Door Sigurd Felix

Eigenlijk zijn On Premise en cloud niet met elkaar te vergelijken. In een cloud omgeving zijn allerlei extra diensten opgenomen waarvan het prijskaartje subjectief is. Wat is back-up en redundantie je waard, of schaalbaarheid? Het cloud model is veel flexibeler en je bent er veel meer door ontzorgd. Daarover schreef mij collega Kwok-Ho van Focudis onlangs al een blog.

Een vergelijking maken is onmogelijk, rekening houden met verborgen kosten bij On Premise software wel. Dus laten we die kosten even op een rijtje zetten. Het is goed bij de keuze van software na te denken over alle kosten die met de investering samenhangen, niet alleen de initiële investering.

Als voorbeeld van on premise software zou je kunnen denken aan Unit 4 Financial Data Suite, Caseware, Exact Globe, Alure of Qics Time Management. In mijn geschatte bedragen ga ik uit van een accountantskantoor met ongeveer 200 medewerkers dat gebruik maakt van private cloud hosting.

Infrastructuur
Laten we voor het gemak ervan uitgaan dat de infrastructuur virtuele cloud infrastructuur is. Anders nemen de verborgen kosten nog aanzienlijk toe. Maar voor zo’n applicatie is een database server nodig waarop data kan worden opgeslagen. Dit is afhankelijk van de grootte van de applicatie en wanneer je meer on premise applicaties hebt, kun je wellicht met 1 database server af. Vandaar dat het lastig is deze kosten te vergelijken. Maar reken voor een server met een SQL Standard licentie en opslagruimte voor het gemak even met 2.000 euro per maand.

Toegang tot de applicatie
Om de applicatie te kunnen benaderen, heb je een databasekoppeling nodig. Die kun je alleen in een lokaal netwerk maken. Daartoe heb je verschillende mogelijkheden: VPN verbindingen of verbinding maken via een remote desktop. VPN verbindingen vragen veel van de internetverbinding. Daarbij is een kleine onderbreking van een VPN verbinding een groot risico voor database applicaties. Een remote desktop zal de voorkeur hebben van een beheerder die de dienst moet leveren. AFAS Profit wordt bijvoorbeeld via RDP aangeboden (met Citrix eroverheen) bij AFAS online.

Een RDP omgeving brengt allerlei extra complexiteit met een Terminal servers, gateway, load balancing van servers, load balancing van gateways, toegangs- en verbindingsbeveiliging en toegang via niet-Windows devices. Hoe kleiner de RDP omgeving, hoe zwaarder de randsystemen drukken op de prijs per gebruiker. Daarom worden RDP omgevingen vaak vanuit een shared hosting omgeving aangeboden. Voor het gemak reken ik daar mee en met EUR 40,- per maand per online werkplek. Maar met 200 gebruikers is dat 8.000 euro per maand. Wanneer de remote desktop voor meerdere on premise applicaties gebruikt wordt, ziet het kostenplaatje er uiteraard gunstiger uit, maar deze kosten zijn alsnog naast de kosten van de pc's die alleen als domme terminal ingezet worden.

Netwerkbeveiliging
De applicatie moet uiteraard goed beveiligd worden, zeker als medewerkers of klanten externe toegang tot de applicatie moeten hebben. Ik ben er van uitgegaan dat de netwerkbeveiliging onderdeel is van de shared hosting omgeving hierboven. Bij eigen infrastructuur zou dit zeker 1.000 euro per maand aan firewalls kosten.

Beheer
De hoeveelheid beheer is per applicatie uiteraard verschillend. Maar de meeste applicaties moeten minstens 2 keer per jaar geüpdate worden. Windows servers moeten minstens maandelijks maar eigenlijk vaker worden geüpdate en ook een SQL Server wordt één á twee keer per jaar voorzien van een servicepack. Deze werkzaamheden moeten buiten kantooruren worden uitgevoerd. Daarnaast moeten er backups worden gemaakt en gebruikersondersteuning worden gegeven. Hiervoor reken ik 2.000 euro per maand.

Testomgeving
Als je wilt weten hoe een update zich gedraagt, zul je een OTAP-straat moeten inrichten. Dat is misschien wat wild voor een kantoor met 200 medewerkers, maar ik reken voor het dupliceren van servers voor test-updates en de tijd die het kost 1.000 euro per maand. Dit is per applicatie.

Integraties
Veel applicaties hebben koppelingen op externe systemen. Dit zorgt voor extra complexiteit. Hiervoor is een webserver nodig, wellicht een proxy en complex beheer. Hiervoor reken ik ook 1.000 euro.

Overprovisioning licenties
Bij veel cloud software betaal je naar gebruik. Als dit op medewerkers gebaseerd is, betaal je voor de actieve medewerkers. Maar bij on premise software schaf je over het algemeen vooraf software aan en koop je licenties bij wanneer het gebruik groeit. Daarbij heb je altijd ongebruikte licenties. De kosten hiervan zijn uiteraard afhankelijk van de licentieprijs, maar reken hiervoor 10%.

Onderhoudsvergoeding
Een echte cashcow bij on premise software is de jaarlijkse onderhoudsvergoeding. Bij de meeste pakketten kost het onderhoud tussen de 15 en 22 % per jaar. Hiermee betaal je in 4 tot 6 jaar het pakket dus opnieuw! 

Al met al is on premise software als een ijsberg waarvan het grootste deel van de kosten onder water zitten, waar je ze niet ziet.

Vereenvoudig je omgeving
De verborgen kosten van on-premise software bedragen in dit voorbeeld maar zo 15.000 euro per maand. Natuurlijk zijn de kosten beter te verantwoorden wanneer ze over meerdere applicaties verdeeld worden en dat is ook vaak zo. Daarom moet een cloud strategie gericht zijn op het vervangen van alle on premise applicaties. En dat is bij accountancy software nog niet altijd eenvoudig.

Focudis is een pure cloud applicatie. Met Focudis heb je dus geen problemen met onderhoud, backup, beveiliging, updates, schaalbaarheid, overprovisioning, integraties en toegang. Een web browser is genoeg, ongeacht je besturingssysteem. Laat accountancy software dus niet je reden zijn van on premise gebruik te blijven maken!

Dit artikel is op persoonlijke titel. Ik heb al verschillende accountantskantoren gesproken over Focudis. Sommige kantoren wijzen de cloud resoluut af. Als kosten geen rol spelen, is het uiteraard ook mogelijk Focudis als on premise software in te zetten. Ook in dat geval is Focudis web based en vallen veel kosten die samenhangen met toegang weg. 

Lees de blog van Sigurd Felix op LinkedIN (met de mogelijkheid om te reageren).