Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

Onderzoek

Afnemer online boekhouden in gebreke: van wanbetaler tot aan faillissement met een curator

Plaatsingsdatum 15-01-2024
Berichtdatum Januari 2024 (oorspronkelijk 2019)

Dit artikel is oorspronkelijk in 2019 samengesteld in PDF-formaat, met onder andere vragen aan leveranciers van boekhoudsoftware. We hebben het artikel bijgesteld en onderstaand nu volledig online opgenomen.

Iedere ondernemer heeft er wel eens mee te maken. Een o zo vriendelijke klant die als het op betalen aankomt opeens niet zo vriendelijk meer is. Of een brief van een curator waaruit meteen duidelijk is dat een klant, al dan niet geheel onverwacht, failliet is. Dit artikel gaat in op 2 onderwerpen, te weten:

  1. Het blokkeren van een online administratie voor wanbetalers;
  2. De rechten van een curator.

Maar eerst worden enkele begrippen toegelicht:

  • Administreren verplicht;
    Het Burgerlijk Wetboek Boek 3 gaat over Vermogensrecht. Afdeling 1B het over het voeren van een administratie. Hier staat onder andere artikel 15i (lid 1):
    Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.”.

    Aanvullend lezen we:
    “Openlegging van tot een administratie behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers kunnen, voor zover zij daarbij een rechtstreeks en voldoende belang hebben, vorderen:
    erfgenamen, ten aanzien van de boekhouding van de erflater;
    b.deelgenoten in een gemeenschap, ten aanzien van de boekhouding betreffende de
       gemeenschap;
    c.vennoten, ten aanzien van de boekhouding van de vennootschap;
    d.schuldeisers in het geval van faillissement of toepassing van de schuldsaneringsregeling
       natuurlijke personen, ten aanzien van de boekhouding van de failliet onderscheidenlijk
       degene ten aanzien van wie de schuldsaneringsregeling van toepassing is.”

    (Bron: wetten.overheid.nl).
      
  • Bewaarplicht;
    Elke ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren. Art. 52 AWR (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) bevat de algemene voorschriften en het algemene kader waaraan de administratie van ondernemers moet voldoen. Deze bepalingen gelden eveneens voor de ondernemer voor zover deze de administratie in elektronische vorm voert (lees: via een computerprogramma). Zie de website overheid.nl voor de volledige tekst van artikel 52 AWR. Verder verwijzen we met nadruk naar de website van de Belastingdienst met een uitgebreide specificatie van hetgeen bewaard moet worden, hoe lang en wat uitzonderingen zijn. Zie ook het onderdeel “bewaarplicht” op onze website dat onder andere ingaat op reproduceerbaar en conversie van gegevens.

    In relatie tot de Belastingdienst (verplichtingen ten dienste van de belastingheffing) is artikel 47 AWR interessant. Artikel 47.2 luidt “Ingeval de belastingwet aangelegenheden van een derde aanmerkt als aangelegenheden van degene die vermoedelijk belastingplichtig is, gelden, voor zover het deze aangelegenheden betreft, gelijke verplichtingen voor de derde”.
      
  • AVG;
    Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

    Hiervoor is, gericht op de ondernemer zelf, de bewaarplicht aan de orde geweest. De bewaarplicht geeft feitelijk de minimum termijnen aan waarover wettelijk gezien administratieve gegevens bewaard moeten blijven door een ondernemer. De AVG daar tegenover geeft, gericht op persoonsgegevens, aan hoe lang gegevens bewaard mogen blijven. Het gaat dan met name om persoonsgegevens van derden, zoals werknemers en sollicitanten.

    Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet langer mag bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

    De AVG wordt nogal eens gebruikt door leveranciers van administratieve online software om gegevens te mogen of zelfs te moeten verwijderen na een bepaalde periode. Om deze reden is de AVG meegenomen in dit artikel.

    Volgens ons klinkt het logisch dat partijen geen beroep kunnen doen op de AVG als ze daarmee niet voldoen aan hun zorgplicht. En volgens ons prevaleert bijvoorbeeld uitvoering van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) ook boven de AVG.

