Softwarepakketten.nl

Onderzoek

Presentaties beschikbaar van praktijkdag: scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic accounting 2018

Plaatsingsdatum 20-09-2018
Berichtdatum 20 september 2018

Op 19 september 2018 heeft de ICT Accountancy praktijkdag "scan, herken, elektronische factuurverwerking en robotic 2018" plaatsgevonden met onder andere praktijkervaring met scan- en herkentoepassingen en elektronische factuurverwerking op basis van UBL. Met speciaal aandacht voor robotic accounting, machine learning en online betalen.

De volgende onderwerpen zijn aan de orde geweest, waarbij tevens enkele presentaties beschikbaar zijn:

Inleiding en toelichting rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2018’; 
Bij de inleiding is stilgestaan bij de ontwikkeling in de tijd, zijnde:
- Scannen en herkennen van boekingsdocumenten
- PDF per email
- Elektronische factuurverwerking (bijv UBL.)
- Robotic accounting en Machine learning

Enkele deelnemers in de zaal hebben kort hun ervaring gedeeld met scannen en herkennen.
Speciaal is ingegaan op (kassa)bonnen en inkoopfacturen die steeds vaker via een smartphone worden gescand (feitelijk een foto maken), een ontwikkeling die steeds meer gebruikt wordt in de praktijk. Als een van de aandachtspunten is genoemd de leesbaarheid van documenten die gescand worden. Elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking komt langzaam op gang. Factureren in PDF-formaat is op dit moment verreweg het meest in gebruik. 

De laatste versie van het rapport ‘Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2018’ is mondeling toegelicht. Het aanbod van dergelijke oplossingen is redelijk stabiel, met een kleine afname van toepassingen die primair zijn gericht op scan en herken en een verdere toename van tools ter ondersteuning van elektronische factuurverwerking.
 
Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.
Opvragen presentatie inleiding en toelichting scan, herken en efactureren.
  
Scannen, herkennen en eFactureren in de praktijk
Etien de Kam is online adviseur bij Rijkse accountants & adviseurs waar sinds eind 2014 wordt gewerkt met scannen, herkennen en elektronische factuurverwerking in combinatie met meerdere boekhoudpakketten. Onder de noemer "Scan en klaar". Om het proces van inkomende facturen zowel mogelijk te automatiseren wordt gewerkt met tools van verschillende softwareleveranciers. De eerste paar jaar lag de nadruk op procesoptimalisatie. Inmiddels ligt de nadruk op zoveel mogelijk automatische koppelingen.

Etien deelde zijn ervaring met de aanwezigen. Onder meer kwam aan de orde het delen van alle "online diensten" met klanten onder één knop. En de verschillende manieren waarop en verschijningsvormen waarin facturen aangeleverd worden. Ook is stilgestaan bij het archiveren van digitale facturen (en boekingsbonnen) en autorisatie van facturen voordat deze geboekt en/of betaalbaar gesteld worden. Etien ging ook nadrukkelijk in op opgedane ervaringen en mogelijke verstoringen in het proces.Ook wensen voor de toekomst, zoals adoptie van e-facturatie in MKB en betalen vanuit scan en herken (PSD2) kwamen aan de orde. Wat betreft scannen en herkennen zelf is op dit moment sprake van 80/90% herkenning. Als wens voor de toekomst noemt Etien een centraal spookfacturenregister. 
Opvragen presentatie van Etien de Kam.  

Wat betekent PEPPOL voor de accountantspraktijk?
De overheid heeft ingezet op PEPPOL als transportkanaal voor elektronische facturen. Daarnaast moeten (semi)overheid in april 2019 elektronische facturen kunnen ontvangen op basis van de standaard EN 16931. Wat betekent dit voor de accountantspraktijk en haar cliënten? Henk van Koeverden, (interim) voorzitter van SimplerInvoicing, gaf een toelichting over PEPPOL en met aanwezige partijen, de  PEPPOL Access Point providers eVerbinding, Storecove en Trade!nterop, zijn aansluitend enkele stellingen doorgenomen.

