Een portaalsysteem is een internettoepassing waarmee met name gecommuniceerd kan worden met bijvoorbeeld cliënten en medewerkers. Ingeval van cliënten hebben we het dan over een ‘extranet’. De tegenhanger van een extranet is een ‘intranet’, waarmee met behulp van internet gecommuniceerd wordt binnen de organisaties. Voor dit laatste wordt bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint en Microsoft Teams ingezet.

Een portaal wordt ook beschouwd als een verlengstuk van bestaande administratieve toepassingen, zoals een boekhoudpakket, salarisadministratie, rapportagesysteem of bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware. 

Een portaalsysteem kan een zelfstandig systeem zijn (waarop dit rapport grotendeels is gebaseerd). Daartegenover wordt steeds vaker portaalfunctionaliteit geïntegreerd in bestaande (on-line) boekhoud-, salaris/HRM- en fiscale aangiftesoftware.

Bij salarissoftware wordt gesproken over Employee Self Services (ESS) die via internet beschikbaar worden gesteld. ESS maakt vandaag de dag standaard onderdeel uit van (online) salaris- en HRM-software en is niet (meer) als functionaliteit van een portaalsysteem opgenomen. 

Digitaal archief
Digitaal archief is opgenomen als functionaliteit van portaalsoftware. Er is software op de markt die specifiek gericht is op online digitaal documentbeheer voor onder meer cliënten. Ook die software hebben we in dit rapport opgenomen. Het kan dan ook gaan om oplossingen, waarbij een cliënt (denk ik dit kader ook aan een persoon) de regie voert. Dit laatste onder de noemer van “Digitale kluis”.

Functionaliteit en eigenschappen
Het rapport brengt per oplossing de volgende functionaliteit en eigenschappen in beeld:

• Accorderen door cliënten;
    
• Workflow- en alert functies;
    
• Digitaal ondertekenen;
  Op 1 juli 2016 is de Europese eIDAS-Verordening in werking getreden. In die Verordening wordt onderscheid gemaakt tussen drie vormen van digitaal (elektronisch) ondertekenen:
  1. De normale digitale handtekening;
  2. De geavanceerde elektronische handtekening;
  3. De gekwalificeerde elektronische handtekening.
    
• Content managementfuncties; zoals berichten en documenten publiceren.
   
• Uitwisselen gegevens met uitvragende partijen;
    
• Dashboardfunctie;
    
• Digitaal archief;
    
• Afgestemd op mobiel werken (zoals een smartphone).
    
• Koppeling met bestaande systemen op basis van:
  - Single sign-on; in combinatie met 2-factor authenticatie.
  - OAUTH (2.0); toegang geven tot specifieke (privé)gegevens, die opgeslagen zijn op een ander systeem, zonder hun gebruikersnaam en wachtwoord uit handen te geven.
  - API-techniek.  

 Een uitgebreidere specificatie van functionaliteit en eigenschappen per oplossing is opgenomen in het rapport "Portaalsoftware voor de accountancy".

Aanvragen
Naar aanvragen gratis rapport "Portaalsoftware voor de accountancy".