    Zo komen verderop ook in dit artikel de rechten van de curator aan de orde als het gaat om het opvragen van administratieve gegevens van een ondernemer in de periode na een faillissementsuitspraak. De vraag die hierbij gesteld kan worden is of deze periode terecht verkort kan worden door de AVG.

    Om goed antwoord te geven op deze laatste vraag denken wij zelf dat er eerst meer jurisprudentie opgebouwd moet worden de komende jaren.

  • Recht van retentie;
    Conform artikel 3:290 e.v. van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 290 luidt:
    Retentierecht is de bevoegdheid die in de bij de wet aangegeven gevallen aan een schuldeiser toekomt, om de nakoming van een verplichting tot afgifte van een zaak aan zijn schuldenaar op te schorten totdat de vordering wordt voldaan”.
    (Bron: overheid.nl).

    In het kader van dit artikel wordt onder retentierecht verstaan “het onthouden van functionaliteit om toegang te verlenen tot de data van een administratie aan een ondernemer”. Hierbij wordt verondersteld dat de gegevens (data en elektronische boekingsdocumenten) zelf van de ondernemer zijn, in elk geval van een online boekhouding. 

    Aanbieders van online boekhoudsoftware hanteren verschillende termijnen bij het blokkeren van een administratie voor een ondernemer als sprake is van onbetaalde facturen. Dat loopt uiteen van zeg maar 1 tot 6 maanden. De data zelf wordt daarbij wel geacht van de ondernemer te zijn. De bewaartermijn van de gegevens bij niet betalen loopt uiteen van een krappe 6 maanden tot in uitzonderlijke gevallen wel tien jaar.

    Retentierecht geeft een softwareleverancier de mogelijkheid een ondernemer de toegang tot een online administratiesysteem te ontzeggen, maar ontneemt volgens ons de ondernemer niet het recht te beschikken over zijn eigen data. Je kunt je afvragen of een softwareleverancier na bijvoorbeeld 6 maanden de data, die eigendom is van een ondernemer, zondermeer mag verwijderen i.p.v. de data altijd ter beschikking te stellen aan diezelfde ondernemer. Jurisprudentie zal op dit punt in de toekomst mogelijk meer duidelijkheid geven verwachten wij, zeker nu steeds meer administraties online gevoerd worden.

Bewaartermijn van gegevens (data en digitale documenten) voor een curator (dus bij een faillissement) zijn volgens ons niet wezenlijk anders dan voor de ondernemer zelf ingeval van betalingsproblemen.

Het ene faillissement is het andere niet. Een curator die tijdens de afhandeling van een faillissement het vermoeden heeft dat de ondernemer zaken heeft onttrokken aan een boedel kan belemmerd worden door het feit dat een krappe 6 maanden later de administratiegegevens van een ondernemer zijn verwijderd door een softwareleverancier en deze ook niet meer via een back-up zijn te achterhalen.

Veel ondernemers besteden hun administratie (al dan niet deels) uit aan een accountants- en administratiekantoor. Soortgelijke vragen als hiervoor kunnen ook gesteld worden aan de accountancysector. Hier speelt dan nog extra de vraag welke gegevens van de ondernemer zijn en welke gegevens van de accountant. Denk bij dit laatste aan bewerkte gegevens door de accountant, zoals een opgesteld jaarrapport of belastingaangifte.

Als het gaat om retentierecht sluit de NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingadvieskantoren) gegevens die eigendom zijn van de klant uit in haar voorwaarden. NOAB noemt expliciet: “Originele stukken die eigendom zijn van de (voormalige) klant”. Dat sluit geheel aan bij onze eerdere stelling dat wordt verondersteld dat de gegevens (data en elektronische boekingsdocumenten) zelf van de ondernemer zijn.

NOAB geeft ook aan dat de opschorting van afgifte niet plaatsvindt als door de opschorting dermate schade ontstaat bij de klant dat die niet in redelijke verhouding staat met de nog openstaande declaraties. En zij noemt ook nog de fiscale bewaarplicht van 7 jaren die ook in stand blijft bij wanbetaling of faillissement omdat dit voortvloeit uit de (maatschappelijke) zorgplicht die we van een kantoor mogen verwachten. Deze twee punten geven wij mee aan leveranciers van online boekhouden in relatie tot een zorgplicht die we van dergelijke aanbieders mogen verwachten. 
  

