Blog door Hessel, Botz4U

Stel, je hebt een administratie- of accountantskantoor en een medewerker heeft al meerdere keren aangegeven een stap hogerop te willen. Niet meer bonnen en facturen invoeren of klanten nabellen om missende documenten. "Nuttig werk, maar ik wil meer. Controleren en adviseren", zo heeft hij te kennen gegeven. Als accountant gun jij hem die stap, maar het kan niet want waar haal je zo snel vervanging vandaan? Maak kennis met de boekhoudbot.

Veel grote bedrijven zetten chatbots in voor het eerste klantcontact. Een aantal jaar geleden, laten we zeggen, 2015, waren de mogelijkheden nog heel beperkt. De chatbot moest een bedrijf helemaal voorprogrammeren en diverse scenario’s verzinnen. Maar tot een natuurlijke manier van communicatie kwam het nooit. Geen wonder dat accountants en boekhouders er niets in zagen. Maar de technologie is in vier jaar enorm verbeterd.

Snelste taalstudent ter wereld
Ja, ook een boekhoudbot heeft nog een training nodig maar die leert van eerdere gesprekken. En dat doet ie heel snel. Ik durf te zeggen dat het de snelste taalstudent ter wereld is.

Na enkele maanden experimenteren, denk ik dat de chatbot nu ervaren genoeg is om een rol te spelen in een accountants- en administratiekantoor. Voor basiswerkzaamheden zodat jouw ambitieuze menselijke medewerker die welverdiende promotie kan maken.

Toegevoegde waarde van een chatbot
Daardoor profiteert jouw kantoor ook. De chatbot kost een fractie van de loonkosten van de mens, terwijl het de basistaken uitstekend kan overnemen. Je medewerker is blij dat hij zich kan ontwikkelen en jouw kantoor profiteert van meer omzet doordat je medewerker waardevoller werk gaat doen. Maar hoe kan een chatbot die toegevoegde waarde leveren?

Je bent dan 24/7 bereikbaar voor je klanten
De chatbot beantwoordt standaardvragen, maar kan ook automatisch vragen om ontbrekende documenten. Dit kan doordat een chatbot is te integreren met een online boekhoudpakket. Door het zelflerende vermogen van de technologie, vraagt de chatbot om de juiste documenten, zonder dat het irritatie opwekt bij je klanten. Want wees eens eerlijk, nemen je klanten altijd op als jij belt? In 9 van de 10 gevallen ‘moeten’ ze iets doen. Even geen tijd, denkt je klant, en drukt je weg.

Een chatbot is niet gebonden aan kantoortijden. Jouw klanten communiceren met je boekhoudbot waar en wanneer het ze uitkomt. Het ene moment op hun telefoon, een moment later in een handsfree gesprek in de auto en vervolgens thuis op hun Google Home.

Meer waardering van je klanten
Je klanten willen weten of ze al klaar zijn om btw-aangifte te doen. En zo niet, dan willen ze weten wat nog nodig is. Ze hoeven niet te wachten want de boekhoudbot helpt direct. Of een ondernemer ontdekt in het weekend dat hij vergeten is in welke situaties hij wel of niet een suppletieformulier moet invullen. De boekhoudbot geeft direct antwoord. Ook in het weekend. Hoe fijn is dat?

Een medewerker die zich blijft verbeteren
Conversaties met de chatbot blijven veilig bewaard. Dat is niet alleen fijn om terug te zoeken maar zorgt er ook voor dat je chatbot beter kan worden in wat ie doet. Wist je dat een chatbot nu ook complexe dialogen kan aangaan en zich aanpast aan de context van het gesprek? Wees gerust, een chatbot weet wanneer hij er niet meer uitkomt, voelt de emoties van je klant en kan hem doorschakelen naar een mens.

Dit klinkt misschien als toekomstmuziek maar is al mogelijk met techniek van vandaag. Wil je meer weten over de mogelijkheden van chatbots dan kan dat hier.