Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Afgelopen jaar hebben meer dan 100 leveranciers hun softwaresystemen gereed gemaakt voor elektronisch factureren op basis van UBL, zo blijkt uit het overzicht van deelnemers aan de UBL Ketentest.

Maar desondanks dat leveranciers van factuursoftware (boekhoud- en ERP-software) elektronisch factureren steeds meer kunnen ondersteunen, met als belangrijke standaard UBL, is de praktijk dat in diezelfde factuursoftware vaak nog digitaal factureren op basis van PDF als standaard is ingesteld. Betreffende softwareleveranciers nemen niet altijd de moeite om elektronisch factureren zoveel mogelijk automatisch te activeren voor hun klanten. Niet echt klantvriendelijk, maar helaas wel de praktijk.

Veel gebruikers vinden het prima zo en (te)veel werk om de verzendwijze per afnemer handmatig in te stellen om elektronisch te kunnen factureren. Dat laatste blijkt een belangrijke drempel waarom elektronisch factureren nog maar langzaam van de grond komt.

Er zijn zelfs nog organisaties die facturen op papier per post versturen. Zo kreeg ik zelf deze maand nog een factuur per post van Stichting Reprorecht.

PEPPOL-First
Leveranciers van factuursoftware kunnen in belangrijke mate meewerken om de verdere adoptie van elektronisch factureren te doen toenemen.

De eerste stap is dat leveranciers van elektronische factuursoftware zorgen dat hun gebruikers aangesloten worden op PEPPOL (het defacto factuurnetwerk dat in steeds meer landen wordt toegepast). Als vervolgens de ontvanger van een factuur is aangesloten op PEPPOL (hetgeen goede factuursoftware automatisch kan controleren) kan de factuursoftware de factuur geheel automatisch verzenden via PEPPOL. Dus zonder dat een gebruiker dat verder handmatig hoeft in te stellen. De overstap van facturen versturen per email in PDF naar elektronisch in UBL versturen via PEPPOL is dan een feit zonder dat de gebruiker daarvoor verder iets hoeft in te stellen per afnemer. Dit heet “PEPPOL-First”.

Als verzenden via PEPPOL niet kan is de tweede stap dat de factuursoftware automatisch controleert of er een factuur emailadres is opgegeven bij de afnemer van de factuur. In de meeste gevallen is dat al aanwezig bij de crediteurengegevens vanwege het versturen van digitale facturen in PDF-formaat. De elektronische factuur (in UBL) kan nu, desgewenst samen met de PDF-factuur, automatisch als bijlage per email verzonden worden.

En pas als stap 1 of 2 niet automatisch mogelijk is of als een afnemer te kennen geeft persé facturen digitaal of op papier te willen ontvangen kan de softwaresoftware als derde stap de gebruiker faciliteren om de gewenste verzendwijze van facturen per afnemer handmatig te kiezen.

En deze werkwijze wordt UBL-AAN genoemd!
Ik roep alle leveranciers van alle factuursoftware (zoals boekhoud- en ERP software) op om UBL-AAN volledig te ondersteunen. Dat wil zeggen:

1. Zorgen dat facturen ook altijd in UBL-formaat samengesteld worden; zodat facturen automatisch ingelezen en verwerkt kunnen worden. Prima trouwens als er ook een factuur in PDF aanwezig is als leesbaar formaat voor de eindgebruiker.
2. Zorgen dat alle gebruikers aangesloten kunnen worden op PEPPOL;
3. Zorgen dat facturen automatisch via PEPPOL verzonden worden als afnemers van betreffende facturen ook op PEPPOL aangesloten zijn;
4. Zorgen dat bij facturen per email ook automatisch een UBL-bijlage verzonden wordt als de afnemer geen aansluiting op PEPPOL heeft.

Inkomend
Leveranciers van elektronische factuurverwerking (zoals boekhoud-, ERP- en Purchase to pay software) zorgen er in het kader van UBL-AAN dan voor dat hun cliënten zoveel mogelijk op PEPPOL aangesloten zijn en dat als alternatief elektronische facturen ook per email in UBL-formaat ontvangen en verwerkt kunnen worden.

Als tot slot grote bedrijven (zoals telecom- en energiebedrijven) en met name overheidsorganisaties (zoals gemeenten, RIVM en RDW) ook nog eens overgaan op elektronisch factureren is de cirkel rond en loopt Nederland in de pas op het gebied van elektronisch factureren.

Meer informatie
Voor meer informatie over elektronisch factureren verwijs ik naar de volgende uitgaven:

• Snel aan de slag met elektronisch factureren: Checklist voor gebruikers (en softwareleveranciers);
  Of u als eindgebruiker optimaal gebruik kunt maken van elektronisch factureren hangt af van uw klanten (de ontvangers van uw facturen), uw leveranciers (waarvan u zelf facturen ontvangt) en van de door u in gebruik zijnde softwaresystemen. Deze “checklist voor gebruikers” geeft houvast bij de criteria die daarbij een rol spelen.
    
• De complete gids elektronisch factureren; Uitgebreide informatie over elektronisch factureren en de daarvoor gebruikte standaarden en softwaresystemen is te vinden in de “Complete gids elektronisch factureren” die gratis is op te vragen en waar deze checklist ook deel van uitmaakt.

UBL Ketentest;
Met name bedoeld voor softwareleveranciers en zelf ontwikkelaars, via www.ublketentest.nl.
Met tevens UBL AAN (zie www.ublaan.nl) en UBL Ready (zie www.ublready.nl).

Wilt u reageren op deze blog? 
Ga dan naar LinkedIN…