Robotic accounting contest boekhoudsoftware 2018 is afgerond: lees verder voor de resultaten en complete rapport

Het boekhoudpakket met de kortste naam, met de meeste regels code, met de langste helptekst, het kortste rekeningschema, de meeste schermen. Of het snelste boekhoudpakket. Wat zegt dat eigenlijk?

Vanuit onderzoeksbureau GBNED maken we ook regelmatig artikelen met lijstjes op basis van antwoorden van softwareleveranciers. Dat geeft globaal inzicht in de mogelijkheden die geboden worden in de markt en de stand van zaken over bepaalde ontwikkelingen. Maar als we daadwerkelijk de aanwezigheid van bepaalde functies willen toetsen, de werking daarvan of zoals hiervoor “de snelheid van een boekhoudpakket” dan zijn ingevulde lijstjes door softwareleveranciers niet afdoende volgens ons.

Uitdaging
Onder de noemer "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware 2018". hebben wij in de zomer van 2018 het initiatief genomen te onderzoeken welke boekhoudpakketten bepaalde functies op het gebied van Robotic accounting (automatisch boekhouden, no hands accounting en andere termen die duiden op robotic accounting) daadwerkelijk ondersteunen. Daartoe zijn de volgende inmiddels welbekende functies benoemd:

1. Aanmaken en verzenden van factuur in UBL;
2. Ontvangen en verwerken van factuur in UBL;
3. Automatisch aanmaken van nieuwe leverancier op basis van via UBL ontvangen factuur;
4. Verwerken van een (kassa)bon via een smartphone in de boekhouding;
5. Elektronische BTW aangifte indienen bij de Belastingdienst via boekhoudsoftware;
6. Elektronische ICP-opgave indienen bij de Belastingdienst via boekhoudsoftware;
7. Een relatie real-time opzoeken en overnemen vanuit de KvK-database;

Als "kers op de taart" van Robotic accounting moet dan vanuit de boekhouding voor ondernemers in de categorie micro en klein MKB de jaarrekening elektronisch direct vanuit de boekhoudsoftware gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel.

Deelnemende leveranciers
Na een oproep via onder meer onze eigen nieuwsbrieven en berichten op social media zjn de volgende leveranciers gaan de uitdaging aangegaan:

Opzet van de uitdaging

1. Allereerst is aan leveranciers van boekhoudsoftware zelf over gelaten of ze mee wilden doen aan dit onderzoek. Als een leverancier op voorhand al vond dat hij of zij niet kan voldoen aan, laten we zeggen 6 van de 7 genoemde punten (dus nog even afgezien van de “kers op de taart”), dan begrijpen we dat natuurlijk.
      
2. Leveranciers die aangaven mee te willen doen is allereerst gevraagd om:
   Een eenvoudige *) UBL-factuur te sturen (en PDF-factuur voor visuele toelichting), die vervolgens doorgestuurd is aan de andere deelnemende leveranciers om die factuur in te lezen en te verwerken in hun boekhoudsoftware ter controle. Van dat laatste is het resultaat getoond en doorgenomen tijdens een testafspraak (zie hierna).
   
   *) Eenvoudige UBL-factuur: een binnenlandse factuur met één factuurregel in Euro met 21% BTW.
   (dus zonder korting, etc.). Op basis van SI-UBL 1.0, SI-UBL 1.1 of EN-16931.
     
3. Vervolgens is een afspraak gemaakt met betreffende leveranciers om op bepaalde dagen in september/oktober 2018 (zie hierna) een live demonstratie te geven van bovenstaande punten (1 t/m 7 en zo mogelijk de kers op de taart). Voor het tonen van  andere functionaliteit op het gebied van Robotic accounting bleek achteraf niet voldoende tijd. We hebben ons dan ook volledig gebaseerd op de eerder genoemde punten. 
   
   Als input is door Onderzoeksbureau GBNED, op het moment van de demonstratie, een kassabon meegenomen (om via een Smartphone te laten verwerken in de boekhouding), alsmede enkele facturen in UBL-formaat. Ook is aandacht besteed aan een bestaande factuur van de UBL Ketentest (op basis van EN-16931), bestaande uit meerdere regels, BTW-percentages en korting/toeslag op factuurniveau. 
   
   De beoordeling van de demonstraties heeft plaatsgevonden door:
   - Arjan Gelderbom, Consultant bij Full•Finance Consultants;
   - Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.
   
   Locatie/dagen/tijden demonstraties:
   Apeldoorn, kantoor Full-finance, vrijdagmiddag 21 sep 2018.
   Apeldoorn, kantoor Full-finance, maandagmiddag, 24 sep 2018.
   Apeldoorn, kantoor Full-finance, woensdag 24 okt 2018.  

Het resultaat
De resultaten zijn verwoord in een uitgebreid verslag per pakket, waarin duidelijk is welke functies ondersteund worden. Aangevuld door de nodige schermvoorbeelden en waar van toepassing uitleg door betreffende leveranciers. Via de genoemde beoordeling van de demonstraties zijn enkele toepassingen bepaald die volgens ons het best voldoen aan de eerder genoemde functies. Deze verslagen maken deel uit van de publicatie "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware" (PDF) die online gratis is op te vragen. 

ICT Accountancy award
Tijdens het ICT Accountancy jaarcongres op woensdag 31 oktober 2018 zijn de resultaten van het onderzoek mondeling toegelicht.
En om er dan toch een wedstrijdelementje aan te verbinden zijn de leveranciers met de toepassingen die volgens de vakjury het best voldeden, MUIS Software en Informer, uitgenodigd om tijdens het genoemde jaarcongres een korte live demonstratie te verzorgen van hun kunnen op het gebied van robotic accounting. Deelnemers aan het congres hebben ter plaatse bepaald dat Informer (www.informer.nl) uiteindelijk de ICT Accountancy award 2018 heeft gewonnen die dus 100% in het teken stond van de Robotic accounting contest: boekhoudsoftware 2018.   

Subjectief
Het hoeft natuurlijk niet zo te zijn dat een softwarepakket met de meeste functionaliteit (op wat voor gebied dan ook) altijd het meest geschikt is voor een organisatie. Dat is voor een groot deel afhankelijk van de soort organisatie en haar klantenkring. Want stel dat je nooit goederen of diensten levert aan het buitenland dan is een ICP-opgave natuurlijk niet nodig.

Gratis opvragen rapport
Het complete rapport "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware" is gratis op te vragen en is opgebouwd uit:
- Inleiding;
- De opzet van de test;
- Deelnemers;
- Beoordeling;
- Testverslagen en schermvoorbeelden per leverancier. 
Opvragen publicatie "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware" (PDF)

Meer informatie
Meer informatie over dit initiatief is op te vragen bij:
Onderzoeksbureau GBNED
Gerard Bottemanne
Mobiel 06 10069402
Email gerard@gbned.nl 
www.gbned.nl