Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Grote(re) organisaties werken in de regel met een verplichtingenregistratie, waarbij inkoopcontracten de basis vormen voor (inkoop)orders die onder een dergelijk contract vallen. Dat laten we hier verder buiten beschouwing.

Verplichtingen kunnen ook starten met registratie van een individuele inkooporder die later, zoveel mogelijk automatisch, wordt afgestemd met een ontvangen inkoopfactuur. Onder aangegane verplichtingen (veelal over een langere periode) vallen ook huurcontracten, leaseverplichtingen en abonnementen.

Het bijhouden van een verplichtingenregistratie als onderdeel van standaard boekhoudsoftware biedt de volgende 10 voordelen:

1. Onderliggende contracten zijn digitaal geregistreerd;
2. Contracten zijn op te zoeken op meerdere kenmerken;
3. Automatisch matchen en boeken van elektronische inkoopfacturen;
4. Bewaken van (verval- en opzeg)termijnen; denk aan einde periode huur- of leasecontract;
5. Elk moment is er inzicht in aangegane verplichtingen;
6. Elk moment is er Inzicht in toekomstige cashflow en er is een betere liquiditeitsprognose te maken;
7. Door inkoopfacturen te matchen met vooraf geregistreerde verplichtingen kan factuurfraude verminderd worden;
8. Bij samenstellen van rapportages voor management accounting en management controlling is direct inzicht in lopende verplichtingen;
9. Bij het samenstellen van externe rapportages is direct inzicht in lopende verplichtingen;
10. Bij audit werkzaamheden (intern en extern) is direct inzicht in onderliggende contracten.

Om aan te tonen dat een verplichtingenregistratie niet alleen voor grote organisaties bestemd is noem ik enkele voorbeelden uit mijn eigen administratie, te weten:

1. Voor het in de lucht houden van de websites van GBNED is een hostingcontract afgesloten met een onbepaalde looptijd en telkens een verlenging voor 3 maanden.
       
2. Voor de registratie van elke vastgelegde domeinnaam (enkele tientallen) is een registratie afgesloten met telkens de looptijd van 1 of 3 jaar. Met een opzegtermijn minimaal één maand voorafgaande aan een nieuwe termijn. In een aantal gevallen is dat laatste dus 3 jaar.
     
3. Voor toegang tot internet en VOIP (Voice over IP) is een doorlopend abonnement afgesloten met een opzegtermijn van minimaal 1 maand.
      
4. Voor mobiele telefonie is een abonnement afgesloten met een vaste looptijd van 2 jaar, waarbij een deel van het periodieke bedrag is bedoeld als afbetaling voor het toestel.
      
5. Bij het organiseren van een congres wordt telkens een order ontvangen met daarop de afgesproken tarieven voor bijvoorbeeld zaalhuur, catering, geluid en technische ondersteuning. Zodat later eenvoudig de ontvangen inkoopfactuur gecontroleerd kan worden.
      
6. Er is een lopend lidmaatschap bij de beroepsorganisatie waar ik lid van ben.
     
7. Er zijn enkele lopende abonnementen van vakbladen.

Zomaar 7 voorbeelden van aangegane verplichtingen. En dan heeft GBNED louter een virtueel kantoor en kantoor aan huis. Legio ondernemers hebben ook nog te maken met huur van een werkruimte, met daarbij behorende servicekosten, energie en verzekering.

Kortom: aangegane verplichtingen zijn van toepassing op alle ondernemers. En gelet op de hiervoor genoemde voordelen is het dan ook des te opmerkelijker dat een verplichtingenregistratie ontbreekt in veel boekhoudpakketten.

Waarom
Het is aangenaam als vanuit het boekhoudpakket een signalering volgt als een abonnement met een vaste looptijd (en stilzwijgende verlenging) gaat aflopen. Als sowieso inzicht is in aangegane verplichtingen en de financiële consequenties daarvan. Als het boekhoudpakket op ieder moment een liquiditeitsprognose in de tijd weergeeft, waarbij ook rekening gehouden wordt met aangegane verplichtingen. Als elektronisch ontvangen inkoopfacturen volledig automatisch geboekt kunnen worden op basis eerder vastgelegde verplichtingen. Als een verplichtingenregistratie kan bijdragen aan het voorkomen van fraude met inkoopfacturen. Als onderliggende contracten digitaal zijn geregistreerd en op te vragen. Als……..

Daarom
Vraag aan uw leverancier van boekhoudsoftware of uw administratie- of accountantskantoor welke mogelijkheden geboden worden op het gebied van verplichtingenregistratie en op welke wijze u daar direct van kunt gaan profiteren.

Reageer op LinkedIN...

Zie ook Wiki boekhoudsoftware, verplichtingenadministratie.