Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Na ervaring te hebben opgedaan met de nodige boekhoudsoftware en het voeren van de boekhouding kun je me wakker maken met bepaalde grootboekrekeningen. Noem je 1300, dan zeg ik “debiteuren”. Noem je 1600, dan zeg ik “crediteuren”. Bij 1000 roep ik “kas” en bij 4100 “lonen en salarissen”. Zo kent de gemiddelde financial van assistent boekhouder tot accountant ongetwijfeld meer voorbeelden.

Veel organisaties, administratie- en accountantskantoren kennen eigen rekeningschema’s, al dan niet branche gericht. Maar in alle gevallen (misschien die ene uitzondering daargelaten) wordt gewerkt met een decimaal rekeningschema.

Inmiddels hebben we RGS. Uitgangspunt voor RGS bleek niet het vertrouwde decimale rekeningstelsel, maar een rekeningcodering bestaande uit letters. In plaats van de vertrouwende rekening 1000 wordt binnen RGS de rekeningcode “BLimKasKas” gebruikt. Voor 1300 kwam “BVorDebHad” in de plaats en voor 4100 werd “WPerLesLon” geïntroduceerd.

Dat was even schrikken voor menig financial
Wie echter de moeite nam het RGS-schema van dichtbij te bekijken zag dat naast de RGS-code ook het Referentienummer in gebruik was. Misschien niet helemaal overeenkomstig bestaande decimale rekeningschema’s, maar wel decimaal. Zo kent RGS voor de rekening “Kas” als referentienummer 1001010 en voor de rekening “Lonen en salarissen” is 4001040 toegekend. Iets langere nummers dan misschien gebruikelijk bij veel organisaties, maar in elk geval decimaal. Iedereen tevreden op dat moment zou je zeggen.

De schrik bleek echter niet onterecht
RGS kent inderdaad een unieke RGS-code, bestaande uit letters, en een uniek referentienummer bestaande uit cijfers en decimaal opgebouwd. Maar….
Het referentienummer blijkt niet bedoeld als rekeningnummer, maar alleen als sorteermogelijkheid.
En…
Het referentienummer kan wijzigen in de toekomst.
Dus 4001040 toegekend aan “Lonen en salarissen” kan zomaar een andere betekenis krijgen.

Enkele leveranciers van boekhoudsoftware die zich indertijd hadden gebaseerd op het decimale referentienummer binnen RGS konden weer opnieuw beginnen of het bijltje erbij neer gooien.

Tijdelijke verzoening
Na wat onrust werd afgesproken dat het referentienummer niet of in elk geval zo min mogelijk zou wijzigen in de toekomst.

Maar nu
Recent (januari 2020) heb ik de volgende vraag gesteld aan de RGS Community:
“Op niveau 2 heeft Referentienummer een punt en een subnummer. Op niveau 3 is deze punt weer weg. Wat is de precieze gedachte achter deze manier van coderen?
Voorbeeld:

Enz…”

Het antwoord vanuit de RGS community luidt:
“Zoals je denk ik weet is het referentienummer opgenomen als voorbeeld en de Beheergroep heeft al lange tijde geadviseerd de referentienummers niet als een grootboekrekening te beschouwen.

Het referentienummer is het in het verleden mede opgenomen om voor een sortering zorg te dragen. Dit functioneerde niet of niet voldoende en daarom is het sortering geïntroduceerd. Omdat het referentienummer door sommige softwareleveranciers werd gebruikt hebben wij deze laten bestaan in RGS. Nieuwe RGS codes kregen dus ook nog een referentienummer maar hierbij ontbrak dan zeker de logica.

Teneinde op nivo 2 nog enigszins logica te creëren is een punt gebruikt met volgnummer omdat het hoofdnummer (b.v. 80) al in gebruik is. De 80.? betreffen ook alle WoCo (redactie: Woningcorporaties) onderdelen, waarin de W&V gestart wordt in de rapportage”.

Geen decimaal rekeningschema meer?

Als een bestaand rekeningschema aan RGS is gekoppeld op basis van de RGS-code, dus bijvoorbeeld een eigen rekening 4100 gekoppeld aan RGS-code “WPerLesLon”, dan is daar op zich niets mis mee natuurlijk. Maar zolang het gebruik van het referentienummer in RGS is toegestaan, dan moet dat goed ondersteund worden en niet half zoals momenteel het geval is.

Mijn persoonlijke mening c.q. advies is:

1. Het referentienummer laten bestaan, uniek houden en niet wijzigen in de toekomst;
2. Onderbouwen waarom het referentienummer niet als sortering gebruikt kan worden en aangeven wat er nodig is dat wel te kunnen;
3. Zorgen voor blijvende logica in het referentienummer en eventueel de logica herstellen waar dat is misgegaan in het verleden.
4. Of (in plaats van 1,2 en 3), na uitgebreide marktconsultatie, het referentienummer verwijderen uit RGS als de markt dat wil.

Ondertussen groeit, mede door het onopgeloste raadsel van het toepassen van niveau 5 (mutaties) en het niet goed toepassen van extensies, RGS alsmaar door naar zelfs 3.858 RGS-codes op dit moment. De laatste 2 jaar in hoog tempo, want in 2017 bedroeg het aantal RGS-codes nog 3009 codes. Een toename van maar liefst 849 RGS-codes (> 28%) in twee jaar. 

Ik ben een groot voorstander van RGS in de vorm van een standaard grootboekschema, al dan niet als relatie tussen bestaande grootboekschema’s en uitvragende partijen. Maar dan moet RGS wel een stabiel geheel zijn, zonder explosieve groei van het basisschema zoals de afgelopen 2 jaar en de vele openstaande punten.

RGS Niet Ready
Daarom vraag ik tot slot nogmaals aandacht voor RGS Niet Ready dat inzicht geeft in de openstaande punten rondom de implementatie van het Referentie grootboekschema die mijn inziens voor een belangrijk deel van belang kunnen zijn voor een verdere uitrol optimaal gebruik van RGS in de praktijk.