Softwarepakketten.nl

Bijdrage van Bloggers (blogs)

Nederland administratief op achterstand op het gebied van de auditfile

Plaatsingsdatum 25-04-2020
Berichtdatum April 2020

Blog door Robert Stamsnijder (The Auditfile Factory) en Gerard Bottemanne (Onderzoeksbureau GBNED).

Het Noorse Ministerie van Financiën heeft de regels rond de aldaar geldende administratieplicht aange-scherpt. Er vanuit gaande dat een boekhoudpakket in staat is om een balans en resultatenrekening aan te leveren, wordt dat pakket ook geacht de onderliggende gegevens digitaal aan te leveren.

En dat allemaal dankzij een simpel tekstbestandje genaamd “Norwegian SAF-T Financial data” dat de bouwstenen van de jaarrekening (het grootboekschema + de journaalposten) bevat:

Vandaar dat sinds 1 januari 2020 alle Noorse boekhoudplichtigen de bouwstenen van hun jaarrekening digitaal aan moeten leveren. Tenminste, àls ze hun boekhouding digitaal voeren.

Norway: Standard Audit File for Taxes Financial data (SAF-T) on Dynamics 365 for Finance and Operations
Met deze titel maakt Microsoft melding van de opname van deze standaard in haar software en meldt daarover het volgende:
Starting from January 2020 all the companies in Norway are obliged to provide by request of Norwegian Tax Administration Standard Audit File for Taxes Financial data (SAF-T) in accordance with the Documenta-tion v.1.4 published on July 08,2019 and Technical documentation v.1.3 published on March 23, 2018 in the format of XML report coincident with the XSD schema v.1.1 of ‘Norwegian SAF-T Financial data’ developed by ‘SAF-T Working group’, Skatteetaten ©, based on ‘OECD Standard Audit File - Taxation 2.00’ modified on 02-02-2018”.

Noorwegen is niet uniek als het gaat om het verplicht aanleveren van onderliggende administratiegege-vens. Dit geldt binnen de EU ook voor de volgende landen:

  1. Luxemburg, sinds 2013 de Fichier Audit Informatisé AED or FAIA.
  2. Frankrijk, sinds 2014 de fichier des écritures comptables (FEC).
  3. Litouwen, sinds 2015 haar eigen SAF-T.
  4. Portugal, sinds 2016 de SAF-T PT.
  5. Polen, sinds 2016 de Jednolity Plik Kontrolny (JPK) gebaseerd op de Standard Audit File for Taks (SAF-T).

En dan zijn er nog twee landen, binnen de EU, die op vrijwillige basis een standaard formaat kennen om administratiegegevens digitaal aan te leveren, te weten:

  1. Oostenrijk; sinds 2009 de SAF-T AT.
  2. Zweden; sinds 1994 het door de Zweedse softwareontwikkelaars ontwikkelde Standard Import Ex-port (SIE) formaat. En hoewel op vrijwillige basis, kan ieder boekhoudpakket van Zweedse komaf SIE produceren. SIE is een initiatief van de Zweedse softwareontwikkelaars.

SAF-T
Hiervoor is een aantal malen SAF-T genoemd als (basis) standaard voor de auditfiles per land.
In navolging op de Nederlandse Auditfiles heeft de OECD (Organisation for economic co-operation and development), onderdeel OECD's Committee on Fiscal Affairs (CFA), de SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) ontwikkeld. Iets waar we als Nederland en in het bijzonder het XML Platform (zie hierna) best trots op mogen zijn.

Zie Wikipedia voor een uitgebreidere toelichting van SAF-T en het gebruik per land.

Nederland
Nederland kent sinds 1996 het Auditfile platform. Het bestuur van het XML Platforum bestaat uit medewerkers van de SRA en van de Belastingdienst. Softwareleveranciers zijn ook betrokken bij het platform.

Het gaat dan niet alleen om financiële gegevens zoals grootboek, debiteuren en crediteuren, maar ook om salaris- en logistieke administraties, waaronder Kassasystemen. Er is inmiddels een heuse Auditfile-familie. Verreweg de meeste standaard boekhoudpakketten voor het Nederlandse MKB ondersteunen in elk geval de XML Auditfiles Financieel (XAF).

Echter:
Waar Nederland ruim 20 jaar geleden voorop liep met de toenmalige Auditfile Financieel (ADF), zijn we inmiddels ingehaald door genoemde landen hiervoor als het gaat om de Auditfile Financieel. Met de XML Auditfile Salaris (XAS) en XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) loopt Nederland daarentegen nog steeds voorop volgens ons. Dat is ook het melden waard. 

Hoewel de ADF is opgevolgd voor de XAF (de XML variant van de oorspronkelijke auditfile in ASCII-formaat) staat de verdere ontwikkeling van de XAF al jaren op een lager pitje. 

  • Het eerste haarscheurtje in de ontwikkeling kwam al meer dan 10 jaar geleden toen de Belastingdienst, zonder uitgebreid overleg met de markt, besloot de ontwikkeling van de gratis Auditfile Viewer stop te zetten.