Ad. 1. Het blokkeren van een online administratie voor wanbetalers

Als een ondernemer een product of dienst al heeft geleverd dan is het maar de vraag of een wanbetaler alsnog over de brug gaat komen. En of eventuele invorderingskosten (incasso, deurwaarder) het allemaal wel waard zijn.

Leveranciers van online boekhouden hebben als uiterste dwangmiddel de mogelijkheid een ondernemer de toegang de online boekhouding te ontnemen, totdat een openstaande vordering is voldaan.

Wij hebben leveranciers van online boekhoudsoftware (al eerder in 2019) de volgende vragen voorgelegd:

  1. Wanneer (na hoeveel tijd) blokkeren jullie de toegang tot een online administratie als een klant zijn rekening(en) niet voldoet?

    De praktijk en navraag leert dat softwareleveranciers verschillende termijnen hanteren voor het blokkeren van een administratie voor een ondernemer. Dat loopt uiteen van zeg maar 1 tot 6 maanden.
      
  2. Wanneer (na hoeveel tijd) gaan jullie over op het recht van retentie als een klant zijn rekening(en) niet voldoet? Als de ondernemer om zijn administratie vraagt.

    Het recht van retentie wordt uitgeoefend door de toegang tot een administratie te blokkeren. De data zelf wordt daarbij wel geacht van de ondernemer zelf te zijn. Als gemiddelde termijn wanneer overgegaan wordt tot recht van retentie wordt enkele weken (na vervaldatum vordering) genoemd. Een leverancier laat weten dat niet zelden om die reden de facturen een dag na dichtzetting alsnog betaald worden. Een andere leverancier laat weten dat een klant dan weliswaar geen toegang heeft tot de administratie, maar dat een klant altijd moet kunnen inloggen om over de data te beschikken en back-ups te maken. 
      
  3. Hoe lang en over hoeveel boekjaren bewaren jullie een online administratie (data en digitale documenten) als een ondernemer zijn rekeningen niet voldoet?

    De tijd waarin een softwareleverancier de administratie bewaard (bij niet betalen) varieert, net als hiervoor, van 60 dagen tot 10 jaar. In de meeste gevallen aanzienlijk korter dan de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
      

Ad. 2. De rechten van een curator

Hier speelt de hamvraag hoe lang na een uitgesproken faillissement een curator nog recht heeft om toegang te krijgen tot de online administratie van een ondernemer. Oftewel “hoe lang moet een aanbieder van online boekhouden een administratie bewaren van een ondernemer na faillissementsdatum en deze toegankelijk stellen aan een daartoe bevoegde curator”.

Dat een curator recht heeft tot toegang van een administratie (al dan niet online) ligt verankerd in de wet. Op juli 2017 is de “wet versterking positie curator” in werking getreden. De curator heeft per die datum duidelijk meer macht als het gaat om het opvragen van gegevens die behoren tot de administratie van een ondernemer die failliet is verklaard.

Artikel 105b van de faillissementswet zegt hierover het volgende:

  1. Derden met inbegrip van accountantsorganisaties en een externe accountant, die in de uitoefening van hun beroep of bedrijf, op welke wijze dan ook, de administratie van de gefailleerde geheel of gedeeltelijk onder zich hebben, stellen die administratie en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers desgevraagd volledig en ongeschonden aan de curator ter beschikking, zo nodig met inbegrip van de middelen om de inhoud binnen redelijke tijd leesbaar te maken.

  2. In afwijking van artikel 60 kunnen derden geen beroep op een retentierecht doen ten aanzien van de administratie van de gefailleerde die zij in de uitoefening van hun beroep of bedrijf, op welke wijze dan ook, onder zich hebben als de curator die administratie op grond van het eerste lid heeft opgevraagd.

  3. Elk beding dat strijdig is met het bepaalde in het eerste of tweede lid is nietig.

(Bron: wetten.overheid.nl).

Wij kunnen echter nergens afleiden aan deze tekst hoe lang en over hoeveel boekjaren een (online) administratie beschikbaar moet blijven door bijvoorbeeld een aanbieder van online boekhouden of bijvoorbeeld een accountantskantoor.

