Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED 

Het ReferentieGrootboekSchema (RGS) maakt het mogelijk een willekeurig (grootboek)rekeningschema te koppelen aan standaard RGS-codes. Zo komen we tot een uniform rekeningschema waardoor cijfers eenduidig gerapporteerd en vergeleken kunnen worden voor uiteenlopende doeleinden. 

Welke externe rapportages zijn gevuld?
Naast de koppeling van RGS met boekhoudsoftware - en daarmee met rekeningschema's die per onderneming kunnen verschillen - kent RGS ook een koppeling met externe rapportages. Daarmee kun je, in principe, vanuit je boekhouding met één druk op de knop zien welke externe rapportages gevuld zijn en per rapportage in hoeverre de cijfers compleet zijn. Stel dat sprake is van een BV, dan moet (veelal jaarlijks) opgeleverd worden:

• Een jaarrekening aan de Kamer van Koophandel;
• Een VPB-aangifte aan de Belastingdienst.
• Als je in de steekproef zit één of meer statistieken aan het CBS.
• Een kredietrapportage als je een lopend krediet bij een bank hebt. . 

Anno 2020 is de boekhouding continu bijgewerkt en zouden ook tussentijds de actuele cijfers voor bovenstaande rapportages zichtbaar moeten zijn. Niet alleen interessant voor een BV, maar bijvoorbeeld ook voor de vele eenmanszaken die Nederland telt. Zij kunnen, uitgaande van een actueel bijgewerkte boekhouding die gekoppeld is met RGS, met één druk op de knop de winstaangifte voor de inkomstenbelasting volgen. Dat is onder meer interessant om op elk gewenst moment te bepalen of bijstelling van de voorheffing voor de inkomstenbelasting is aan te bevelen op basis van 'winst uit onderneming'.

Voorbeeld
De koppeling van RGS met externe rapportages illustreren we met een door Skarp aangeleverd voorbeeld, gericht op een externe rapportage vanuit een woningcorporatie. In dit geval de balans (formeel dVi).

Voor de gebruiker ziet (een deel van) de balans er dan als volgt uit:  

Voor de computer ziet de koppeling van de weergegeven balansposten er als onderstaand uit.

De omschrijving per balanspost (kolom 'description') stemt logischerwijs overeen met de genoemde balansposten hiervoor. Vervolgens zien we in de linkerkolom de XBRL-code per balanspost die leesbaar is door de computer (en zelfs met een beetje goede wil door de gebruiker). En de rechterkolom toont welke RGS-code(s) daarbij horen.  

Op basis van dit getoonde voorbeeld willen we aantonen dat per rapportage is na te gaan welke RGS-code(s) gebruikt worden en waarvoor. En natuurlijk vice versa. Uitleg van dit laatste: doordat een rekeningschema is gekoppeld aan de corresponderende RGS-codes is bekend welke saldi bij betreffende RGS-code behoren. En door de koppeling tussen RGS-codes en de genoemde XBRL-codes per rapportage-element is vervolgens duidelijk welke saldi daar dan gelden. Dat laatste kan nogmaals opgebouwd zijn uit de saldi van één of meer RGS-codes. Dit is beslist niet complexer dan bestaande koppelingen tussen boekhoud- en rapportagesoftware, met dien verstande dat rapportagesoftware vaak een eigen codering gebruikt in plaats van de standaard RGS.

Bottleneck
Graag had ik deze blog afgesloten met de mededeling "Vraag je leverancier van boekhoudsoftware om met één druk op de knop te laten zien in welke mate externe rapportages gevuld zijn."

Maar...
Bovenstaand schema is tot stand gekomen door de goede wil en inzet van Skarp. Een leverancier die software levert aan woningcorporaties en zich ook bezighoudt met externe rapportages. Ongetwijfeld zullen er softwareproducenten zijn die, net als Skarp, op basis van technische zaken als een RGS taxonomie en een NL-taxonomie dergelijke koppelschema's kunnen opleveren met de nodige inspanning. 

Ik ben van mening dat dergelijke koppelschema's (tussen externe rapportages en RGS) standaard vanuit de RGS beheergroep beschikbaar moeten zijn in een vorm zoals hiervoor getoond. Iedere keer als een nieuwe versie van RGS wordt opgeleverd behoort dan ook een update plaats te vinden van de koppelschema's. Dan kunnen deskundigen, zoals accountants en fiscaal adviseurs, de juistheid en volledigheid van de koppelingen vaststellen. Softwareleveranciers kunnen er dan gebruik van maken, onder andere om met één druk op de knop te laten zien in welke mate externe rapportages gevuld zijn.

Het huidige RGS-schema wordt telkenmale opgeleverd in Excel, waarvan door softwareleveranciers dankbaar gebruik wordt gemaakt. Het ligt dus voor de hand het koppelschema, zoals hiervoor genoemd, ook op te leveren in Excel. Ik ben van mening dat je leveranciers van onder andere boekhoudsoftware, accountants en data analisten niet moet opzadelen met ingewikkelde taxonomieën op basis van XBRL als het ook eenvoudig kan in Excel met notabene maar een paar kolommen. En als de RGS beheergroep toch een state-of-the-art koppelschema wil opleveren laten ze dan, naast Excel, het koppelschema ook opleveren in de huidige webstandaard Json om gegevens uit te wisselen. 

De bal ligt nu bij de RGS organisatie (regie- en beheergroep) en het SBR beraad van SBR Governance waar RGS sinds 2015 onder valt.
Leden van het SBR beraad zijn onder andere: Belastingdienst, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties, Big 5 accountantsorganisaties (NBA, NOAB, XBRL Nederland, NOB, VNO-NCW/MKB Nederland), Nederland ICT, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, Raad voor de Jaarverslaggeving, Financieel Rapportage Collectief (SBR Nexus). 

Zie ook RGS Niet ready.