Er is een vergelijking gemaakt tussen het ontvangen van facturen op papier, in pdf en eletronisch (XML). XML facturen die via veilige kanalen binnenkomen hoeven alleen gecontroleerd te worden op de geldigheid van de factuur. De werking van het 4-rollen model rondom PEPPOL is uitgelegd en de aansluitmogelijkheden. 
Opvragen presentate van SimplerInvoicing/Peppol.

Scannen, herkennen en eFactureren in de praktijk (2)
Nico Prevoo is oprichter van Jheronimus Accountantskantoor en heeft de nodige ervaring met scannen, herkennen en verwerken van inkomende facturen en boekingsbonnen. Nico werkt met een voorportaal voor meerdere boekhoudpakketten die gebruikt worden (King, Reeleezee, Exact Online, SnelStart) en gebruikt daarnaast meerdere softwaretools voor de ondersteuning van inkomende factuurverwerking. Net als Etien de Kam deelde Nico zijn opgedane ervaring in de praktijk.

Nico gaf een mondelinge toelichting op zijn korte en bondige presentatie. Er werd uitgebreid stilgestaan bij de betaallink van Buckaroo, als betalingsverzoek van de eigen kantoorfacturen. De betaallink is opgenomen in de email aan de klanten met als bijlage de PDF-factuur. Via de betaallink kunnen klanten direct online de factuur betalen via onder meer Ideal. Betreffende betalingen komen dan vervolgens binnen via een MT940-bestand van Buckaroo, met apart de kosten die Buckaroo in rekening brengt. Via de MT940 van de eigen bank wordt vervolgens het totaal ontvangen bedrag van Buckaroo automatisch geboekt. 
Opvragen presentatie van Nico Prevoo.   

Factuurherkenning en RGS
De relatie tussen UBL en RGS is al vaker aan de orde geweest, zoals via de UBL-RGS pilot in het laatste kwartaal van 2015.
Wat is de stand van zaken van RGS zelf? En kan RGS toegevoegde waarde hebben voor UBL? Na een korte introductie door Gerard Bottemanne over RGS is de relatie tussen UBL en RGS aan de orde gekomen in de loop van de tijd en de status op dit moment.

  • In het najaar 2014 is tijdens de Intermediairdagen belastingdienst de planning van de uitrol van RGS aan de orde geweest met onder andere de aansluiting op elektronich factureren.
  • Het werkplan RGS 2015 spreekt van "Waar nodig inspelen op ontwikkelingen op het gebied van: UBL en e-facturering".
  • Mede bovenstaande was reden voor Onderzoeksbureau GBNED om de eerder genoemde UBL-RGS pilot te starten, uit te voeren en af te ronden met softwareleveranciers in 2015. 
  • In een blog van softwareleverancier Informer in 2016 staat onder meer het volgende: "Zo zou het RGS in combinatie met UBL facturen zelfs voor automatische boekingen en dus een volgende stap in robotic accounting kunnen zorgen".
  • De RGS Bijeenkomst met Software ontwikkelaars, dd. 1 februari 2018 noemt UBL. Het gaat dan om actiepunt van 18-10-2017 waarvoor de belastingdienst contactpersoon is en dat volgens ons tot de dag van vandaag nog open staat.
  • Exact schrijft in 2018 in een blog over zelfboekende software onder meer: "Met ondersteuning van RGS kan de software veel sneller en beter de facturen boeken dan via scan & herken". 

Vorig jaar heeft tijdens deze praktijkdag de relatie tussen UBL en RGS ook op het programma gestaan en werden ervaring en initiatieven door go2UBL en eVerbinding gedeeld. Op dit moment geven beide leveranciers aan NIETS met UBL-RGS te doen omdat er onvoldoende beweging in de markt is. En dat terwijl zij wel de potentie zien.
Opvragen presentatie Factuurherkenning en RGS.