Wij hebben leveranciers van online boekhoudsoftware de volgende vraag voorgelegd:

  • Hoe lang en over hoeveel boekjaren bewaren jullie een online administratie (data en digitale documenten) als een ondernemer failliet wordt verklaard?

    Uit antwoorden antwoorden van softwareleveranciers leiden we af dat de bewaartermijn van gegevens (data en digitale documenten) voor een curator niet wezenlijk anders is dan voor de ondernemer zelf ingeval betalingsproblemen. Ook hier loopt de bewaartermijn van de gegevens uiteen van een krappe 6 maanden tot wel tien jaar. Enkele leveranciers noemen een gratis account om de administratie weer open te zetten gedurende een bepaalde periode.

Het ene faillissement is het andere niet. Er kan niet verondersteld worden dat een curator altijd binnen een paar maanden alles heeft onderzocht, inclusief een online administratie. Dat heeft ook te maken met de mate waarin de betrokken ondernemer meewerkt aan de afhandeling van een faillissement. Een curator die tijdens de afhandeling het vermoeden heeft dat de ondernemer zaken heeft onttrokken aan een boedel moet natuurlijk niet belemmerd worden door het feit dat een krappe 6 maanden later de administratiegegevens van een ondernemer zijn verwijderd door een softwareleverancier en deze ook niet meer via een back-up zijn te achterhalen. Temeer daar deze gegevens niet van de softwareleverancier zelf zijn volgens ons.

Administratie- en accountantskantoren
Hiervoor is gesproken over een aanbieder van online boekhouden. Veel ondernemers besteden hun administratie (al dan niet deels) uit aan een accountants- en administratiekantoor. We zouden dan soortgelijke vragen als hiervoor kunnen stellen aan de accountancysector. Hier speelt dan nog extra de vraag welke gegevens van de ondernemer zijn en welke gegevens van de accountant. Denk bij dit laatste aan bewerkte gegevens door de accountant, zoals een opgesteld jaarrapport of belastingaangifte. We hebben de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) en de NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingadvieskantoren) gevraagd om een reactie.

NOAB laat het volgende weten:
“Het blokkeren van de toegang tot de administratie omdat klant de rekening niet voldoet ligt in het verlengde van het retentierecht waarbij bepaalde bewerkte en geproduceerde stukken worden vastgehouden. Het wordt gebruikt als pressiemiddel. De rechter stelt grenzen aan het gebruik van het retentierecht en dit laatste hebben we als zodanig overgenomen in artikel 21 van onze gedrags- en beroepsregels"

Als het gaat om retentierecht sluit NOAB gegevens die eigendom zijn van de klant uit in haar voorwaarden: “Onder de zaken genoemd in lid 1 worden in ieder geval niet begrepen originele stukken die eigendom zijn van de (voormalige) klant”. Dat sluit geheel aan bij onze eerdere stelling dat wordt verondersteld dat de gegevens (data en elektronische boekingsdocumenten) zelf van de ondernemer zijn. 

Aanbevelingen
We geven de volgende aanbevelingen mee:

  • NOAB geeft ook aan dat de opschorting van afgifte niet plaatsvindt als door de opschorting dermate schade ontstaat bij de klant dat die niet in redelijke verhouding staat met de nog openstaande declaraties. Volgens ons een punt dat softwareleveranciers zich ook ter harte moeten nemen. Stel dat een ondernemer al 5 jaar keurig iedere maand het abonnement voor een online administratie voldoet en dan 1 of 2 maanden niet. Is het dan redelijk de online administratie al te blokkeren en zelfs gebruik te maken van het recht van retentie.
     
  • NOAB noemt ook nog de fiscale bewaarplicht van 7 jaren die ook in stand blijft bij wanbetaling of faillissement omdat dit voortvloeit uit de (maatschappelijke) zorgplicht die we van een kantoor mogen verwachten. Ook dit punt geven we mee aan leveranciers van online boekhouden in relatie tot een zorgplicht die we van dergelijke aanbieders mogen verwachten.
     
