Blog door Ctrl

Het gebruik van een digitale handtekening wordt steeds normaler voor bedrijven, toch blijven er enkele hardnekkige misverstanden bestaan. Daardoor worden nog te veel contracten en offertes geprint en met de pen ondertekend. In deze blog behandelen we de vier grootste misverstanden rondom digitaal ondertekenen.

Maar wat is een digitale handtekening eigenlijk? Een digitale handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn gekoppeld aan een digitaal document. Zo kan de identiteit van de afzender direct worden vastgesteld en maakt het elk getekend document uniek. Als een document na ondertekening wordt gewijzigd, vervalt de handtekening automatisch en moet het document opnieuw digitaal worden ondertekend.

Misverstand 1: Digitaal ondertekenen is niet rechtsgeldig
De Wet elektronische handtekeningen uit 2003 stelt een handmatige handtekening gelijk aan de elektronische handtekening. Het argument dat de elektronische handtekening niet rechtsgeldig is, gaat dus al lange tijd niet meer op. De eiDAS-verordening zorgt ervoor dat per 1 juli 2016 een gekwalificeerde digitale handtekening (QES) dezelfde gerechtelijke status heeft als een handgeschreven handtekening, maar dan moet deze wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Zo moet een gekwalificeerde elektronische handtekening een persoonsgebonden of organisatiegebonden PKI-certificaat hebben ter authenticatie. Dit certificaat garandeert in hoogste mate uw identiteit als ondertekenaar. Naast de juridische voorwaarden zijn er een aantal technische voorwaarden. Voor het ondertekenen van een pdf is er de PAdES standaard ontwikkeld door ETSI. Naast PAdES zijn er ook de XAdES (voor XML) en CAdES (voor codesigning) standaarden ontwikkeld voor ondertekening. Wanneer aan deze voorwaarden wordt voldaan is een digitale handtekening rechtsgeldig.

Misverstand 2: Digitaal ondertekenen is ingewikkeld
Voorheen was digitaal ondertekenen dikwijls een tijdrovende klus, laat staan voor meerdere documenten tegelijk. Trage software en het gebrek aan koppelingen tussen systemen maakte het er niet makkelijker op.
Tegenwoordig zijn er talloze slimme koppelingen tussen systemen. Zo is er geen gedoe meer met papier, alles is online en AVG-proof. Dit maakt de digitale handtekening zeer efficiënt, juist wanneer het voor meerdere documenten tegelijk wordt gebruikt. Ctrl werkt nauw samen met Digidentity. Zo kun je als gebruiker in drie stappen ondertekenen: uploaden, goedkeuren en met de veiligheidscode rond je de ondertekening af.

Misverstand 3: Digitaal ondertekenen van contracten kan niet
Dat arbeidsovereenkomsten niet ondertekend kunnen worden, is misschien wel het meest hardnekkige misverstand dat rond gaat. Dat komt vooral door de schriftelijkheidsvereiste die enkele clausules kunnen hebben, zoals het concurrentiebeding. De verruiming van die schriftelijkheidsvereiste is al lange tijd bezig, hoewel de bewijslast een lastig punt blijft.

Banken hebben in reactie daarop in 2018 iDIN uitgerold, waarmee kan worden ingelogd via de bankrekening én een wachtwoord. Dat lijkt een goede stap te zijn richting algeheel gebruik van digitale ondertekening van arbeidsovereenkomsten. Indien een contract geen schriftelijkheidsvereiste bevat, is de digitale ondertekening al tijden het beste alternatief.

Volgens de eIDAS-verordening en artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek is een gekwalificeerde elektronische handtekening net zo rechtsgeldig als een schriftelijke handtekening, juist ook voor het ondertekenen van contracten.

Misverstand 4: Kosten voor digitale ondertekening zijn hoog
De gemiddelde kosten voor het versturen en handmatig ondertekenen van een papieren document zitten rond de drie euro, denk aan de administratie-, papier-, inkt- en printkosten. Met een digitale handtekening kan dit al snel vier keer zo goedkoop.

Zowel op het gebied van gebruikersgemak als kosten zijn de laatste jaren enorme ontwikkelingen geweest. Het is goedkoper geworden om digitaal te ondertekenen en je krijgt er meer functionaliteiten voor terug, zoals gegarandeerde uptime. De volledige integratie tussen ctrl en Digidentity biedt gebruikers een zeer goede ROI, bij alle soorten documenten.

Meer weten over digitaal ondertekenen? Kijk hier.