Blog door WhiteVision

Het besluit is genomen: jouw organisatie gaat efficiënter werken. In het kader daarvan wil je scan- en herken-software vergelijken. Zo hoop je uiteindelijk de beste automatiseringsoplossing te vinden. Belangrijk, want door repeterende, handmatige werkzaamheden te elimineren, houd jij tijd over voor taken die jouw functie veel uitdagender en veelzijdiger maken. Scan- en herken-software vergelijken is dus eigenlijk de eerste stap richting een werkinvulling waarvan jij veel gelukkiger wordt. Daar profiteren jij én de organisatie van. De vraag is: op welke zaken moet je letten tijdens je zoektocht?

Speuren naar de juiste scan- en herken-software: hoe ga je te werk?

Goede scan- en herken-software zorgt ervoor dat je tijd bespaart, eenvoudiger werkt en minder fouten maakt (aangezien overtypwerk niet meer nodig is). Reden te over om je zoektocht naar de juiste oplossing gedegen aan te pakken. Hoe je dat doet? Volg het stappenplan dat we hieronder beschrijven. Zo selecteer je de scan- en herken-software die het best bij jou past!

1. Identificeer je behoefte

Begin met het schetsen van de stand van zaken. Wat ervaar je momenteel als een probleem binnen je organisatie? Wellicht stellen leveranciers regelmatig vragen over facturen en ben je veel tijd kwijt aan het boven water halen van de juiste gegevens. Misschien ben je lang bezig met het opzoeken van reeds geboekte facturen. Of je wilt simpelweg af van overtypfouten.

Waar de schoen ook wringt, breng goed in kaart met welk probleem je kampt. Bepaal vervolgens hoe de situatie eruit moet zien nadat je scan- en herken-software hebt aangeschaft. Zo weet je precies naar wat voor soort oplossing jij op zoek bent!

2. Kijk naar de leverancier

Ga je scan- en herken-software vergelijken, dan neem je de eerste stap richting een langetermijninvestering. Daarom is het belangrijk dat je kiest voor een leverancier die bij je past.

Bekijk bijvoorbeeld of een leverancier thuis is in jouw vakjargon. Iedere branche heeft een eigen taal en het is prettig als de leverancier deze ook spreekt. Let daarnaast op de bedrijfscultuur. Sommige leveranciers zijn traditioneel, andere jong en modern. Bepaal wat jou het meest aanspreekt!

Natuurlijk moet een leverancier tevens betrouwbaar zijn. Ga daarom na hoe lang het bedrijf bestaat en hoeveel klanten de leverancier heeft (een groot, solide klantenbestand geeft vertrouwen). Vraag om referenties: een leverancier kan van alles over zichzelf vertellen, maar je wilt de scan- en herken-software uiteindelijk ook in actie zien en van bestaande klanten horen hoe deze werkt. Een klantbezoek bij een referent kan erg veel toegevoegde waarde bieden. Durf hier dus om te vragen!

Ga ten slotte na of de leverancier zijn eigen software ontwikkelt. In dat geval heb je namelijk veel meer mogelijkheden. Mocht je specifieke wensen hebben, dan kan de leverancier samen met jou bekijken of deze kunnen worden doorgevoerd.

3. Bepaal welke eisen jij aan scan- en herken-software stelt

Vaststellen wat je precies zoekt in scan- en herken-software is makkelijker gezegd dan gedaan. Om het wat eenvoudiger voor je te maken, zetten we 5 aandachtspunten op een rij!

• Integratie met je ERP-pakket;
  Heeft de leverancier van de scan- en herken-software een partnerschap met jouw ERP-leverancier? Handig, want dit betekent dat er een koppeling is met je ERP-systeem. Daardoor sluiten de oplossingen vaak heel goed op elkaar aan.
    
• Gebruiksgemak;
  Hoe moeilijk of makkelijk is de scan- en herken-software in gebruik? Idealiter weet jij helemaal niet hoe het systeem technisch gezien in elkaar zit. Het moet enkel voor jou werken – op een simpele, vlotte en efficiënte manier.
    
• Functionaliteiten van de scan- en herken-software;
  Automatiseert de oplossing alle stappen uit het boekhoudproces die jij niet meer handmatig wilt uitvoeren? Ga je scan- en herken-software vergelijken, zet de functionaliteiten van verschillende pakketten dan naast elkaar. Zo kun je bepalen welke oplossing jij nodig hebt op basis van jouw behoeftes.
   
• Aanvullende opties;
  Zoek je enkel een oplossing waarmee je documenten kunt scannen en herkennen? Of wil je ook gebruikmaken van regelherkenning of geboekte facturen eenvoudiger fiatteren? In het laatste geval is het handig om te kiezen voor scan- en herken-software die je kan combineren met goede workflow-software. Je hoeft hier niet eens direct gebruik van te maken – met het oog op eventuele groei is het fijn dat een oplossing met je kan meegroeien.
     
• Kosten;
  Geef jij de voorkeur aan een flexibel maandabonnement waarbij je alleen betaalt voor wat je gebruikt? Of schaf je scan- en herken-software liever in één keer aan? Zorg dat je duidelijkheid hebt over de licentie- en prijsstructuur. Denk daarbij ook aan zaken als implementatiekosten, onderhoud en support. Bekijk tevens wat je terugkrijgt voor je investering. Doet de leverancier van jouw scan- en herken-software bijvoorbeeld aan softwareontwikkeling, zodat jij altijd met de nieuwste technologie werkt? Zo ja, dan blijf je up-to-date en krijg je waarschijnlijk waar voor je geld!

Van onze redactie:

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking
Inzicht in alle oplossingen op het gebied van scannen en herkennen van boekingsdocumenten, al dan niet aangevuld met functionaliteit op het gebied van elektronische factuurverwerking.
rapport scannen en herkennen van boekingsdocumenten...