Scannen, herkennen en betalen
Steeds vaker worden facturen gestuurd met de mogelijkheid om deze als ontvanger direct online te betalen. Vandaar dat in 2018 voor het eerst het thema "scannen, herkennen en betalen" is opgenomen tijdens deze bijeenkomst. Hoe gaat dit precies in zijn werk en wat betekent dit voor het proces van het verwerken van inkoopfacturen? Gerard Bottemanne heeft de volgende mogelijkheden en gerelateerde ontwikkelingen doorgenomen met aanwezigen, mede om onderlinge ervaring te delen:

  • Traditionele proces;
  • Modern; Handmatige handelingen van inkoopfactuur t/m boeken betaling: NUL seconden. Feit of fictie?
  • Een voorbeeld van scannen, herkennen, elektronische factuurverwerking en (real-time) betalen;
  • Betalen d.m.v. een QR-code op de factuur;
  • Betalen d.m.v. een Ideal-koppeling en andere online betaalmogelijkheden via Payment Service Providers (PSP), zoals Mollie, Buckaroo, Adyen en Sisow;.
  • De impact van PSD2;
  • De Introductie van Instant payments; interbancair betalen en ontvangen binnen 5 seconden, 24/7/365 is begin 2019.
    Instant payments staat uitgebreider op het programma van het ICT Accountancy jaarcongres op 31-10-2018 door een presentatie die verzorgd wordt door de Betaalvereniging Nederland.

Opvragen presentatie scannen, herkennen en betalen.

Robotic accounting en machine learning
Voor het rapport "Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting" is leveranciers gevraagd een expertbijdrage te leveren voor wat betreft "machine learning". Het begrip "machine learning" als onderdeel van robotic accounting wordt nog steeds niet eenduidig gebruikt in de praktijk. Meestal worden geprogrammeerde controles aangeduid als machine learning en dat is niet juist. Op basis van de expertbijdragen in het genoemde rapport zijn onder leiding van Gerard Bottemanne de mogelijkheden en onmogelijkheden van machine learning aan de orde geweest. Met onder meer:

  • Begripsvorming Robotic accounting;
  • Machine learning; mede in relatie tot het opbouwen van boekingsintelligentie (over administraties heen);
  • Het lopende onderzoek c.q. test: Robotic accounting: welke boekhoudpakketten ondersteunen dat echt?
    Met medewerking van 8 softwareleveranciers, o.l.v. Full.Finance en Onderzoeksbureau GBNED.
    Meer informatie over dit onderzoek.
  • Casus over de verwerkingstijd van een administratie zonder gebruik te maken van Robotic accounting.
  • Voorbeelden op basis van bijdragen machine learning door softwareleveranciers.

Opvragen presentatie robotic accounting en machine learning

Gratis rapport
Tot slot is het rapport "Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2018" gratis beschikbaar. Het rapport kent de volgende inhoudsopgave:

1. Inleiding
1.1 OCR
1.2 Scannen en herkennen
1.3 Serviceverwerking

2. Robotic accounting
2.1 Inleiding
2.2 Elektronische factuurverwerking
2.3 Machine learning

3. Softwaretoepassingen
3.1 Inleiding
3.2 Separate toepassingen scan, herken en/of elektronische factuurverwerking
3.2.1 Inleiding
3.2.2 Softwaretoepassingen

4. Conclusies
5. Bronnen

Naar meer informatie en opvragen rapport...

Categorie(n) UBL, Branche > Accountantskantoren > Software advies, SAAS, Cloud Computing, Events terugblikken, Branche > Financials, Soort > (Elektronisch) factureren, Branche > Accountantskantoren, RGS (ReferentieGrootboekSchema), Robotic (accounting), Branche > Accountantskantoren > Visie ICT, Mobile computing
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL http://www.gbned.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug


Onerzoeksbureau GBNED