    Met behulp van de Auditfile Viewer kunt u als eindgebruiker de inhoud van een Auditfile raadple-gen. Op deze wijze heeft u direct inzicht in de gegevens die via een Auditfile aangeboden worden aan de Belastingdienst of bijvoorbeeld accountantskantoor. De Auditfile Viewer is gratis beschik-baar gesteld door de Belastingdienst. U kunt de laatste versie (2.3, datum: februari 2008) Auditfile Viewer hier downloaden (ZIP, 6,5 MB)”.
    Zo valt te lezen op de website www.xmlauditfiles.nl.

    Er zijn inmiddels wel enkele commerciële spelers die een tools aanbieden om de inhoud van de Auditfiles te raadplegen. Zo is te lezen op dezelfde website.
     
  • Sinds 2018 blijken er twee varianten van de XML Auditfile Financieel versie 3.2 in omloop. De verschillen zitten met name in de wijze van implementatie van RGS. Medio 2019 is aan de RGS beheergroep en de Belastingdienst verzocht deze omissie op te lossen en te komen tot één versie 3.2, al dan niet de laatste versie vervangen door versie 3.3. Het najaar van 2020 is genoemd als mogelijke datum om dit opgelost te hebben.
     
  • De XML Auditfile Financieel (XAF) kent geen relatie met digitaal opgeslagen boekingsdocumenten, zoals inkoopfacturen in PDF- en UBL-formaat. Het onderzoek “Boekhoudsoftware en exit strategie voor ZZP en klein MKB” uit maart 2019 noemt een aantal mogelijke verbeteringen c.q. aanvullingen voor de XAF, waaronder het leggen van deze relatie binnen de XAF met digitaal opgeslagen boekingsdocumenten.  
  • Het huidige formaat van de XML Auditfile Financieel (XAF) dient strikter te zijn en uitgebreid te worden met ontbrekende boekhoudelementen. Zo kent de XAF (te)veel vrijheden als het gaat om het invullen van velden die eigenlijk verplicht moeten zijn en de XAF kent geen voorschriften voor de inhoud van bepaalde velden, zoals de soort boeking of BTW-code.

    Dit laatste in tegenstelling tot bijvoorbeeld de hiervoor genoemde auditfile in Noorwegen.
    As it is explained in ‘Norwegian SAF-T Financial data Documentation’, Sales tax codes that are used in the system must be associated with Norwegian Standard VAT Tax codes (available at https://github.com/Skatteetaten/saf-t) for the purpose of SAF-T reporting”. (Bron: Microsoft).  

  • Hoewel 9 van de 10 boekhoudingen een vaste activa administratie kennen ontbreekt deze in de XML Auditfile Financieel (XAF). Geadviseerd wordt deze administratie op te nemen in de XAF, in elk geval conform de elementen die door de Belastingdienst uitgevraag worden bij de IB-winstaangifte. Denk hierbij ook aan elementen als: afschrijvingspercentage, restwaarde, afschrijvingsduur, datum afstoting en desinvestering.

  • Een adequate validatietool voor de XAF die validatie uitvoert ontbreekt (voor de technici: well formed XML, XSD-schema en schematron – business rules). Op die wijze kunnen leveranciers het genereren van hun XAF eerst testen, voordat deze uitgezet wordt in de markt. Met nu als gevolg dat de ene XAF de andere niet is qua indeling en ze niet goed gevalideerd kunnen worden. Een op-lossingsrichting voor de punten 3 en 4 kan gevonden worden, analoog aan de EU (16931) UBL-standaard voor elektronisch factureren.

  • Hoewel als laatste genoemd wordt de XML Auditfile Financieel (XAF) niet formeel geaccepteerd om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van de geautomatiseerde boekhouding voor in elk geval ZZP en klein MKB. Dit punt is al vaker onderwerp van discussie geweest. Echter zonder resultaat.

Lezenswaardig is verder het artikel “SBR koppeling in Auditfile Financieel” dat ook ingaat op de relatie tussen RGS en SBR.

Wereldwijd
Wereldwijd heeft het digitaal aanleveren van informatie uit de administratie ook volop de aandacht. China, Rusland, de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk hebben ISO 21378:2019 Audit data collection ondertekend. Waardoor multinationals als Shell, Esso, Alibaba, Microsoft en andere giganten straks ook digitaal hun gegevens leveren. In landen als China en Rusland zal het niet onwaarschijnlijk dat daar de in ont-wikkeling zijnde standaard wettelijk verplicht gaat worden.

In Nederland moet de XML Auditfile Financieel ook weer in de pas gaan lopen. Werk aan de winkel voor organisaties als de Belastingdienst, NBA, NOAB, NOREA en natuurlijk leveranciers van boekhoudsoftware. We rekenen op een goede afloop.

Categorie(n) GRC en Assuring, ICT Innovatie, Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Financials, XML Auditfiles, Horizontaal toezicht
Bronvermelding Robert Stamsnijder, The Auditfile Factory

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

Ons recht op dataportabiliteit [26-02-2020]



Onerzoeksbureau GBNED