Blog door Blue10

De Belastingdienst verplicht alle organisaties om hun facturen voor minimaal zeven jaar (onroerende zaken tien jaar) beschikbaar te stellen voor controle. Met software Blue10 scan je facturen en andere administratiedocumenten, waardoor ze digitaal worden opgeslagen. Ze blijven dan twaalf jaar lang bewaard in de cloud, waardoor je voldoet aan de verplichting van de Belastingdienst. Maar wat doe je eigenlijk met de papieren facturen en bonnetjes die je hebt gescand?

Zeg gedag tegen papier en overvolle ordners
In principe hoef je papieren facturen niet meer te bewaren als deze eenmaal zijn gescand en online zijn opgeslagen. Je kunt met de Belastingdienst afspreken dat je je volledige administratie digitaal bijhoudt, en al je papieren documenten digitaliseert. Hier zitten echter wel voorwaarden aan verbonden, die de Belastingdienst heeft opgesteld:

• Alle gegevens moeten inhoudelijk foutloos overgezet worden;
• De nieuwe gegevensdrager moet tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
• De geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd reproduceerbaar en leesbaar gemaakt kunnen worden;
• Controle van de gegevens moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.

De hierboven opgestelde voorwaarden gelden voor het converteren van papieren documenten naar digitale documenten. Het is hierbij belangrijk dat de originele echtheidskenmerken zichtbaar blijven, zoals kleur, logo en watermerk. Ook de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens zijn cruciaal. Voor een factuur is het bijvoorbeeld van belang te weten dat de aangegeven leverancier klopt en dat de inhoud niet is veranderd.

Zo lang de juist geconverteerde documenten minstens zeven (of tien) jaar beschikbaar zijn voor de Belastingdienst, hoef je je geen zorgen meer te maken over zoekgeraakte facturen en bonnetjes. Alles staat veilig in de cloud van Blue10, en zal daar de komende twaalf jaar blijven. Al je documenten zijn eenvoudig terug te vinden in het archief; zo heb je altijd en overal inzicht in je financiële administratie. 

Digitalisering is met de tijd meegaan
De Belastingdienst speelt in op de veranderingen in de boekhoudwereld. Steeds meer leveranciers versturen digitale facturen, dus het is omslachtig om deze allemaal uit te printen en te bewaren. Dit begrijpt de Belastingdienst ook, waardoor ze bovenstaande voorwaarden voor het converteren van documenten hebben opgesteld. Bovendien is het digitaal bewaren van facturen een duurzame oplossing voor je administratieproces; het bespaart een hoop papier, moeite én tijd. 

En....
Digitaliseren kun je leren!
We leven in een tijd waarin niets stilstaat. De disruptieve technologieën van de vierde industriële revolutie zorgen ervoor dat morgen alles anders kan zijn ten opzichte van gisteren. Best spannend! Niemand weet precies welke impact nieuwe technologie gaat hebben op de arbeidsmarkt. Tegelijkertijd neemt de angst voor automatisering toe; de angst dat in de toekomst machines onze banen overnemen. Je kunt hier op twee manieren naar kijken: als techno-optimist en techno-pessimist.

Duidelijk is dat er significante veranderingen op komst zijn, maar is de wijdverspreide angst terecht en hoe speel je het beste in op deze veranderingen? Feit is dat er sprake is van nieuwe mogelijkheden, maar ook van het verdwijnen van banen.* De visie van Blue10: banen verdwijnen, maar werk niet.

Technologie vult ons aan
Hoe komt het toch dat er zo’n wijdverspreide angst heerst voor nieuwe technologie? Het heeft tot nu toe namelijk alleen maar voor meer banen gezorgd. Sinds het begin van de twintigste eeuw is de werkgelegenheid in Nederland enorm gestegen met de komst van nieuwe technologieën.* Wat maakt deze vierde revolutie anders? Het verschil zit hem in het type werk dat machines en software uit handen nemen. Neem bijvoorbeeld factuurverwerking. Repeterend werk, zoals het scannen van facturen en doorsturen naar collega’s, is eenvoudig te automatiseren. Dit betekent echter niet dat je je baan kwijtraakt aan een machine; integendeel! Deze slimme technologie zorgt er juist voor dat jij je tijd besteedt aan werkzaamheden die jou uitdagen.

In dit geval verlicht digitalisering de werkdruk, en vult het jou als werknemer aan. Het enige wat je hoeft te doen, is de nieuwe technologie naar je hand zetten, in plaats van ervoor vluchten of passief toekijken hoe het nadert. Hoe? Door te leren!

Leren omarmen
Machines leren ook steeds meer, dus waarom zouden wij dit niet doen? Bekijk het zo. Technologische ontwikkelingen, zoals slimme software, nemen repeterend werk zoals het handmatig verwerken van facturen uit handen. Wat houdt men dan over? Tijd! Tijd om te doen waar we goed in zijn, en om hierin uit te blinken. Maar ook tijd om de vaardigheden aan te leren die nodig zijn om met deze nieuwe technologische ontwikkelingen te werken. Als we digitalisering ons eigen maken en de overhand nemen, profiteren we van zelflerende machines en software net zo veel als van de stoommachine, elektriciteit en de komst van het internet. Stuk voor stuk zeer rigoureuze veranderingen, die we hebben omarmd en nu niet meer weg kunnen en willen denken uit de maatschappij. Je zult zien dat slimme software en machines ons werk makkelijker, en onszelf productiever maken.

Ook het factuurverwerkingsproces profiteert van digitalisering
Dit geldt ook voor factuurverwerking. Veel organisaties verwerken facturen nog handmatig, maar automatisering en digitalisering helpen je juist om dit proces eenvoudiger en efficiënter te maken. Door middel van documentherkenning (OCR) herkent een software de belangrijkste gegevens op alle documenten, en hoef jij deze niet meer handmatig in te voeren. Daarnaast is het scannen, printen en rondbrengen van facturen verleden tijd met het digitaliseren van de financiële administratie. Facturen staan op één plek opgeslagen, altijd en overal beschikbaar (mits verbonden met internet), en het rondsturen van facturen voor goedkeuring is ook eenvoudiger en overzichtelijker door het digitale aspect. Wil je hier meer over weten? Maak dan kennis met Blue10.

Digitaliseer en automatiseer je administratie met Blue10
Blue10 helpt je graag om technologie niet als bedreiging te zien, maar als een uitdaging. Een uitdaging die heel veel kansen en mogelijkheden biedt, zowel zakelijk als privé. Digitale factuurverwerking zorgt ervoor dat jij je tijd besteedt aan hetgeen waaraan je het ook daadwerkelijk wil besteden. Meer informatie over hoe digitale factuurverwerking met Blue10 jou en je organisatie kostbare tijd bespaart vind je op de website van Blue10.

*Bron: https://www.financieelgezondewerknemers.nl/.uc/f375f3e1f0102e2c503003823a001d13c0b00e91fab0100/SER%20mens-technologie-publieksversie.pdf