorderingen op bestuurders 5;
    - Idem telkens 5 RGS-codes voor: vorderingen op gewezen bestuurders, commissaris, gewezen commissaris en lid; 
    - Te vorderen subsidie 1 t/m te vorderen subsidie 3;
    - Idem telkens 3 RGS-codes voor: waarborgsom, ledenrekening en overige vordering.
    - Rekening-courant groepsmaatschappij 1 t/m Rekening-courant groepsmaatschappij 5 met daarbinnen steeds dezelfde codes.
    - En andere van dergelijke herhaald voorkomende rekeningen.

    Het meest vreemd vind ik de codes voor de onderverdeling van de Netto omzet.
    Zo is er Netto-omzet groep 1 t/m Netto-omzet groep 5 die elk weer onderverdeeld zijn in product A t/m E.
    Als niet duidelijk is wat onder een dergelijke omzet en onderverdeling wordt verstaan heeft deze onderverdeling geen toegevoegde waarde volgens mij. Sterker nog: koeien en paarden worden dan bij elkaar opgeteld als je deze RGS-codering gebruikt voor meedere organisaties.

    Mijn vraag aan de RGS beheergroep is al vaker geweest waarom bovenstaande niet genormaliseerd is c.q. wordt. Echter zonder enig resultaat. Zelf zou ik kijken in hoeverre de extensies binnen RGS hier uitkomst kan bieden. 

    Het resultaat van een goede oplossing voor herhaald voorkomende codes moet volgens mij een meer beheersbaar RGS-schema opleveren met in elk geval beduidend minder dan 3.000 RGS-codes. 

  3. RGS kent een vijftal niveaus als het gaat om RGS-codes. Niveau 1 t/m 3 zijn bedoeld als rekeninggroepen, bijvoorbeeld:
    Niveau 1 Balans
    Niveau 2 Materiële vaste activa
    Niveau 3 Machines en installaties.

    Niveau 4 correspondeert in de regel met rekeningen die we in huidige grootboeken tegenkomen.

    Hiernaast kent RGS niveau 5 zijnde "mutatieniveau". Dit zou nodig zijn voor accountants, maar praktijvoorbeelden waarbij niveau 5 wordt gebruikt in RGS zijn mij niet bekend en heb ik zelfs niet terug kunnen vinden op de officiële RGS-website.
    Een voorbeeld van niveau 5 is de uitsplitsing van de rekening Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen op niveau 4.
    Deze rekening is op mutatieniveau uitgesplitst naar:
    - Beginbalans (overname eindsaldo vorig jaar)
    - Afschrijvingen
    - Afschrijving op desinvesteringen
    - Bijzondere waardeverminderingen
    - Terugneming van bijzondere waardeverminderingen.

    Naar mijn mening kent elke balansrekening de mogelijkheid van een beginbalans en is daarvoor geen aparte RGS-code noodzakelijk. En als naast een rekening voor afschrijvingen ook een rekening benodigd is voor Bijzondere waardeverminderingen, neem daarvoor dan een rekening op.

    Als de markt niveau 5 gebruikt dan ben ik de laatste die daar tegen is. Maar maak dat gebruik dan kenbaar met minimaal enkele praktijkvoorbeelden op de officiële RGS-website. Daar ga ik dan zeker naar verwijzen in het rapport "RGS: Uniform rekeningschema voor alle bedrijven", uitgegeven door GBNED. 

En wellicht zijn er nog meer schoonheidsfoutjes te benoemen.

Tot slot
Ik draag RGS al 6 jaar een warm hart toe, maar vind tegelijkertijd dat er veel daadkrachtiger ingezet moet worden op een stabiel en tegelijkertijd beheersbaar RGS-schema, een volwassen beheersorganisatie, documentatie en uitrol van RGS. 

Reacties zijn welkom via redactie@softwarepakketten.nl en https://twitter.com/gbned/status/1001065836919054336

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, ICT Innovatie, RGS (ReferentieGrootboekSchema)
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL http://www.gbned.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Onerzoeksbureau GBNED