Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Vandaag de dag wordt gedaan alsof data-analyse een nieuwe ontwikkeling is. Data is omvangrijker geworden. We slaan meer data op over een langere periode. En nog niet eens zo lang geleden was het meer regel dan uitzondering om alle historie (lees journaal en mutaties) van een boekjaar te verwijderen alvorens met een nieuw boekjaar te starten. Maar desondanks bestaat data-analyse al vele jaren, alleen lang niet altijd ingebed in softwaresystemen..

Audit naar voren 
Bij data-analyse in de auditpraktijk gaat het regelmatig over de aanpak van de audit, zoals bottum-up of een meer risicogerichte aanpak. Ik vraag me af of er vanuit het perspectief van de accountant en auditor in voldoende mate aandacht is voor audits bij de opzet en ontwikkeling van softwaresystemen. 

Steeds meer taken worden door de computer overgenomen. Robotic audit automation (RAA) zorgt ervoor dat handmatige audittaken (denk aan een jaarrekening controle) overgenomen worden door de computer. Bij RAA gaat het louter om audit activiteiten, al dan niet in de vorm van continuous auditing en daarbinnen data analyse gericht op de auditfunctie.

Waar vroeger de nadruk lag op het zo snel mogelijk kunnen vastleggen van boekingsregels ligt vandaag de dag de nadruk op het zo effectief en efficiënt mogelijk elektronisch uitwisselen van administratiegegevens. Er wordt dus steeds meer ‘automatisch geboekt’. Dus minder werk voor de traditionele boekhouder aan de voorkant. In het verlengde hiervan kennen we ook de ‘zelf-controlerende administratie’, hetgeen van invloed is op de traditionele accountancy werkzaamheden aan de achterkant. Een zelf-controlerende administratie beschouw ik als belangrijk onderdeel van "Robotic audit automation" (RAA). 

De vraag die ik nu heb is de volgende:

"Kan data-analyse door accountants en auditors vooraf ingebed worden in softwaresystemen?"

En dan heb ik het zowel over standaard (administratieve) softwaresystemen als boekhoud-, ERP-, salaris- en kassasystemen, als over maatwerk voor grote en/of gespecialiseerde organisaties.

Standaard software
Als het gaat om standaard software denk ik aan geautomatiseerde controleverbanden met betrekking tot bijvoorbeeld de geld-, goederenbeweging. Een uiterst simpel voorbeeld is de waarde van de voorraad in de boekhouding en de voorraadadministratie zelf. Of wat te denken van aangegane verplichtingen in de boekhouding en een contractenadministratie, onderhanden werk of webwinkel verkopen. Zo zijn er talloze voorbeelden te benoemen en kennen we natuurlijk de standaard controles vanuit de boekhouding, zoals:

• Boekingen met verschil tussen berekende en geboekte BTW;
• Negatieve kascontrole;
• Het ontbreken van periodieke boekingen;
• Controle op dubbele boekingen.

In onze Wiki Boekhoudsoftware zijn tientallen voorbeelden opgenomen van alleen al de boekhouding. Tel daarbij op de vele controles op alle andere soorten van administratiesystemen zelf en de verbanden tussen deze systemen. In een tijd van cloud computing, big data en api's mag het toch niet zo ingewikkeld zijn om dergelijke controles geautomatiseerd uit te voeren.

Maatwerk
Zelf heb ik (negen) jaar in de pensioensector gewerkt als projectleider. Wat mij opviel is dat auditors zich daar met name bezighielden mel procedures en volledigheid van documentatie. Het kan aan mij voorbij zijn gegaan, maar een auditor die op basis van een ontwerp vroeg om specifieke verbandscontroles ben ik niet tegen gekomen. Ik kan me niet herinneren dat er specifieke geautomatiseerde verbandscontroles gebouwd waren wat betreft de relatie tussen bijvoorbeeld de boekhouding en de uitkeringsadministratie of de facturering aan werkgevers. Misschien achteraf tijdens het uitvoeren van een audit zelf, maar volgens mij niet als integraal onderdeel tijdens de opzet van dergelijke systemen.

Wie dergelijke ervaring wel heeft nodig ik van harte uit die ervaring te delen. 

Vooraf in plaats van achteraf: audit first
Er zijn prachtige analysetools om achteraf data te analyseren. Daar kom ik ook een begrip tegen als ETL (Extraction, Transformation and Load). En accountants die, al dan niet met behulp van gespecialiseerde auditors en de nodige assistenten, achteraf - na afloop van een boekjaar - controles uitvoeren. 

Laat de accountant c.q. auditor vooraf audits definiëren die ingebouwd kunnen worden in administratieve software. Interessant aan dit laatste is dat de traditionele auditfunctie aan de achterkant (in elk geval deels) wordt verplaatst naar de voorkant. De traditionele auditor verlaat hiermee als het ware zijn comfortzone en wordt geacht vooraf na te denken over de auditfuncties in administratieve software (ook over systemen heen). De auditor is dan als het ware mede architect van een softwaresysteem en dus mede verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van een dergelijk systeem.

Wat ik graag wil weten is:

1. Kunnen controles door accountants en auditors meer vooraf ingebed worden in standaard- en maatwerksoftware? Er dus al rekening mee houden bij de opzet van dergelijke systemen. Dan kan volgens mij echt sprake zijn van continuous monitoring en - auditing. En constateren we eventuele verschillen veel eerder.
   
   
2. In hoeverre de NBA en NOREA als beroepsorganisaties controles vooraf in de vorm van zelfcontrolerende administraties (als onderdeel van Robotic audit automation) actief uitdragen onder hun leden in de vorm van voorlichting en opleiding? 

Beide vragen heb ik zelf nog geen navraag naar gedaan. Input en reacties zijn dan ook welkom.

AI
En laat ik dan maar gelijk inhaken op de hype van dit moment, te weten AI en machine learning. Het zou mooi zijn als deze ontwikkeling bijdraagt aan zelf-controlerende administraties. Bijvoorbeeld automatisch afwijkingen op basis van branchegemiddelden constateren. 

Reacties (ter publicatie) kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl..