De financiële wereld is grote optimalisatieslagen aan het maken op het gebied van factuurverwerking. Een van de grootste ontwikkelingen van de laatste tijd is e-facturatie. Elektronische facturen, opgemaakt in UBL (Universal Business Language), kunnen automatisch herkend en ingelezen worden in boekhoudprogramma’s zonder dat hier een menselijke handeling aan te pas komt. Dat bespaart tijd én geld. Om ondernemers een juist beeld te geven bij de mogelijkheden van e-facturatie, ontkracht Rob Tolstra, CEO van conversiepartij go2UBL, de vijf meest gehoorde fabels.

Fabel 1: Ik ontvang facturen nog niet in UBL-formaat en kan dus nog niet e-factureren.
Of u een factuur nu aangeleverd krijgt in UBL of niet, dat maakt niets uit. Om te kunnen e-factureren bent u in geen enkel geval afhankelijk van de verzender. De niet-e-facturen kunt u via een conversiepartij snel en eenvoudig laten omzetten tot UBL. De leverancier hoeft de factuur slechts rechtstreeks te mailen naar de conversiepartij. Een automatische doorstuurfunctie in de facturen-inbox kan natuurlijk ook. U ziet de factuur dan voor het eerst in het boekhoudprogramma waar u deze kunt beoordelen.

Fabel 2: Ik moet me aansluiten bij een facturatienetwerk om met e-facturatie te starten.
Veel ondernemers lijken het idee te hebben dat starten met automatische factuurverwerking een tijdrovend proces is. Maar om hiermee te starten, hoeft u zich niet aan te sluiten bij een facturatienetwerk of platform. Sterker nog: u start gewoon per e-mail. Is uw boekhoudpakket UBL ready? Dan kunt u e-facturen eenvoudig verwerken. Wilt u zich registreren bij een partij die alle niet-elektronische facturen omzet in UBL? Dan kost dat slechts enkele muisklikken.

Fabel 3: Vanaf 18 april 2019 ben ik verplicht om e-facturen aan aanbestedende diensten te sturen.
Dit is een stelling die in aanloop naar de datum steeds vaker wordt verkondigd, maar dit is helemaal niet waar. Vanaf 18 april 2019 zijn aanbestedende diensten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Dat betekent niet dat u als ondernemer verplicht bent om ook daadwerkelijk een e-factuur te sturen. Sterker nog, de aanbestedende dienst moet hier expliciet om vragen en/of dit opnemen in het contract om u daartoe te kunnen verplichten. Zo bent u momenteel verplicht om e-facturen te versturen naar de Rijksoverheid wanneer dit in de aanbesteding is opgenomen. Bent u of is uw software niet in staat om een e-factuur op te stellen? Dan kan een conversiepartij de uitkomst bieden.

Fabel 4: E-facturatie werkt niet voor mijn verkoopfacturen.
Ook dit is een fabel. Er zijn heel veel ondernemers die facturen nog opmaken in Excel, Word, PDF of een branchepakket dat geen UBL kan maken. Ook die facturen kunnen via een conversiepartij geconverteerd worden tot UBL. Die verkoopfactuur kan in alle boekhoudpakketten die UBL ready zijn automatisch worden ingelezen. Zie op www.ublready.nl welke pakketten en software UBL ready zijn.

Fabel 5: Ik kan bonnetjes niet behandelen als e-factuur.
Natuurlijk ontvangt u bij de bloemist, slager of supermarkt geen UBL maar een bonnetje. Deze bonnen of handgeschreven nota’s kunnen weldegelijk behandeld worden als e-factuur. Het enige dat u hoeft te doen, is de bon via e-mail, app of scanner naar een conversiepartij te sturen. Zij zetten deze direct om in een 100% volledige UBL en leveren deze af in uw boekhoudpakket.