  • Onze aanbeveling is de bewaartijd van online opgeslagen administratiegegevens door een derde (met name een aanbieder van online administratieve software of een accountants- of administratiekantoor), in geval van een faillissement minimaal gelijk te stellen aan de duur van de afhandeling van een faillissement, al dan niet begrensd door een maximum in te stellen termijn door een rechter-commissaris. Uiteraard rekening houdend met de AVG.

Aandachtspunt
Heeft een ondernemer niet altijd recht op zijn eigen data (ook in geval van wanbetaling en hierna faillissement)?

Retentierecht geeft een softwareleverancier de mogelijkheid een ondernemer de toegang tot een online administratiesysteem te ontzeggen, maar ontneemt volgens ons de ondernemer niet het recht te beschikken over zijn eigen data.

Mag een softwareleverancier na bijvoorbeeld 6 maanden de data die eigendom is van een ondernemer eigenlijk wel verwijderen i.p.v. de data dan altijd ter beschikking te stellen aan diezelfde ondernemer?

Auditfiles
Met behulp van auditfiles kunnen gegevens uit administratieve systemen uitgewisseld worden via standaard formaten. Er is sprake van open standaarden die voor iedereen beschikbaar zijn. Er zijn auditfiles voor onder andere boekhoud-, salaris- en kassasystemen.

De bekendste auditfile is de “XML Audifile Financieel” (XAF) die gericht is op boekhoudsoftware. Met onder meer grootboekrekeningen, grootboekmutaties en debiteuren en crediteuren. Interessant is dat vrijwel alle boekhoudpakketten in het ZZP- en MKB-segment de XAF standaard kunnen samenstellen. Via analysesoftware kan vervolgens de XAF ingelezen worden en daarmee de inhoud van een boekhouding in de basis geanalyseerd worden. Ook wordt de XAF gebruikt om cijfers vanuit de boekhouding uit te wisselen met rapportagesoftware. Om eenduidigheid te hebben over gebruikte grootboekrekeningen is er inmiddels ook het ReferentieGrootboekSchema (RGS). In de recentere versies van XAF is een koppeling gemaakt naar RGS.

De XAF wordt gebruikt door zowel de Belastingdienst, accountants- en administratiekantoren als curatoren. De XAF kan een rol spelen bij het beschikbaar stellen van gegevens uit de boekhouding aan genoemde partijen, vandaar dat we deze hier kort hebben toegelicht. Meer over de auditfiles in het algemeen en de XAF in het bijzonder is te vinden bij het thema "Auditfiles" op deze website.

Vanuit Onderzoeksbureau GBNED hebben we al vaker gesignaleerd dat we van mening zijn dat de XAF niet alleen bedoeld moet zijn voor controle door de Belastingdienst, maar ook dermate compleet moet zijn dat deze voldoende is om te voldoen aan de bewaarplicht als het gaat om een eenvoudige boekhouding gericht op het segment ZZP en klein MKB. Dan is de XAF ook meer van toegevoegde waarde voor de gebruiker. Zie ook het artikel "Boekhoudsoftware: exit strategie en bewaarplicht voor ZZP en klein MKB".

Reacties zijn welkom.
  

Categorie(n) Kennisplatform Administratieve software, RGS (ReferentieGrootboekSchema), ZZP'ers en klein MKB, Branche > Dienstverlening, SAAS, Cloud Computing, Branche > Juridisch, Branche > Financials, Soort > Boekhoudsoftware, GRC en Assuring, ICT & Recht, XML Auditfiles, Branche > Accountantskantoren
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED
Internet URL Onderzoeksbureau GBNED

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

9 oktober 2024

Seminar Robotic accounting
Actuele ontwikkelingen op het gebied van Robotic accounting. Met dit jaar Open banking als centraal thema.
Meer info en aanmelden.


Kleisteen

Informer Software


Bjorn Lunden



Timewriter

AFAS Software


Gerelateerde berichten

Boekhoudsoftware: ontwikkeling en innovatie 2024 [28-06-2024]

E-factureren, scan herken van boekingsdocumenten en AI: terugblik seminar 27-3-2024 [02-04-2024]

Gids Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten [26-03-2024]

ICT Accountancy softwaregids: productontwikkeling en innovatie 2024 [10-02-2024]

Software voor externe verslaggeving, audit en interne rapportage [01-02-2024]


Onerzoeksbureau GBNED