Naast de volledige koppelingen met de meest voorkomende boekhoudpakketten, is het met Zenvoices nu ook mogelijk om sneller en gemakkelijker facturen te verwerken in alle boekhoudpakketten waarin (EN16931) UBL facturen kunnen worden ingelezen.

Bonnen en facturen realtime omzetten naar UBL
Facturen en bonnen in diversen bestandsformaten kunnen worden aangeleverd per e-mail, via Dropbox, het PEPPOL facturatienetwerk of met de mobiele app in een Zenvoices administratie. Zenvoices maakt automatisch een boekingsvoorstel en na goedkeuring, wordt deze automatisch omgezet in een UBL factuur. Deze UBL factuur wordt vervolgens per e-mail verzonden naar het UBL Ready boekhoudpakket. Naast het omzetten van onder andere PDF facturen en gefotografeerde bonnen en facturen, kunnen ook UBL facturen via Zenvoices worden verwerkt. Hierdoor kan vanuit één werkstroom worden gewerkt en zijn alle facturen en bonnen te raadplegen in een uitgebreid digitaal archief.

Boekingen coderen met RGS grootboekschema
In Zenvoices is het mogelijk om een ingelezen factuur of bon te voorzien van een grootboekrekening. Hiervoor wordt gewerkt met het RGS grootboekschema. De RGS codes worden opgenomen in de UBL factuur die door Zenvoices gegenereerd wordt. Verschillende RGS niveaus worden ondersteund. Op basis van het RGS grootboekschema, kan een UBL ready boekhoudpakket bij het inlezen van een UBL factuur boekingsregels met de juiste grootboekrekeningen uit het boekhoudpakket aanmaken.

Volledig automatisch verwerken van facturen en bonnen
Het proces van inkomende factuur tot aan het aanbieden in het boekhoudpakket is volledig te automatiseren. Door velden en verbanden te herkennen kan Zenvoices een ingelezen factuur en bon automatisch vertalen naar een boekingsvoorstel voor controle. Als de resultaten regelmatig zonder correcties goedgekeurd worden, kan ook het goedkeuren van deze voorstellen worden geautomatiseerd.

Digitaal autoriseren
Met de module Autorisatie is ook het autorisatieproces voor facturen in een organisatie te stroomlijnen. Medewerkers kunnen facturen goedkeuren in de online portal of met de mobiele app. De beheerder heeft met Zenvoices altijd inzicht in welke facturen nog goedgekeurd moeten worden door welke medewerkers. Na goedkeuring wordt van de bon of factuur automatisch een UBL bestand aangemaakt en voor verdere verwerking naar het UBL Ready boekhoudpakket gezonden.

Werken met UBL Ready boekhoudpakketten
De eenvoudige wijze waarop Zenvoices werkt met UBL Ready boekhoudpakketten maakt het mogelijk om snel, veilig en zonder investeringen vooraf te profiteren van het omzetten van traditionele facturen en bonnen naar UBL facturen en UBL Ready boekhoudpakketten uit te breiden met een proces voor digitale goedkeuring van facturen. Door een combinatie te bieden van innovatieve software, 30 dagen gratis proefperiode, gratis helpdesk en scherpe tarieven zonder langdurige verplichting is Zenvoices de bereikbare oplossing voor zowel grote als kleine organisaties.