Elektronisch factureren in Nederland is toe aan een massale adoptie van zowel uitgaand elektronisch factureren als inkomend elektronische factuurverwerking.

Doet u ook mee?

Deze gids is bedoeld als handvat voor de gebruiker. en gaat onder andere in op:

• Het formaat van een elektronische factuur; Dit is het digitale formaat waarin facturen uitgewisseld worden. Belangrijk te weten is dat PDF wel een digitaal formaat is, maar dat het uitwisselen van facturen in PDF-formaat niet valt onder elektronisch factureren. Dat laatste komt doordat een ontvangend systeem de velden op een PDF-formaat niet direct kan herkennen. Dat laatste wordt dan geregeld via ‘scannen en herkennen’ en dat wordt beschouwd als een voorloper van elektronisch factureren.

  Het bekendste en meest gebruikte formaat voor elektronisch factureren op dit moment is UBL dat staat voor Universal Business Language.

• Het verzend- en ontvangstkanaal; Elektronische facturen worden ‘system to system’ uitgewisseld. Dat betekent concreet voor de gebruiker(s) dat  een elektronisch factuur automatisch vanuit het systeem van de afzender terecht komt in het systeem van de ontvanger. In de praktijk wordt hiervoor gebruik gemaakt van het PEPPOL-netwerk.
    
• Afstemmen met klanten aan wie u elektronisch gaat factureren; Hier kunt u, althans voor een deel, het werk door uw factuursoftware laten doen, mits deze laatste software goed is voorbereid op elektronisch factureren.
    
• Afstemmen met leveranciers van goederen en/of diensten van wie u facturen ontvangt; Als elektronisch factureren vanuit uw leverancier(s) nog niet het geval is kunt u dat in elk geval vragen. Hoe meer vragen een organisatie krijgt om toch vooral elektronisch te gaan factureren hoe meer kans op succes dat dit ook gaat gebeuren.  
  
  
• Afstemmen met uw leverancier van software voor uitgaande facturen; Wij hebben op een rij gezet over welke functionaliteit een softwarepakket (factuur-, boekhoud- of ERP-pakket) dient te beschikken om optimaal elektronisch factureren te ondersteunen. 
    
• Afstemmen met uw leverancier van software voor inkomende facturen; De cirkel is rond als uw administratieve software (in de meeste gevallen boekhoud-, ERP- of purchase-to-pay software) elektronische facturen automatisch kan ontvangen en verwerken. WIj hebben op een rij gezet over welke functionaliteit dergelijke software dient te beschikken als het gaat om elektronisch factureren, oftewel elektronische factuurverwerking, gebaseerd op UBL. 

En natuurlijk blijven factuur retourberichten ook niet onbesproken.

Aanvragen
Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers (PDF).