Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

In onze WIKI Boekhoudsoftware behandelen we tientallen auditfuncties met betrekking tot diezelfde boekhoudsoftware. We gaan specifiek in op controles voor de sub administratie debiteuren en crediteuren, zoals: afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas en bank, de aanwezigheid van dubbele facturen, debiteuren met een creditsaldo en controle op de gemiddelde betalingstermijn per debiteur. Enigszins in aansluiting op de laatstgenoemde controle wordt in deze blog de “afloopcontrole openstaande posten debiteuren” behandeld in relatie tot boekhoudsoftware.

De afloopcontrole is in dit verband een vaak toegepaste methode om het bestaan en de juistheid van openstaande debiteuren te controleren op basis van de openstaande postenlijst per balansdatum. De afloopcontrole kan natuurlijk ook voor andere vorderingen toegepast worden.

Met betrekking tot openstaande posten debiteuren is het van belang te controleren in hoeverre de stand op de balansdatum een getrouw beeld geeft van de openstaande vorderingen. Omdat een (accountants)controle in de regel in de loop van het nieuwe jaar plaatsvindt kan op het moment van die controle de afloop van de openstaande posten dus ook worden nagegaan.

In deze blog is verder geen rekening gehouden met de soort van opdracht en een begrip als materialiteit.

In de praktijk kan een dergelijke afloopcontrole volgens mij als volgt plaatsvinden:

1. Allereerst wordt een openstaande postenlijst (debiteuren) per balansdatum opgevraagd.
      
2. Vervolgens wordt voor deze posten nagegaan of ze in het nieuwe jaar, bijvoorbeeld twee maanden later, nog steeds open staan. Deze controle kan plaatsvinden door opnieuw een openstaande postenlijst op te vragen (bijvoorbeeld per 1 maart van het nieuwe jaar) met zo mogelijk alle facturen met een factuurdatum gelijk of ouder dan de balansdatum. De eerder opgevraagde openstaande postenlijst (ad. 1) wordt dan ook nog handmatig vergeleken met deze nieuwe openstaande postenlijst. Per post die dan nog open staat moet afgestemd worden wat de reden is en welke maatregelen lopen c.q. ondernomen worden. Posten die langer dan een jaar open staan moeten wellicht als oninbaar afgeboekt worden en als sprake is van afgedragen BTW kan deze teruggevraagd worden aan de Belastingdienst.
     
3. Per openstaande factuur op de balansdatum die inmiddels is afgeboekt kan dan nog even ingezoomd worden of deze daadwerkelijk is betaald (via het bankboek) of op een andere manier is afgeboekt, zoals via het memoriaal of bijvoorbeeld via een creditnota.

De vraag is natuurlijk of bovenstaande controle voor een belangrijk deel automatisch uitgevoerd kan worden. Zeker als het gaat om tientallen of meer openstaande facturen per de balansdatum.

Hoeveel tijd (en dus geld) brengt u in rekening voor een afloopcontrole van openstaande posten debiteuren in het kader van een (al dan niet verplichte) accountantscontrole?

Ik ben van mening dat een afloopcontrole van openstaande posten debiteuren voor een belangrijk deel geautomatiseerd zou moeten plaatsvinden door goede boekhoudsoftware, al dan niet aangevuld met analysesoftware. En dan bedoel ik niet een BI-(Business Intelligence) of data-analyse tool beschikbaar stellen aan de gebruiker en deze zelf laten stoeien met data, maar een kant en klare functie met alleen een paar variabelen die de gebruiker hoeft op de te geven.

Het kan echt
Via LinkedIn wordt door een accountant AFAS Profit genoemd als administratiepakket dat een afloopcontrole ondersteunt in de vorm van een standaard lijst.

En binnen een uur nadat ik via LinkedIn oproep heb gedaan naar ervaring met afloopcontrole van openstaande posten debiteuren kreeg ik het bewijs in mijn mailbox dat dit mogelijk is via analysesoftware. Via onderstaand voorbeeld van Tom Koning, Cygnus Atratus: Hier wordt volledig voorgeprogrammeerd een afloopcontrole uitgevoerd met behulp van geïmporteerde dagafschriften.
 

Ingezoomd op kengetallen: 

Het meest opvallend hier is:
Een bedrag van € -130.226,75 dat is afgeletterd via het bankboek, zonder dat aansluiting met het dagafschrift van de bank mogelijk is. Dat waren verrekeningen van debet- en creditnota’s en handmatig ingevoerde bankmutaties. Iets om uit te zoeken. En er blijkt een bedrag van € -18.871 afgeletterd via het memoriaal.

De specificatie geeft een overzicht van dagafschriften waarop betalingen zijn gevonden en de naam van de tegenpartij op het dagafschrift. Reproduceerbare documentatie:

 
(bron: Cygnus Atratus).

Reacties via LinkedIn
Via LinkedIn zijn verder de volgende interessante controles genoemd in relatie tot de afloopcontrole openstaande posten debiteuren:

• Mutaties welke niet via het dagboek bank en verkoop lopen verifiëren (zit in bovenstaande).
• Via het dagboek verkopen nagaan of er geen bedragen credit op debiteuren worden geboekt. Afhankelijk van het moment (op of rond balansdatum) van boeken deze boekingen integraal volgen.
• Bij een controleopdracht waar de post materieel is, ga je echt terug naar het bankafschrift voor de materiele posten. Maar dit kan ook weer middels een steekproef of iets dergelijks. (dat wordt in bovenstaand voorbeeld automatisch gedaan).

Het moge duidelijk zijn de signalering van deze laatst genoemde zaken ook voor een belangrijk deel automatisch door goede software ondersteund kan worden.

Zelf reageren?
Ga naar LinkedIn…