Door Hans van der Hoeven, www.vanderhoeven.net 

Het voeren van de boekhouding is in het verleden vaak beschouwd als een op zich zelf staande entiteit, voorbehouden aan medewerkers op de afdeling financiële administratie. Een soort heilige graal, waar administrateurs volgens strikte regels registraties verrichtten. De belangrijkste reden voor deze activiteiten was gelegen in wettelijke regels en ook interne bedrijfsregels, maar de registratieactiviteit had met name betrekking op het verleden. Er moest verantwoording worden afgelegd: aan de fiscus, aan de aandeelhouders en intern ook aan de afdelingschefs en directie. De boekhouding was een gesloten systeem: vanaf de primaire vastlegging tot de verslaglegging was helemaal in handen van de financiële administratie.

Ook opleidingen voor de financieel-administratieve beroepen gingen steeds uit van dezelfde uitgangspunten (gesloten systeem en met name gericht op verslaglegging van feiten in het verleden, dus gericht op verantwoording). Vrijwel alle boekhoudmethoden voor studenten hebben dit standpunt aangehangen.

Met de komst van automatisering werden routinematige handelingen het eerst in software verpakt om daarmee met name een efficiencywinst te realiseren. Pas toen logistiek en boekhouding aan elkaar werden gelinkt, ontstond er een nieuw concept: ERP (Enterprise Resource Management). Bedrijfsprocessen (en met name de logistiek daarbinnen) werden leidend voor de vastlegging. Daarbij ging het niet langer alleen om verantwoording (kijken naar het verleden), maar juist meer om sturing (kijken naar het heden en de nabije toekomst). Het gebruiken van logistieke uitgangspunten als het aanvullen van de voorraad materialen, het plannen van de inzet van mensen en machines bood de mogelijkheid om de financiële dimensie, die hieraan verbonden was, vast te leggen. In plaats van een uitsluitend administratief proces van het berekenen van de kostprijs, werd de kostprijs afgeleid van de in de productievoorbereiding (logistiek): gekozen materialen (prijs en hoeveelheid staan daarmee vast) en planning van uren voor mensen en machines (ook daarvan staan immers prijs en hoeveelheid vast). De administratie werd voor het eerst ingrijpend veranderd: deze werd een afgeleid van de logistiek en was geen op zich zelf staand gesloten systeem meer.

Pas rond 2014 besloot het Landelijk OpleidingsOverleg Bedrijfseconomie (van de Nederlandse hogescholen) dat een ingrijpende aanpassing van het vakdomein Bedrijfsadministratie noodzakelijk was. Twee belangrijke wijzigingen waren:

1. Het procesgericht maken van de administratie, dus volgend op logistiek, HR, verkoop & marketing en dergelijke aspecten.
2. Het voortaan uitgaan van een verregaande automatisering van de administratie en veel meer integratief benaderen.

Het heeft best wel even tijd gevraagd voor de diverse Bedrijfseconomieopleidingen (tegenwoordig Finance & Controlopleidingen) om hierop in te haken, maar we zien nu dat veel hogescholen het roer drastisch hebben omgegooid om beter dan in het verleden aan te sluiten bij de beroepspraktijk van dit moment. Ook in de lesmethodes ziet we duidelijk veranderingen ontstaan 1).

Gelukkig is de ERP-gedachte doorgedrongen tot het onderwijs en we zien dat op veel plaatsen nu de actualiteit wordt opgezocht. Practica waarin studenten zelf (individueel of in kleine groepen) werken met ERP om beter te begrijpen wat bedrijfsadministratie nu eigenlijk in de praktijk inhoudt. Een bedrijfspracticum waarin een volledig bedrijf wordt gesimuleerd.

Een HBO-student moet wel praktische ervaring opdoen met dergelijke systemen, zonder dat hij/zij hierin een expert hoeft te zijn. Wanneer met name de concepten belicht worden en deze worden geïllustreerd met één voorbeeldpakket, dan is de overstap naar het pakket dat in het latere werkkring gebruikt wordt niet zo’n grote sprong.

Nieuwere fenomenen als BI (bijvoorbeeld met PowerBI) of Process Mining (hier zien we vaak Celonis) krijgen nu ook snel voet aan de grond. Het gaat daarbij vrijwel nooit om het leren van een ‘pakket’, maar het ervaring opdoen met een bepaald concept. Na enkele decennia van betrekkelijke rust is voor de vakdiscipline administratie (breed opgevat) een stortvloed aan nieuwe ontwikkelingen bezig. Mooi om te zien wat de Fintech ons allemaal te bieden heeft. Het bijhouden van alle ontwikkelingen en doorkrijgen welke ontwikkelingen een blijvertje zijn, is best lastig. Meteen geeft dit ook een enorme stimulans voor het onderwijs aan de beginnend assistent-account, beginnend assistent-controller, en beginnend assistent-bedrijfskundige.

1)  De auteur van deze blog is initiatiefnemer en hoofdauteur van de methode Bedrijfsadministratie met ERP, die methode heeft het voortouw genomen in de vernieuwingen. Naast een theorieboek, is er ook een toepassingsboek Bedrijfsadministratie met ERP in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Beide boeken sluiten naadloos op elkaar aan.

Nieuwe druk Bedrijfsadministratie met ERP verschenen
De praktijkgerichte, proces georiënteerde lesmethode Bedrijfsadministratie met ERP voor het Hoger Onderwijs in het vak bedrijfsadministratie is inmiddels bij Noordhoff verschenen in een tweede druk. Het betreft twee delen:

1. Bedrijfsadministratie met ERP (theorieboek)
   Hans van der Hoeven en Arjan Beunen
   ISBN 978-90-01-590-901
   
   
   
   
2. Bedrijfsadministratie met ERP in Microsoft Dynamics 365 Business Central (praktijkboek)
   Coen Overgaag, Rob Gabriels, Geert Penners en Hans van der Hoeven
   ISBN 978-90-01-836-207
   
   
   
   

Deze methode voorziet in een duidelijke behoefte van hogescholen om studenten het vakdomein bedrijfsadministratie te laten ervaren en leren. Beide boeken zijn ingedeeld volgens dezelfde inhoudsopgave (hoofdstukken en paragrafen, zie hieronder het bollenschema) en zijn dus volledig geïntegreerd. Steeds meer docenten/opleidingen kiezen voor hun studenten deze lesmethode. Studenten worden aan de hand genomen bij het leren, ook al door het zelf werken in het ERP-systeem.

Bedrijfsadministratie met ERP sluit aan bij de grote veranderingen in het vakdomein bedrijfsadministratie. De twee belangrijkste ontwikkelingen zijn:

• een sterke nadruk op procesoriëntatie in plaats van de functionele gerichtheid
• integratie tussen bedrijfsadministratie en ERP en met de domeinen logistiek, financiën, controlling, verkoop en humanresourcemanagement

In de nieuwe editie is meer aandacht voor totaalvoorbeelden, het aantal opgaven is sterk uitgebreid en er is een nieuw hoofdstuk over het consolidatieproces en boekingen in verbonden ondernemingen toegevoegd. De inhoud van de hoofdstukken Basis boekhouden en Proces Financiële maandafsluiting zijn grondig bijgesteld.

Het bijbehorende praktijkboek Bedrijfsadministratie met ERP in Microsoft Dynamics 365 Business Central kan samen met dit theorieboek gebruikt worden. Met de boeken kan modulair worden gewerkt.

De methode is daarnaast ook erg geschikt voor (financieel) consultants om zichzelf wegwijs te maken in de bedrijfsprocessen in relatie tot Business Central.

Meer informatie kun je vinden op http://www.vanderhoeven.net