Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Inkoopfacturen kunnen op basis van elektronische factuurverwerking met een standaard als UBL 100% automatisch geboekt worden. Dat is vergelijkbaar met het automatisch boeken van elektronische bankafschriften op basis van de CAMT standaard of (de voorloper) MT940. Dit laatste doen we al tientallen jaren binnen boekhoudsoftware. Met name de herkenning van openstaande posten debiteuren en crediteuren verloopt hierdoor nagenoeg automatisch. En door het opbouwen van boekingsintelligentie binnen boekhoudsoftware worden andere mutaties ook veelal automatisch toegewezen. De automatische bankkoppeling (waardoor elektronische bankafschriften automatisch in het boekhoudpakket terecht komen vanuit de bank) zorgt ervoor dat er geen mensenhand meer aan te pas komt. PSD2 gaat er voor zorgen dat deze manier van werken nog breder ingezet kan worden. 

Terug naar inkoopfacturen. 
Steeds meer organisaties, alsook accountants- en administrariekantoren, omarmen de factuurstandaard UBL om elektronisch factureren mogelijk te maken. Met name in het segment ZZP en klein MKB kunnen vrijwel alle boekhoudpakketten elektronische facturen in UBL verzenden én ontvangen. In tegenstelling tot scannen en herkennen is bij een factuur in UBL-formaat altijd 100% duidelijkheid over de inhoud van de factuur (factuurelementen). Denk aan de gegevens van de afzender, factuurreferentie(s), factuurtotaal, BTW-bedragen en factuurregels. Het enige dat ontbreekt is de (grootboek)rekening en eventuele andere boekingsdimensies waarop een inkoopfactuur geboekt moet worden. Bij eenvoudige facturen wordt vanuit het verleden met een vaste (tegen)rekening per leverancier (crediteur) gewerkt en de meeste boekhoudhoudpakketten bouwen ook hier boekingsintelligentie op. Als voor een bepaalde factuur (denk aan telefoonkosten) eenmaal een rekening is gekozen wordt deze een volgende maal automatisch voorgesteld of zelfs automatisch geboekt.  

Wat betreft het opbouwen van boekingsintelligentie worden boekhoudpakketten steeds slimmer. In de tijd van lokale boekhoudpakketten was boekingsintelligentie beperkt tot slechts één administratie. In de huidige tijd van online boekhouden wordt boekingsintelligentie steeds vaker opgebouwd over meerdere administraties heen. Door ook nog gebruik te maken van de SBI-code (Standaard Bedrijfsindeling) die ieder bedrijf krijgt toegekend vanuit de KVK en het standaard rekeningschema RGS kunnen (grootboek)rekeningen steeds nauwkeuriger automatisch bepaald worden. Net als bij de elektronische bankafschriften komt er dan geen mensenhand meer aan te pas. 

eProcurement
Bij grotere organisaties vormt eProcurement (elektronisch inkopen) onderdeel van de administratieve keten. Ook bij kleinere organisaties die met een goederenbeweging te maken hebben, zoals een groothandel, bouwbedrijf en webwinkel, speelt eProcurement een rol. In veel gevallen wordt dan gewerkt met een ERP-systeem of een boekhoudsysteem met aanvullende functies.

Enkele voorbeelden van eProcurement in de praktijk zijn:

1. Een medewerker van een organisatie schrijft zich in voor een cursus via een (online) inschrijfformulier en meldt daarop direct een inkoopordernummer (veelal aangeduid als PO-nummer). Dit PO-nummer wordt door de cursusorganisatie vermeld op de (elektronische) factuur.
   
   
2. Er wordt offerte uitgebracht door een consultancy organisatie aan een gemeente voor begeleiding van een ICT-traject. Deze offerte wordt bevestigd door de gemeente via een inkooporder. De consultancy organisatie stuurt termijnfacturen en een slotfactuur met vermelding van het PO-nummer.
      
3. Een cateraar besteld diverse producten bij een groothandel in koffie e.d. De groothandel stuurt een verkooporder die door de cateraar wordt bevestigd. De cateraar legt de bestelling zelf ook vast via een inkooporder. Onder begeleiding van een pakbon worden de bestelde producten ontvangen. De ontvangst wordt afgestemd met de inkooporder. De daarna ontvangen factuur wordt afgestemd met de inkooporder voor de prijzen en met de pakbon voor de ontvangen aantallen producten.

En zo zijn er nog talloze voorbeelden waarbij eProcurement een rol speelt.

Bij eProcurement wordt in de regel onderscheid gemaakt tussen dienstverlening en handelsbedrijven. 

Dienstverlening
Als sprake is van dienstverlening (voorbeeld 1 en 2) wordt vooraf, in de inkooporder, vastgelegd op welke boekingsdimensies (rekening, afdeling, project, etc.) de inkoopfactuur geboekt moet worden. Als nu een elektronische factuur, in UBL-formaat, wordt ontvangen, voorzien van het PO-nummer van de inkooporder, dan is 100% duidelijk op welke boekingsdimensies deze factuur thuishoort in de administratie. De inkoopfactuur kan dan automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Al dan niet vooraf gegaan door een, eveneens geautomatiseerde, workflow om de factuur te beoordelen. 

Handelsbedrijven
Als sprake is van een handelstransactie (voorbeeld 3) is sprake van een inkooporder met orderregels die betrekking hebben op artikelen. Artikelen zijn vooraf, veelal op basis van artikelgroepen, gekoppeld aan de boekhouding. Als nu een elektronische factuur, in UBL-formaat, wordt ontvangen, voorzien van het PO-nummer van de inkooporder én het pakbonnummer dan kan deze factuur geheel automatisch geboekt worden in de administratie. Uiteraard met een geautomatiseerde signalering of de gefactureerde prijzen overeenstemmen met de inkooporder en of de gefactureerde aantallen overeenstemmen met de pakbon.    

Orders elektronisch uitwisselen
Het elektronisch uitwisselen van facturen in UBL-formaat begint steeds meer gemeengoed te worden. Op dit moment is er een tendens om verkoop- en inkooporders ook op grotere schaal elektronisch uit te wisselen. Een ontwikkeling om de komende periode zeker in de gaten te houden.

Uw ervaring
Heeft u zelf ervaring met eProcurement in relatie tot elektronisch factureren en/of met het elektronisch uitwisselen van eProcurement berichten? Laat het ons even weten via redactie@softwarepakketten.nl of op een andere wijze..