Blog door Logic4

Een voorraadbeheersysteem heeft een belangrijke functie binnen ERP software voor handelsbedrijven. Zonder voorraad kan immers geen order worden uitgeleverd. Wil je gebruik maken van automatische besteladviezen, dan dient de voorraadstatus te kloppen. Een negatieve voorraad, wat vaak ontstaat door onjuist afboeken, helpt zeker niet mee.

Wat is nu belangrijk als het gaat om voorraadbeheer bij een ERP-systeem:

1. Kernfuncties voorraadbeheersysteem;
   Een voorraadbeheersysteem heeft meerdere basisfuncties. Het spreekt voor zich dat je kan zien wat er op de plank ligt, wat in het warehouse en waar. Waarschijnlijk wil je ook voorraadmutaties kunnen verklaren. Daarom is het belangrijk dat het systeem inzicht geeft in lopende zendingen en leveringen. Vergeet ook voorraadwaardering niet. De voorraadbeheer module van Logic4 bedrijfssoftware werkt hiervoor met vaste verrekenprijzen (VVP). Dit zijn schattingen van de gemiddelde inkoopprijs en inkoopkosten voor een komende periode. Later in dit blog wordt ingegaan op voorraadniveaus dan wel voorraadhoogtes. De belangrijkste kernfuncties van een voorraadsysteem heb je nu in beeld. Hiernaast kan voorraadverplaatsing tussen magazijnen van groot belang zijn afhankelijk van bedrijfsgrootte.
   
   
2. Incourante artikelen;
   Uit een voorraadbeheersysteem wil je afleiden welke artikelen incourant zijn. Niet elk artikel verkoopt immers even goed. Incourante voorraad zorgt voor extra kosten. En het exact bepalen van voorraadkosten is erg lastig (Ruud Teunter, IMCC). Liever beperk je deze kosten zoveel mogelijk zonder dat het ten koste gaat van de omzet. Er zijn verschillende manieren om van incourante voorraad af te komen. Denk aan het terugsturen naar de leverancier, opzetten van extra verkoopacties of het verschrotten hiervan. (Paul Durlinger, Logistiek.nl).
     
3. Voorraadoptimalisatie;
   Voorraadoptimalisatie is een breed begrip. In een eerdere blog deelden we al 7 tips voor slim inkopen, waaronder optimaal bestellen op basis van EOQ berekeningen of frequentie in verkopen. Maar voorraadoptimalisatie bestaat ook rondom verkoop en opslag. Denk aan stelling- en schapruimte. Artikelen die veel worden verkocht wil je voldoende op voorraad hebben. Dit vraagt om meer ruimte aan opslag in de winkel en het warehouse, dan voor de artikelen die minder verkopen. Maak je gebruik van Vendor Managed Inventory (VMI), dan heb je hier zelf minder mee te maken. VMI is namelijk: ‘het concept waarbij de leverancier de voorraad van de klant beheert (de vendor die de inventory moet managen)’ (Mark Anneveld, Logistiek.nl).
   
   Je merkt het vast al… hoe je met voorraadoptimalisatie omgaat is belangrijker dan precies te weten wat het is. De omloopsnelheid is hierbij een handig hulpmiddel. Omloopsnelheid geeft aan hoelang voorraden in het magazijn liggen opgeslagen. Het staat voor de kostprijs van verkopen over een periode gedeeld door de waarde van het aantal op voorraad of het op voorraad gemiddelde. Wanneer je omloopsnelheden in beeld hebt kan je effectiever met voorraadoptimalisatie aan de slag gaan. Dit per artikel, artikelgroep en/of per business unit. Let er wel op dat wanneer je de voorraad gaat optimaliseren dit ook matcht met de bedrijfsplanning (Karin L. Bursa, The European Business Review).  
   
   
4. De gewenste voorraadhoogte;
   Voorraadbehoeften verschillen. Laat meerdere afdelingen samen de voorraadhoogtes bepalen. Gezamenlijk hebben verkoop, inkoop en logistiek vaak een beter beeld bij de juiste voorraadhoogtes. Het is slim om per artikel en artikelgroep de voorraadhoogtes vast te stellen. Ga na of er patronen zijn te ontdekken op de korte en lange termijn en houd tevens rekening met een veiligheidsvoorraad.
     
5. Optimale magazijninrichting;
   Functioneert je voorraadsysteem goed, dan helpt dit bij de magazijninrichting. Vaak wordt gekeken naar de omloopsnelheid van de artikelen. Hierbij is de ABC-methode, gebaseerd op meest verkocht naar een-na-meest verkocht naar minst verkocht, populair. Maar er is meer dan omloopsnelheid alleen. Denk ook praktisch aan het aantal pallets per artikel. Zijn meer dan tien pallets op voorraad nodig, dan heeft diepstapeling de voorkeur boven palletstellingen. Diepstappeling gaat over kanalen met meerdere pallets achter elkaar. Vergeet ook gangbreedte niet. Hoe smaller de gangen, hoe groter de opslagcapaciteit van een magazijn (Jungheinrich).
     
6. Barcode scanning;
   Voor het accuraat bijhouden van grote voorraden wordt steeds vaker barcode scanning ingezet. Prijzen van een scanner variëren van ongeveer € 500 – € 1200. Een groot voordeel van barcode scanning is een daling van bestellingen met een foutief product. Gemiddeld van 2% naar 0,1% bij webshops zonder of met barcode scanning.
   
   Scanners zijn niet iets wat je dagelijks aanschaft. Overweeg je barcode scanners in te gaan zetten, weeg dan goed af welke kenmerken voor jouw handelsbedrijf van belang zijn. Het spreekwoord ‘goedkoop is duurkoop’ gaat snel op en dat wil je natuurlijk voorkomen.
     
7. Een voorraadbeheer app;
   Een voorraadbeheer app is handig bij de registratie van barcodes. Zo behoort pickbonnen scannen, voorraad controleren en voorraad verplaatsen tot de vele mogelijkheden hiervan. Tegelijkertijd is een voorraadbeheer app geen noodzaak. Er bestaan namelijk ook USB scanners waarmee geregistreerde data in de desktop applicatie worden vastgelegd.
   
   Bij Logic4 bedrijfssoftware heb je de keuze uit beide opties. Zowel barcode scanning met registratie in de desktop applicatie én de voorraadbeheer app of registraties enkel op desktop.
     
8. Het weergeven van de voorraad door een webshop;
   Actuele voorraadinformatie in je webshop heeft diverse voordelen. Zo verlaag je de kans op vragen en stimuleert het bezoekers om sneller over te gaan tot bestellen. Ook voorkom je dat het winkelmandje wordt verlaten als gevolg van onvoldoende voorraad.