Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

De trigger om deze blog te schrijven is het bericht "Attentie: Anticipeer op accountantswerkzaamheden eindafrekening NOW" van de NBA op 12 juni 2020. Dat bericht luidt als volgt: 
"De NBA raadt accountants aan om te anticiperen op de accountantswerkzaamheden voor de eindafrekening NOW. Meetperioden vragen naar verwachting straks om een afgrenzing zoals we dat op het einde van een boekjaar bij onze reguliere werkzaamheden gewend zijn. Door aan het einde van de NOW-meetperiode bijvoorbeeld tussentijds te gaan inventariseren, kunnen problemen achteraf worden voorkomen; ook al zijn de standaarden en protocollen nu nog niet bekend".
Lees verder op de website van de NBA. 

Straks moeten accountants- en wellicht administratiekantoren dus controles uitvoeren over uitgekeerde subsidies in het kader van de Corona crisis. En daar zoveel mogelijk al op anticiperen. Zoals controle op de NOW-regelingen. Ik denk, in het kader van deze controles, een goede mogelijkheid om de meerwaarde van de Auditfiles (Financieel, salaris en afrekensystemen) te onderzoeken in combinatie met het ReferentieGrootboekSchema (RGS).

XAF-XAS-XAA
Allereerst even drie belangrijke auditfiles:

1. De XML Auditfile Financieel (XAF) is bekend bij alle accountants- en administratiekantoren in Nederland. We hebben het dan over een uniform formaat om onder andere grootboekrekeningen en onderliggende mutaties op te vragen per kalenderjaar.
     
2. De XML Auditfile Salaris (XAS) heeft betrekking op salarismutaties. Als het gaat om het digitaal opvragen van gegevens uit de salarisadministratie kennen we ook het PANA-bericht. Het verschil tussen XAS en PANA is als volgt:
   
   Via de loonaangifte moeten werkgevers gegevens aanleveren aan de Belastingdienst, onder andere ten behoeve van de Polisadministratie die door het UWV wordt beheerd. Voor dit aanleveren is het PANA bericht gedefinieerd. Het gaat dan met name om het aanleveren van salarisgegevens ten behoeve van de premieafdracht. PANA zit dus op de voorkant, de heffing. De XML Auditfile Salaris (XAS) is verderop in het traject in beeld, namelijk in geval van een looncontrole. Beide standaards zijn opgebouwd in XML.
     
3. En dan is er nog de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA). De XAA biedt mogelijkheden ten behoeve van Controle/Handhaving, Fiscaal onderzoek, Accountantsonderzoek en Interne beheersing om gegevens te communiceren voor controle- en analysedoeleinden, met als invalshoeken: transacties (artikelen, aantallen, prijzen, betaalwijzen), retouren, derving, e.d. Kassahandelingen (openen – en sluiten lade) worden in de XAA opgenomen.

Een andere auditfile is bijvoorbeeld de Auditfile Ritregistratie (XAR) die voor deze blog even buiten beschouwing is gelaten. Maar zeker interessant kan zijn voor controle doeleinden.

Meer informatie over genoemde en andere auditfiles is te vinden op de website www.xmlauditfiles.nl. 

RGS
En dan is er het ReferentieGrootboekSchema (RGS) dat inmiddels als ingevoerd, maar minimaal als bekend, mag verondersteld door accountants- en administratiekantoren. RGS zorgt voor een eenduidige definitie van grootboekrekeningen, die onder meer bijdraagt aan betere analyse- en controlemogelijkheden door accountants.

Belangrijke boekhoudpakketten voor de accountancy ondersteunen RGS en zijn zelfs RGS Ready. 

Informatie over RGS en bijvoorbeeld praktijkervaring binnen software met RGS is te vinden op de website www.boekhoudplaza.nl. 

XAF-XAA-RGS
Bekend is dat de XML Auditfile Financieel (XAF) en de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) beide RGS ondersteunen. Zo is per grootboekrekening in de XAF de corresponderende RGS-code vermeld. Uiteraard mits dit laatste is vastgelegd in de boekhouding. Gelukkig zijn er steeds meer accountants- en administratiekantoren die dit laatste inzien en ook uitvoeren. Leveranciers van boekhoudsoftware ondersteunen dit laatste ook door intelligente functies te bouwen om een bestaand (grootboek)rekeningschema zoveel mogelijk automatisch te koppelen aan de juiste RGS-codes.

Controles 
Ik ben dit artikel begonnen met een verwijzing naar een bericht van de NBA en over controles uitvoeren over uitgekeerde subsidies in het kader van de Corona crisis. Zoals controle op de NOW-regelingen. De inzet van auditfiles en RGS is natuurlijk veel breder dan hiervoor genoemd als het gaat om accountancycontroles, al dan niet op basis van vooraf in kaart gebrachte controle risico's. De auditfiles in combinatie met RGS is dan ook zeker niet nieuw en is in de praktijk al geïmplementeerd, zij het op erg beperkte schaal. 

Het eerdere bericht van de NBA spreekt terecht over: "het einde van de NOW-meetperiode bijvoorbeeld tussentijds te gaan inventariseren". Wellicht kan onderzocht worden in hoeverre de auditfiles in combinatie met RGS hierin kan ondersteunen. Maar ik denk ook aan het vergelijken van cijfers voor - tijdens - en na de corona subsidieperiode. Denk aan het vergelijken van omzet en kosten. Met natuurlijk in het bijzonder salariskosten. De XAS (al dan niet in combinatie met het PANA-bericht) kan mogelijk ook ondersteunen om het verloop van personeel na te gaan en salarisfluctuaties. Dat moet natuurlijk allemaal eerst onderzocht worden, maar ik denk beslist de moeite waard.  

Accountancykoepels
Wat mij betreft ligt de bal nu ook bij de NBA (en haar programma NBA helpt), en andere accountancykoepels, om te komen tot standaard controles op basis van deze standaarden. Voorkomt dat straks accountants weer met Excel aan de gang moeten anno 2020 en individueel het wiel weer moeten uitvinden. Dit sluit ook aan bij mijn eerdere oproep aan de NBA om vooraf controle risico's m.b.t. uitgekeerde subsidies in het kader van de coronacrisis in kaart te brengen en te delen met haar leden en de markt. 

De NBA raadt haar leden aan te anticiperen op accountantswerkzaamheden eindafrekening NOW. Daar ben ik het volmondig mee eens. Maar tegelijkertijd raad ik de NBA aan haar leden bij dit laatste actief te ondersteunen, onder meer door hierbij de inzet van de auditfiles en RGS te onderzoeken en waar mogelijk controles te definiëren die met behulp van deze tools ingebouwd kunnen worden in analysetools of anderzijds.

Wie neemt nu echt het initiatief of heeft hier al over nagedacht? Die persoon of organisatie verdient in elk geval een pluim!

Persoonlijk ben ik graag bereid voorgestelde controle standaards op basis van de Auditfiles en RGS op te nemen op www.boekhoudplaza.nl, uit te dragen en te delen met softwareleveranciers en andere betrokkenen en geïnteresseerden. 
(contactgegevens gerard@gbned.nl).

Reageren kan ook via LinkedIN.